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第1篇

1 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 基建檔案收集不夠齊全

工程前期文件，如項(xiàng)目批復(fù)、土地批文、規(guī)劃許可證、征用紅線圖等工程合法性、依據(jù)性文件缺失或?yàn)閺?fù)印件；施工文件中材料合格證、試驗(yàn)報(bào)告是復(fù)印件；招投標(biāo)文件，只有評(píng)標(biāo)、議標(biāo)等文件；主要設(shè)備開箱時(shí)由于設(shè)備部門沒有及時(shí)通知檔案人員到場(chǎng)，造成設(shè)備開箱資料不齊全；工程改動(dòng)缺工程聯(lián)系單，工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核單等。

1.2 基建檔案內(nèi)容質(zhì)量與實(shí)際不符

基建檔案的內(nèi)容質(zhì)量要求檔案所反映的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確。然而在工程中經(jīng)常出現(xiàn)一些與實(shí)際不符的現(xiàn)象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數(shù)據(jù)填寫不真實(shí)；竣工圖沒有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單作相應(yīng)的修改，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性，造成與工程實(shí)際不相符。

1.3 文件填寫或書寫簽字不規(guī)范

由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規(guī)范。如在施工報(bào)審文件中，只有施工單位申報(bào)內(nèi)容，沒有監(jiān)理單位審批意見，質(zhì)量驗(yàn)評(píng)等文件中簽字夫結(jié)果或表述不規(guī)范。各種簽字不規(guī)范問題，如簽訂的合同、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)監(jiān)報(bào)告、施工記錄等用私章或用計(jì)算機(jī)打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認(rèn)；用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆、復(fù)寫紙等不耐久的書寫材料簽名或書寫，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。

2 醫(yī)院基建檔案存在問題的原因

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，只重工程建設(shè)而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開展；建設(shè)單位未及時(shí)制訂有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，明確基建項(xiàng)目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項(xiàng)目檔案不符合有關(guān)的檔案規(guī)定；醫(yī)院基建項(xiàng)目參建單位多，工程技術(shù)人員檔案意識(shí)及重視程度差異較大，造成檔案形成質(zhì)量參差不齊；監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、工程部門一些專業(yè)技術(shù)人員把關(guān)不嚴(yán)，造成一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實(shí)不符。

3 醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)的關(guān)鍵。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并將基建檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，對(duì)工程檔案集中統(tǒng)一管理，定期召開參建單位檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，協(xié)調(diào)和解決檔案材料在收集和積累過程中的實(shí)際問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，使檔案工作順利進(jìn)行。

3.2 建立健全制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建項(xiàng)目從工程建設(shè)一開始，必須根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國務(wù)院批準(zhǔn)的《科技技術(shù)檔案工作條例》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等，建立科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的一整套基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，以規(guī)范基建檔案的管理。實(shí)施細(xì)則明確了醫(yī)院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位的規(guī)范化管理，有效控制檔案形成的質(zhì)量。

3.3 檔案工作與工程建設(shè)同步管理是基建檔案管理的基礎(chǔ)

基建部門應(yīng)把基建檔案工作納入基建規(guī)范、計(jì)劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個(gè)同步：基建項(xiàng)目開工與建立基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行；工程建設(shè)實(shí)施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖驗(yàn)收同步進(jìn)行。如果不“同步”會(huì)造成前期資料遺失，施工文件不規(guī)范，設(shè)備資料不完整，竣工圖編制不規(guī)范，檔案不齊全或事后補(bǔ)檔等現(xiàn)象。“同步管理”要求工程檔案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

第2篇

關(guān)鍵詞：高等院校；基建檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2015年10月23日

高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來高校不斷擴(kuò)招，其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也比較頻繁，所以存在著大量的高校基建檔案需要管理。然而，目前我國高校基建檔案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開展。因此，本文在論述高校基建檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進(jìn)而針對(duì)這些問題出現(xiàn)的原因，提出了促進(jìn)高校基建檔案管理工作發(fā)展的重要措施。

一、高校基建檔案主要特點(diǎn)

高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，獨(dú)立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨(dú)立性，每個(gè)高校基建檔案都需要進(jìn)行分開裝卷，同時(shí)需要根據(jù)工程的不同階段，將相關(guān)的資料準(zhǔn)備完善；第二，廣泛性。由于我國高校基建項(xiàng)目的種類比較多，同時(shí)規(guī)模大小也不盡相同，所以說高校基建檔案的來源比較廣泛，參與高校基建項(xiàng)目的人員比較多，資料相對(duì)來講比較復(fù)雜；第三，實(shí)用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)于促進(jìn)高校的發(fā)展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時(shí)也記錄著重要人員的信息等等；第四，長(zhǎng)期性。高校基建檔案的管理工作持續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，從高校基建工程的開始到基建工程的結(jié)束，這一時(shí)期的資料都需要進(jìn)行整理，所以是一個(gè)較為長(zhǎng)期的過程。

二、目前高校基建檔案管理中存在的問題

高校基建檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，而且管理的信息也比較多，這就對(duì)高校基建檔案管理工作提出了較高的要求。然而，通過本文的調(diào)查和研究得知，目前我國高校基建檔案管理過程中還存在很多問題。

（一）沒有認(rèn)識(shí)到高校基建檔案管理工作的重要性。對(duì)于很多高校來講，并沒有充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏對(duì)高校基建檔案管理工作重要性的宣傳，使得相關(guān)工作人員沒有充分意識(shí)到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設(shè)施不全，由于高校沒有對(duì)高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開展。

（二）缺乏完善的高校基建檔案管理制度。雖然很多高校都在對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，部分高校缺乏相應(yīng)的管理制度，從而無法對(duì)高校基建檔案管理工作進(jìn)行約束，因此造成了高校基建檔案管理工作的混亂，無法保障高校基建檔案管理工作有序正常地開展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無法在實(shí)際工作中對(duì)高校基建檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)；同時(shí)，很多高校在開展高校基建檔案管理工作的過程中，沒有完全按照規(guī)章制度進(jìn)行，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展。

（三）管理人員素質(zhì)有待提高。高校基建檔案管理工作的開展，離不開管理人員的用心工作。但是，通過本文的調(diào)查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，高校基建檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業(yè)技能的人才對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理，從而無法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對(duì)高校基建檔案的管理采用系統(tǒng)化的管理程序，但是很多管理人員不具備計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，無法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。

三、完善高校基建檔案管理工作的相關(guān)措施

通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點(diǎn)，同時(shí)也使得針對(duì)高校基建檔案的管理工作更加復(fù)雜。所以，在高校基建檔案管理工作中仍然存在很多問題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展，因此為了更好地完善對(duì)高校基建檔案的管理，可以參考以下幾點(diǎn)：

（一）重視高校基建檔案管理工作。對(duì)于很多高校來講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問題的重要因素，所以為了更好地促進(jìn)高校基建檔案管理工作的開展，必須要重視高校基建檔案管理工作，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，積極宣傳高校基建檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，能夠在實(shí)際工作中更好地約束自身的行為，促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，增加對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進(jìn)的管理設(shè)備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進(jìn)行服務(wù)。

（二）完善高校基建檔案管理規(guī)章制度。建立完善的高校基建檔案管理制度，能夠更好地指導(dǎo)高校基建檔案管理工作的開展，同時(shí)對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規(guī)章制度，也是促進(jìn)管理工作順利開展的重要措施，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，補(bǔ)充高校基建檔案管理工作的重要細(xì)節(jié)，在進(jìn)行高校基建檔案管理工作的過程中，很多細(xì)節(jié)如果不注意就可能影響管理工作的正常開展，所以將這些細(xì)節(jié)寫入高校基建檔案管理工作的規(guī)章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，不同高校在進(jìn)行完善高校基建檔案管理工作的過程中，由于學(xué)校自身的特點(diǎn)其側(cè)重點(diǎn)有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，不斷彌補(bǔ)高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進(jìn)高校基建檔案管理工作的開展。

（三）促進(jìn)高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國信息化的時(shí)代已經(jīng)到來，信息化進(jìn)程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時(shí)也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進(jìn)一步促進(jìn)高校基建檔案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，需要為高校基建檔案管理工作投入更多的信息資源，例如：計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎(chǔ)；第二，在對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理的過程中，除了需要保留紙質(zhì)版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制和存儲(chǔ)，有利于更好地進(jìn)行高校基建檔案的保護(hù)。

（四）進(jìn)一步提高高校基建檔案管理人員素質(zhì)。高校基建檔案管理人員的素質(zhì)是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進(jìn)行高校基建檔案管理工作，需要進(jìn)一步提高管理人員的素質(zhì)，為此應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到高校基建檔案管理工作的重要性，同時(shí)能夠使其熟悉相關(guān)的規(guī)章制度，在實(shí)際工作中按照規(guī)章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對(duì)于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進(jìn)管理人員信息技術(shù)的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進(jìn)一步促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開展。

四、小結(jié)

通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案對(duì)于高校來講是非常重要的，是保證高校有序發(fā)展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進(jìn)而提出了促進(jìn)高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國高校基建檔案管理工作的不斷完善，能夠更好地對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理，從而促進(jìn)高校管理工作的進(jìn)一步開展。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]林婉如.對(duì)優(yōu)化高校基建檔案管理工作的探討[J].惠州學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010.4.

第3篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；信息資源；措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：醫(yī)院基建檔案管理的問題與對(duì)策

收錄日期：2013年7月30日

基建檔案的管理是整個(gè)基本建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，已漸漸成為醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)。基建檔案不僅涉及到建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件及交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝施工過程和結(jié)果的記錄等。為了不斷提高醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項(xiàng)目在醫(yī)院工作的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程文件的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準(zhǔn)確、完整、長(zhǎng)期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務(wù)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基本建設(shè)檔案資料管理工作。

一、基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用

1、基建檔案為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供重要依據(jù)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)過程中的一項(xiàng)重要組成部分，又是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、擴(kuò)建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，因此為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供了重要依據(jù)。

2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫(yī)院要發(fā)展，就必然加大投入力度，既要建設(shè)新區(qū)又要改造舊區(qū)，還有日常的維修管理，經(jīng)常引起縱橫交錯(cuò)復(fù)雜矛盾，要解決好這些問題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，從二部的建設(shè)到一部院內(nèi)住院部的改造裝修到營養(yǎng)部、圖書館樓的改建到急門診的改擴(kuò)建，又到三部的建設(shè)，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要通過查考許多過去的相關(guān)資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設(shè)總體規(guī)劃。這樣不僅可以加快建設(shè)速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映了醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子決策提供依據(jù)，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理人員知識(shí)缺乏。從事檔案管理工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)基建檔案管理知識(shí)了解得不夠，導(dǎo)致對(duì)基建檔案管理重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠。在工作中發(fā)現(xiàn)相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有填寫，或編號(hào)較亂，沒有編號(hào)或重復(fù)編號(hào)的等問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

2、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)技術(shù)知識(shí)和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

3、檔案管理制度不健全。基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，各部門沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”思想，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料出現(xiàn)分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

三、醫(yī)院基建檔案管理改進(jìn)措施

1、提高基建檔案管理人員素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，通過了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí)，掌握基建檔案管理知識(shí)及整理規(guī)范操作方法，讓每個(gè)工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做好基建檔案管理工作，提升醫(yī)院管理水平和基建工程建設(shè)水平。

2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，應(yīng)配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，細(xì)化各項(xiàng)制度，真正落實(shí)到部門和人員責(zé)任中。嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3、加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院全部基建活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程。為此，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院效益產(chǎn)生重要影響，是醫(yī)院提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理，加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，依法治檔，按照國際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)揮借鑒與參考的作用。

隨著醫(yī)療事業(yè)改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模也不斷擴(kuò)大，基建檔案隨之也越來越體現(xiàn)出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]趙霞.淺談醫(yī)院基建檔案的管理[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2006.4.

[2]朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2004.5.

第4篇

高校基建檔案是指高校在工程建設(shè)過程中形成的，是高校工程建設(shè)全過程中活動(dòng)的直接記錄，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史的真實(shí)寫照，也是涉及各方權(quán)益的依據(jù)與憑證，是學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案管理也越來越受到高校管理部門的重視。

一、高校基建檔案的作用

（一）歷史記錄作用。高校基建檔案能夠記載學(xué)校內(nèi)各建筑物、構(gòu)筑物的具置，真實(shí)地反映建筑物的建設(shè)全過程本文由收集整理，包含：工程投資計(jì)劃→工程立項(xiàng)批文→工程地質(zhì)勘查→工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)→工程招、投標(biāo)→工程合同→工程施工進(jìn)程→工程竣工驗(yàn)收→工程決算→工程交付使用及工程設(shè)計(jì)變更等全過程的資料與文件。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄像、文字等，它能夠把整個(gè)工程建設(shè)過程具體、直觀、清楚地顯現(xiàn)出來，所含有的是大量有價(jià)值的信息。現(xiàn)今的各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、改擴(kuò)建等工作離開基建檔案都將寸步難行。

（二）憑證作用。高校基建檔案包含大量依據(jù)性文件，如上級(jí)的工程立項(xiàng)批文，以及政府相關(guān)部門的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質(zhì)量監(jiān)督、墻改節(jié)能、環(huán)境保護(hù)等相關(guān)批文，這些真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)的歷史情況，對(duì)今后的房產(chǎn)證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據(jù)和憑證作用。

（三）參考作用。當(dāng)工程項(xiàng)目進(jìn)行改擴(kuò)建、管網(wǎng)維修時(shí)，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實(shí)際情況，快速、準(zhǔn)確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設(shè)計(jì)的盲目性，節(jié)省時(shí)間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進(jìn)度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。

（四）增值作用。工程項(xiàng)目需要進(jìn)行改擴(kuò)建、管網(wǎng)維修時(shí)，如果沒有準(zhǔn)確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費(fèi)。例如，管網(wǎng)維修時(shí)，如果有具體的管道平面圖，就會(huì)快速準(zhǔn)確地確定管道的具置，就不會(huì)出現(xiàn)刨了埋，埋了再刨的現(xiàn)象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，直接起到增值作用，提高了經(jīng)濟(jì)效益。由此可見，基建檔案具有增值作用。

二、高校基建檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料不夠完整。基建工程由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及歸檔文件套數(shù)多等因素，致使基建檔案數(shù)量很龐雜。在實(shí)際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門和技術(shù)人員的手中；有些是因?yàn)闆]有及時(shí)進(jìn)行整理、分類，隨意放置，致使部分資料丟失，導(dǎo)致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，直接影響了基建檔案的質(zhì)量。

（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)，編制質(zhì)量不高。由于高校對(duì)基建檔案重視程度不高，導(dǎo)致檔案的收集、整理、編制時(shí)隨意性很大。圖紙?jiān)谑┕み^程保管不善、丟失、磨損及污染很嚴(yán)重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次涂改導(dǎo)致面目全非。很多資料不符合歸檔規(guī)范要求。

（三）缺乏檔案專業(yè)人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案知識(shí)的綜合性專業(yè)人員，檔案員多數(shù)由基建技術(shù)員或者專業(yè)檔案員兼職。基建技術(shù)員多數(shù)對(duì)檔案知識(shí)和技能不熟悉，未接受過檔案方面正規(guī)培訓(xùn)，對(duì)資料不能正確地進(jìn)行整理、立卷、歸檔；因?yàn)榛üぷ骶哂泻軓?qiáng)的專業(yè)性，專業(yè)檔案員不熟悉基建業(yè)務(wù)，不清楚需要?dú)w檔的資料的范圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工后帶走大部分資料，導(dǎo)致檔案資料不完整。

（四）缺乏有效的管理和約束機(jī)制。大部分領(lǐng)導(dǎo)重視工程前期工作，如工程的立項(xiàng)、開工、施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、投資控制等工作，卻對(duì)工程檔案管理不夠重視，這就造成高校基建檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制以及有效的管理手段。對(duì)歸檔的范圍和具體要求等沒有明確的規(guī)定，無章可循、無法可依，不能及時(shí)檢查和總結(jié)，致使基建檔案歸檔滯后、質(zhì)量不高。

三、做好高校基建檔案管理的措施

（一）展開宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先，要加大宣傳力度，使大家了解《檔案法》的具體內(nèi)容；其次，領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和支持，這是增強(qiáng)檔案意識(shí)的關(guān)鍵；最后，強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)，由于基建檔案員大多是兼職，應(yīng)不斷提高檔案管理意識(shí)。在實(shí)際工作中不斷地更新觀念，努力開拓信息資源，提高檔案管理質(zhì)量。

（二）設(shè)立專職基建檔案員，提高業(yè)務(wù)水平。基建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。不僅要有工程建設(shè)管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，因此必須選配和培養(yǎng)有一定專業(yè)知識(shí)的管理人才擔(dān)任專職基建檔案員。同時(shí)，檔案管理人員要定期參加相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，在掌握檔案管理工作的先進(jìn)方法的同時(shí)不斷提高專業(yè)知識(shí)。

（三）構(gòu)建制度體系，完善約束機(jī)制。基建檔案工作具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、條理性、嚴(yán)謹(jǐn)性、特定性等特點(diǎn)。工程檔案的質(zhì)量關(guān)鍵在于制度。因此，應(yīng)當(dāng)制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度。首先，要在學(xué)校設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)制定崗位職責(zé)，基建部門設(shè)專人負(fù)責(zé)。其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化制度，使檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)都按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到有法可依，有章可循。

第5篇

論文摘要：基層事業(yè)單位的基建檔案，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和損失，因此，加強(qiáng)基層事業(yè)單位基建檔案管理，要在組織領(lǐng)導(dǎo)、建章立制、提高人員素質(zhì)等方面進(jìn)行，做到領(lǐng)導(dǎo)重視、相關(guān)人員通力協(xié)作、及時(shí)收集、按時(shí)歸檔、嚴(yán)格交接，推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設(shè)過程的真實(shí)反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基建檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)，隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以基建工程項(xiàng)目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求，而一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對(duì)基建檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織

抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起"內(nèi)外"有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。"內(nèi)"就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的資料名目，自建設(shè)項(xiàng)目開始，就積極介入。

2建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則

制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收及文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個(gè)階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對(duì)基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項(xiàng)目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)

一個(gè)單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對(duì)檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識(shí)薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視，自項(xiàng)目建設(shè)開始，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)，要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行，系統(tǒng)掌握項(xiàng)目開工前、項(xiàng)目進(jìn)行過程中、項(xiàng)目竣工后檔案工作的不同點(diǎn)與側(cè)重點(diǎn)，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，做到主動(dòng)出擊、提前擬定計(jì)劃，實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量，同時(shí)要求檔案人員，要根據(jù)工程進(jìn)度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭(zhēng)取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

第6篇

關(guān)鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；問題；對(duì)策

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的高等教育事業(yè)也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，高等學(xué)校基建工程項(xiàng)目的建設(shè)也越來越多。在高校基建工程施工中，基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行核查、審計(jì)、管理以及后期擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)，做好高校基建檔案管理工作具有十分重要的作用。但是，當(dāng)前高校基建檔案管理工作中存在著許多問題，對(duì)其展開探討十分必要。

一、高校基建檔案管理工作的特點(diǎn)

在高校基建檔案中因?yàn)榫哂卸嘀鼗芾砗投嘣顿Y主體的特點(diǎn)，致使高校檔案的管理工作具有社會(huì)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)[1]。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校管理工作的不斷進(jìn)步，使其對(duì)高校基建檔案的質(zhì)量、檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性有了更高的要求。基建檔案管理工作只有不斷地適應(yīng)時(shí)展的需求，才能充分發(fā)揮高校基建檔案管理工作的作用。基建檔案主要包含影像資料、聲像資料、紙質(zhì)檔案等形式，在基建過程中會(huì)連續(xù)不斷地產(chǎn)生各種資料。因此，如何有效、準(zhǔn)確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問題[2]。

二、高校基建檔案管理工作中存在的問題

（一）單一的基建檔案使用方式。目前，在大多數(shù)高校中，使用者都是通過上門借閱的方式使用基建檔案，上門借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期、單一的使用原件，會(huì)使檔案原件發(fā)生字跡不清、頁面污漬等現(xiàn)象，嚴(yán)重的則導(dǎo)致檔案破損，甚至?xí)l(fā)生檔案遺漏或丟失等問題，從而不能完好地保護(hù)基建檔案。（二）整理檔案不規(guī)范。基建檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，它要求基建檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和相關(guān)的基建工作專業(yè)知識(shí)。而在實(shí)際的高校基建檔案管理工作中，很多高校基建檔案管理人員并非專業(yè)出身，大多只具備一種專業(yè)技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時(shí)，因?yàn)槭┕し胶捅O(jiān)理方等單位會(huì)源源不斷地連續(xù)提交各種資料，而管理人員由于專業(yè)管理知識(shí)的缺乏，嚴(yán)重影響了基建檔案的質(zhì)量。特別是在分類復(fù)雜的圖紙時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無章[4]。（三）書寫檔案不規(guī)范。在整個(gè)檔案管理工作中，當(dāng)然也包括在編制過程中的設(shè)計(jì)院、項(xiàng)目施工方、監(jiān)理方，他們?cè)跈n案編制過程中，因?yàn)椴灰?guī)范地書寫檔案資料，比如書寫用筆的不規(guī)范，有需要手工書寫的資料卻打印，需要打印的資料卻書寫。因?yàn)楣P墨不耐久，時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)發(fā)生字跡擴(kuò)散或脫落等現(xiàn)象，而需要特殊強(qiáng)調(diào)的字體顏色卻沒有正確使用，以致影響了資料的準(zhǔn)確性。不規(guī)范地書寫檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規(guī)范。基建檔案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設(shè)計(jì)方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時(shí)，檔案管理人員不仔細(xì)、疏忽大意地對(duì)待工作，會(huì)使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因?yàn)榛n案具有完整性、專業(yè)性和成套性的特點(diǎn)，而且它形成的周期長(zhǎng)、涉及的單位部門多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)的難度增大。基建檔案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內(nèi)部工程和地下管網(wǎng)資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內(nèi)，而隱蔽在地下、墻體內(nèi)的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過程中出現(xiàn)遺漏或缺失。（六）單位部門間缺乏合作和溝通。因?yàn)楦咝n案管理工作人員缺乏專業(yè)的基建知識(shí)，使其不能主動(dòng)地協(xié)助、指導(dǎo)和督導(dǎo)基建部門對(duì)于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門因?yàn)樽约旱谋憷粫?huì)主動(dòng)提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門留己私用。各單位部門缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時(shí)的收集、整理、移交。

三、提高高校基建檔案管理工作的策略

（一）建立具體的基建檔案系統(tǒng)。目前，大多數(shù)高校的基建檔案管理系統(tǒng)都存在局限性，沒有整體性和針對(duì)性的基建管理系統(tǒng)。筆者根據(jù)基建檔案的管理特點(diǎn)，提出建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因?yàn)榛n案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，可以及時(shí)地記錄檔案資料、清晰地分類檔案資料，實(shí)行分區(qū)管理檔案，避免管理人員的重復(fù)性工作。具體的基建檔案管理系統(tǒng)如圖1所示。（二）建立相應(yīng)的基建檔案管理制度。基建檔案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復(fù)使用和審批，致使在基建檔案的收集過程中經(jīng)常發(fā)生文件移交和文件借閱的問題。因此，需要建立相應(yīng)的基建檔案管理制度，規(guī)范文件移交和文件借閱等手續(xù)，實(shí)時(shí)掌控檔案資料的完整性，防止發(fā)生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設(shè)立專門的管理部門。基建檔案管理工作涉及的單位部門廣泛，必須得到校領(lǐng)導(dǎo)和基建處領(lǐng)導(dǎo)的支持，由具備專業(yè)檔案管理知識(shí)和專業(yè)基建知識(shí)的工作人員進(jìn)行基建檔案管理工作，并設(shè)立專門的基建檔案管理部門，嚴(yán)格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)。在基建檔案管理部門必須配備專業(yè)的基建檔案管理軟件和硬件，對(duì)檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)提供便利。（四）對(duì)檔案實(shí)施分類模式。基建檔案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣泛，容易導(dǎo)致在管理工作中發(fā)生失誤。因此，要對(duì)基建檔案實(shí)施分類模式，保證檔案資料可以及時(shí)地收集和分類整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體的檔案分類模式如圖2所示。基建檔案的資料包括名稱、編號(hào)、日期、批準(zhǔn)部門、發(fā)文部門，對(duì)基建檔案必須依照時(shí)間進(jìn)行順序排列，在編制基建檔案時(shí)實(shí)施分冊(cè)立卷、歸類排序。由于在高校基建檔案的移交環(huán)節(jié)，管理人員必須按照校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館的移交要求進(jìn)行不同的分類編制。因?yàn)楸仨殞⒒n案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項(xiàng)目竣工的資料；工程建設(shè)全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個(gè)基建工程項(xiàng)目的全部資料。因此，在編制基建檔案時(shí)，可以分為大型工程的分期分項(xiàng)模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項(xiàng)模式圖1基建檔案管理系統(tǒng)大型的工程檔案編制由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位進(jìn)行，在編制過程中，以工程的總體規(guī)劃為主線，以分期工程為索引、以分項(xiàng)工程為基點(diǎn)，對(duì)整個(gè)工程資料進(jìn)行編制。以整個(gè)工程主體進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)每期每項(xiàng)工程進(jìn)行檔案編制，化繁為簡(jiǎn)。而具體的檔案名稱則根據(jù)每期、每項(xiàng)的名稱進(jìn)行編制。2.單體工程模式因?yàn)閱误w工程比較獨(dú)立，資料比較清晰明確，只需要根據(jù)常規(guī)的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應(yīng)的單位部門即可。而校檔案館常規(guī)的編制要求是使用學(xué)校規(guī)定的文件盒對(duì)檔案進(jìn)行分類分冊(cè)按項(xiàng)目名稱編號(hào)并保存。城建檔案館常規(guī)的編制要求是工程竣工結(jié)束四方驗(yàn)收后，由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位共同完成編制工作，按照?qǐng)D紙和文檔進(jìn)行分類分冊(cè)保存。（五）對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式。在高校基建檔案的移交過程中，檔案必須移交到校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館。高校基建檔案包含工程竣工檔案和工程建設(shè)全套檔案，其中工程竣工檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館，工程建設(shè)全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會(huì)存在項(xiàng)目資金問題、項(xiàng)目難易問題、項(xiàng)目工程大小問題等，從項(xiàng)目立項(xiàng)審批到項(xiàng)目竣工使用的時(shí)間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時(shí)完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應(yīng)的單位部門。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因?yàn)榇笮偷幕üこ探ㄔO(shè)的時(shí)間長(zhǎng)，需要分時(shí)間段進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致資料的收集和整理也需要分時(shí)間段進(jìn)行。在工程建設(shè)過程中，檔案管理人員必須實(shí)時(shí)地收集和整理資料，當(dāng)完成與工程對(duì)應(yīng)時(shí)間段的檔案后，需將此檔案進(jìn)行及時(shí)的移交歸檔。對(duì)每個(gè)時(shí)間的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，分期分項(xiàng)排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲(chǔ)空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對(duì)所有資料是否準(zhǔn)確完整，確認(rèn)無誤后，將全部檔案資料進(jìn)行集中移交歸檔。將所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，使檔案規(guī)則系統(tǒng)。

綜上，目前高校基建檔案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規(guī)范、書寫檔案不規(guī)范、檔案資料收集難度大、單位部門間缺乏合作和溝通等問題，針對(duì)這些問題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統(tǒng)、建立相應(yīng)的基建檔案管理制度、設(shè)立專門的管理部門、對(duì)檔案實(shí)施分類模式、對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式等策略，以期提高高校基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

作者:黃海鏗 單位:潮州廣播電視大學(xué)

參考文獻(xiàn)：

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[3]肖永菊.談高校基建檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].科技信息，2011（11）：569-560.

[4]程靖.高校基建檔案管理的問題與對(duì)策[J].廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（8）：94-97.

[5]贠衛(wèi)祺.高校基建檔案管理工作的問題及對(duì)策研究[J].江西建材，2015（5）：253.

第7篇

一、我國基建檔案管理存在的問題

基建檔案不僅是一個(gè)工程項(xiàng)目在施工建設(shè)過程中最為真實(shí)的記錄和反映，也是一個(gè)單位建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國各個(gè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量的增多，基建檔案管理的越來越復(fù)雜，難度越來越大，重要性也得以體現(xiàn)。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項(xiàng)目周期短則幾個(gè)月，半年，長(zhǎng)則幾年。但是，對(duì)于基建工程管理而言，場(chǎng)所是臨時(shí)租借、人員是臨時(shí)抽調(diào)、班子是臨時(shí)組合、機(jī)構(gòu)是臨時(shí)成立，所以，有些項(xiàng)目管理人員往往過于關(guān)注項(xiàng)目施工建設(shè)，而對(duì)于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認(rèn)為基建檔案管理浪費(fèi)時(shí)間精力。在項(xiàng)目施工建設(shè)中，只注重施工進(jìn)度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因?yàn)槭桥R時(shí)抽調(diào)的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人員根本不重視對(duì)基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實(shí)遺漏。

第二，基建檔案管理缺少規(guī)范性。隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項(xiàng)目建設(shè)用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目更多是通過競(jìng)拍才能獲得的，而且在項(xiàng)目建設(shè)過程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過招投標(biāo)程序才能夠產(chǎn)生；在項(xiàng)目施工建設(shè)過程中，都經(jīng)歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等建設(shè)過程，在這些基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，都離不開項(xiàng)目運(yùn)作，這是基建檔案管理所面臨的一個(gè)新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內(nèi)容，使基建檔案建設(shè)的程序更為復(fù)雜化。但是，應(yīng)該說基建檔案管理的每次改革和每個(gè)變化都是一個(gè)新的學(xué)習(xí)過程，都是一個(gè)新的嘗試，而在這個(gè)學(xué)習(xí)嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導(dǎo)，對(duì)于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。

第三，缺少足夠勝任新形勢(shì)下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質(zhì)技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時(shí)指派的，缺少系統(tǒng)性的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)，難以有效進(jìn)行檔案的搜集整理、歸檔、開發(fā)利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務(wù)較為繁雜，工作量較大，對(duì)于檔案工作往往也是出于疲憊應(yīng)付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行編目、檢索、開發(fā)、利用。

二、我國基建檔案管理完善對(duì)策

第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)。基建檔案管理利用不僅是檔案管理工作的職責(zé)，也是檔案管理工作的中心內(nèi)容。但是，就基建檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來看，基建檔案的利用率較低，之所以出現(xiàn)這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，檔案管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務(wù)意識(shí)，加大對(duì)館藏內(nèi)容的宣傳。大多數(shù)員工對(duì)于檔案管理部門的工作職責(zé)和工作內(nèi)容缺乏清晰了解，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)非常神秘的部門，不能輕易涉足，

針對(duì)基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對(duì)基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對(duì)基建檔案宣傳的過程中，檔案管理人員要能夠強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，不斷發(fā)揮基建檔案作用的同時(shí)，促使檔案管理水平的提高。

第二，要為基建檔案管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量，除了強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)以外，還需提高相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的思想認(rèn)識(shí)和重視程度，只有各個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個(gè)協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，才能夠使各個(gè)部門主動(dòng)搜集整理基建檔案材料，并及時(shí)整理歸檔。任何一個(gè)工作的完成都離不開一個(gè)良好的外部環(huán)境，只有為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的、和諧的、積極的外部環(huán)境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質(zhì)量。

第三，要不斷完善基建檔案的各項(xiàng)管理制度。目前，我國各個(gè)單位的基建檔案管理的依據(jù)是建設(shè)部的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規(guī)范性，但是從某種程度上來看，各個(gè)基建單位也要根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。

第四，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。為更好提高檔案管理水平，提高高校基建檔案管理水平，要不斷加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。基建檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業(yè)務(wù)水平，確保基建檔案的工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理載體、方法、手段對(duì)于檔案管理人員新要求，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。基建檔案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，而且還要掌握現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)手段，促使基建檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

第8篇

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目也愈來愈得到深入發(fā)展。企業(yè)基建檔案管理工作面臨的新情況下，就如何做好基建檔案管理工作提出了具體方法。健全企業(yè)基建檔案管理的規(guī)章制度；提高基建檔案管理人員素質(zhì)和技能的基礎(chǔ)上，才能做好現(xiàn)代化基建檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]基建檔案 管理 方法

基建檔案是企業(yè)檔案的組成部分之一，反映企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程。隨著企業(yè)實(shí)力不斷增強(qiáng),企業(yè)自身建設(shè)項(xiàng)目不斷增加并隨之形成大量基建檔案。基建檔案形成于建設(shè)過程序的各個(gè)環(huán)節(jié)，從建設(shè)立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、到施工、竣工、驗(yàn)收全過程，產(chǎn)生大量文字、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的文件材料。這形形的檔案資料，是企業(yè)工程建筑依據(jù)憑證，是今后工程維修、改造、擴(kuò)建研究分析的重要信息資源。基建檔案質(zhì)量與施工質(zhì)量同等重要，但由于各種原因,目前在企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作中存在許多問題，影響了基建檔案質(zhì)量，所以要規(guī)范企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，健全檔案管理的規(guī)章制度、嚴(yán)格把握基建檔案驗(yàn)收制度。為使企業(yè)基建檔案更好地發(fā)揮為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù)，從而產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益，必須做好基建檔案基礎(chǔ)工作，從而使基建檔案信息資源有效利用。

一.基建檔案管理工作中存在的問題

隨著企業(yè)新建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的不斷增多，管理中的問題逐漸顯露出來，并制約著基建檔案管理工作的發(fā)展。一是工程項(xiàng)目建設(shè)單位檔案意識(shí)淡薄，基建檔案管理沒有納入合同管理，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工等單位簽訂合同時(shí)只重視工期、質(zhì)量、造價(jià)等，而對(duì)基建檔案資料有關(guān)條款卻忽視合同管理中，建設(shè)單位對(duì)檔案資料管理沒有主動(dòng)權(quán)，造成檔案資料不全或份數(shù)不夠、移交時(shí)間拖期。 二是制度不健全，收集渠道不暢通。由于企業(yè)沒有對(duì)基建項(xiàng)目檔案控制手段，一些工程項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案未能及時(shí)或不能完整地歸檔，企業(yè)檔案管理部門無法制約。工程項(xiàng)目的建設(shè)與工程項(xiàng)目文件材料的收集工作沒有同步進(jìn)行，基建項(xiàng)目初期，主要精力都放在如何設(shè)計(jì)施工上，對(duì)基建檔案收集不夠重視，只是到了工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，才組織人員突擊收集，很容易造成資料的流失，很難保證竣工檔案質(zhì)量。三是是缺少專門基建檔案管理人員，忽視檔案資料的收集。缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)、管理能力和服務(wù)意識(shí)，結(jié)果基建檔案不能有效地提供利用。

存在的這些問題不僅影響企業(yè)檔案管理工作的正常開展，更重要的是直接影響企業(yè)的生產(chǎn)以及基建工程今后的改建、擴(kuò)建、維修等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

二．做好企業(yè)基建檔案管理工作的具體方法

制度是進(jìn)行高效管理的有效手段。制定規(guī)范的企業(yè)基建檔案工作制度，對(duì)企業(yè)基建檔案工作具有約束和導(dǎo)向作用，是推動(dòng)企業(yè)基建檔案管理工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提。建立與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)的基建檔案管理工作制度可以使企業(yè)的基建檔案操作有章可循，理順各種工作程序，使企業(yè)的檔案工作按照既定的軌道發(fā)展。

1.完善《企業(yè)建設(shè)工程資料歸檔范圍》

基建檔案收集工作是基礎(chǔ)，也是企業(yè)基建檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保障企業(yè)基建檔案齊全、完整、系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案集中統(tǒng)一管理原則的有效途徑。根據(jù)吉林省《建筑工程資料管理規(guī)程》和《建筑工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)》新的標(biāo)準(zhǔn)，重新制定企業(yè)基建檔案的收集工作制度，完善《企業(yè)建設(shè)工程資料歸檔范圍》為建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程竣工驗(yàn)收資料的歸檔提供必要的依據(jù)。并將聲像資料列入基建檔案的歸檔范圍。建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物和施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄像檔案。使所形成的基建檔案更全面、更有說服力、更有權(quán)威性、為信息現(xiàn)代化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.完善《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》

依據(jù)《檔案法》和國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際狀況，以及當(dāng)前企業(yè)基建項(xiàng)目檔案的管理體制的實(shí)際情況，建立一套切實(shí)可行的企業(yè)基建檔案工作機(jī)制，著重建立健全《檔案信息管理程序文件》及《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》。對(duì)企業(yè)基建檔案的驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)提出明確要求，并明確相關(guān)責(zé)任人的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。使企業(yè)基建檔案的收驗(yàn)工作盡快走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的軌道。為保證檔案驗(yàn)收質(zhì)量，實(shí)行超前的控制措施，使基建檔案管理由事后收集變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后跟蹤。新增加了建設(shè)項(xiàng)目過程中檔案評(píng)價(jià)工作制度，對(duì)存在問題，提出了規(guī)范的整改要求。從根本上保證了基建檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，為企業(yè)基建檔案驗(yàn)收工作發(fā)展指明了方向。明確規(guī)定凡是檔案資料不齊全，檔案管理部門不能簽字驗(yàn)收，以確保基建工程項(xiàng)目檔案資料的齊全完整。將基建檔案文件資料的收集、歸檔工作的每一個(gè)步驟落到實(shí)處。是企業(yè)基建檔案信息資源得到科學(xué)管理和利用的有效保證。

3.完善.建設(shè)單位工程項(xiàng)目“四同時(shí)”制度

為確保基建項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，收集渠道暢通。檔案管理部門要在建設(shè)工程項(xiàng)目初期及時(shí)介入，積極做好與建設(shè)工程項(xiàng)目管理部門溝通，將《企業(yè)建設(shè)工程資料歸檔范圍》和《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》等文件要求，下發(fā)給的建設(shè)單位，要求建設(shè)單位工程項(xiàng)目建立“四同時(shí)”制度。一是將基建檔案管理納入合同管理，在與簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同的同時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，對(duì)工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求。并將歸檔范圍作為合同的附件，使施工，監(jiān)理等單位歸檔資料有明確的范圍，工程伊始便納入檔案管理軌道。二是工程檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，從立項(xiàng)的同時(shí)就開始進(jìn)行資料的收集，形成同步進(jìn)行資料的全程控制積累，保證基建檔案齊全，質(zhì)量符合要求；三是檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量的同時(shí)，檢查工程檔案的收集、整理情況；四是進(jìn)行工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和工程驗(yàn)收的同時(shí)，驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。實(shí)行全過程跟蹤管理，是檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。檔案管理部門，要定期電話督促和上門服務(wù)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)提出整改意見，協(xié)調(diào)解決問題。

完善的企業(yè)基建檔案工作制度有利于更好地引導(dǎo)企業(yè)基建檔案工作走向良性循環(huán)，在企業(yè)基建檔案管理工作中起到雙重作用。不僅使建設(shè)單位對(duì)需要?dú)w檔基建項(xiàng)目文件材料的內(nèi)容做到有章可循、有法可依，而且這也是檔案管理部門，在企業(yè)基建檔案收集工作中的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。只有完善規(guī)章制度，才能有力保障企業(yè)基建檔案的收集工作渠道暢通，才能確保基建檔案信息資源的充分開發(fā)和有效利用。

三．提高基建檔案管理人員素質(zhì)是提高企業(yè)基建檔案管理工作的關(guān)鍵

基建檔案管理工作最終目的是提供利用，檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，做好利用服務(wù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案價(jià)值的有效途徑。只有在有效利用中才能使企業(yè)基建檔案信息由潛在的知識(shí)儲(chǔ)備轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值。檔案管理人員要以主動(dòng)服務(wù)精神，主動(dòng)參與基建工程項(xiàng)目，以相關(guān)的檔案管理法規(guī)、制度為依據(jù)，從檔案管理的角度，對(duì)基建工程項(xiàng)目提出切實(shí)可行的意見和建議。基建檔案管理工作既是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)工作。這就要求從事基建檔案管理人員，既要提高技能，有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，使竣工項(xiàng)目檔案管理更趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

第9篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院基建檔案；檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

為了配合醫(yī)療改革的發(fā)展，醫(yī)院的基建檔案管理工作也需要積極地展開創(chuàng)新，使其能夠?yàn)獒t(yī)療事業(yè)提供更加便捷、高效的服務(wù)，只有不斷的創(chuàng)新能夠跟上時(shí)展的步伐，具體的創(chuàng)新工作應(yīng)該從細(xì)節(jié)入手，醫(yī)院基建檔案的創(chuàng)新發(fā)展能夠提升實(shí)際的工作效率，基建檔案得到更加充分的利用，在今后的發(fā)展中需要注重對(duì)基建檔案管理中的不足進(jìn)行改進(jìn)，為其創(chuàng)新發(fā)展提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)條件。

一、醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新的意義

從一定意義上來看，醫(yī)院的基建檔案反映的是建筑物的演變與發(fā)展歷程，是醫(yī)院某個(gè)時(shí)期建設(shè)活動(dòng)最原始的資料，能為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛及科研提供素材。由此可見，基建檔案所具備的服務(wù)價(jià)值是非常長(zhǎng)遠(yuǎn)、重要的。對(duì)醫(yī)院基建檔案管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新可以更好地為醫(yī)院的未來計(jì)劃、建設(shè)提供完整、真實(shí)的參考依據(jù)，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著積極的意義。另外，醫(yī)院基建檔案管理也是時(shí)展的一種內(nèi)在要求，對(duì)于醫(yī)院中檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的提升有著重要的促進(jìn)作用。分析醫(yī)院基建檔案管理的內(nèi)容可見，這一工作主要就是借助合理的管理方法將基建檔案所具備的價(jià)值功用充分地發(fā)揮出來，為醫(yī)院其他工作的順利開展提供支持，這也說明了，醫(yī)院基建檔案管理工作的不斷創(chuàng)新是非常必要的一項(xiàng)工作。具體的醫(yī)院基建檔案管理的創(chuàng)新，需要相關(guān)管理人員不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提升管理能力，為基建檔案管理工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院基建檔案管理的不足

（一）專業(yè)的管理人員及管理設(shè)備不足。醫(yī)院基建檔案包含醫(yī)院內(nèi)部的各種重要的資料與信息，是醫(yī)院研究工作的重要參考，但是許多醫(yī)院忽略了基建檔案管理工作的重要性。大部分醫(yī)院更愿意將預(yù)算支出安排在專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代上，而對(duì)檔案管理設(shè)備的更新則比較忽視，這使得檔案管理設(shè)備的功能嚴(yán)重弱化，在檔案的查找過程中只是能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索，稍微復(fù)雜的操作都不能完成，更不用說對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)的分類了，最終造成了檔案查找效率的低下。另外，醫(yī)院配備的檔案室管理人員通常都缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)與能力，有的醫(yī)院因?yàn)橄嚓P(guān)人員的缺乏，還會(huì)安排醫(yī)院的醫(yī)生到檔案室進(jìn)行值班，沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)的人員缺乏實(shí)際的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有正確的檔案分類管理意識(shí)，容易降低檔案管理的實(shí)際效率，有的情況下還可能會(huì)出現(xiàn)重要檔案的遺失等問題，嚴(yán)重制約了檔案規(guī)范化管理的進(jìn)步。

（二）系統(tǒng)的檔案管理制度不完善。醫(yī)院對(duì)基建檔案管理工作的開展缺乏足夠的重視，相關(guān)的檔案管理制度也不夠完善，這也給醫(yī)院其他工作的順利開展帶來了一定的不利影響。比如，在對(duì)病人的資料進(jìn)行管理的時(shí)候沒有一個(gè)系統(tǒng)的管理機(jī)制，同一個(gè)病人在不同科室檢查后產(chǎn)生的病例資料不能集中進(jìn)行存放，這樣容易出現(xiàn)病例遺失的情況，對(duì)以后病人病例資料的查閱工作帶來了困難。另外，因?yàn)闄n案管理制度上的缺陷，各個(gè)科室的資料通常都會(huì)存放在自己的科室里，這種存放方式容易出現(xiàn)資料遺失的情況，還會(huì)阻礙醫(yī)院形成系統(tǒng)化的資料查閱機(jī)制。所以，為了能夠正確地解決資料查閱過程中存在的各種問題，就需要形成一個(gè)完善的資料存放與管理制度。

（三）檔案管理模式封閉，只注重病例檔案。醫(yī)院對(duì)送交保管的資料，尤其是病人資料和診斷病例資料都是要求保密保管的，所以，檔案管理人員一般不會(huì)對(duì)送交保管的資料進(jìn)行審閱，只是依據(jù)送管者的描述進(jìn)行分類存放。這種情況下，服務(wù)對(duì)象是比較單一的，而且按照保密的相關(guān)要求，檔案不能對(duì)外開放，這樣很多優(yōu)秀的治療方法就不能及時(shí)地被發(fā)現(xiàn)，這對(duì)于醫(yī)療的進(jìn)步是一種損失，長(zhǎng)久之后也就形成了一種封閉式的管理模式。病人的病歷檔案在了解病人的病情、制定治療方案等工作中都有著重要的作用，通過病例上的信息就可以掌握病人在醫(yī)院就診的全部過程，并且還能詳細(xì)的看到病人的真實(shí)治療過程，可以在評(píng)價(jià)醫(yī)院的治療水平上發(fā)揮重要的參考意義。病例資料中所記載的各種新型治療方法也可以為醫(yī)學(xué)的進(jìn)步提供確切的依據(jù)。一部分醫(yī)院也已經(jīng)開始意識(shí)到了病例資料的重要性，并且設(shè)置了專門的存放科室，但是對(duì)其他類型資料的存放依然缺乏完善的制度。

三、醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)觀念創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理理念現(xiàn)代化。正確的基建檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)于醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作與醫(yī)院信息化發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，基建檔案工作面臨著電子檔案的普及、信息技術(shù)的應(yīng)用、新檔案載體的保管等挑戰(zhàn)。基建檔案管理人員在這種要求之下需要不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的手工型管理模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，突出資源優(yōu)勢(shì)，建立公共檔案管理的新思想。在實(shí)際的基建檔案管理人員的發(fā)展中需要以現(xiàn)實(shí)情況為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，使自身的工作素質(zhì)及水平得到提升，使得醫(yī)院基建檔案信息的存儲(chǔ)、傳遞及共享工作得到進(jìn)一步的強(qiáng)化，借助資源優(yōu)勢(shì)理念，發(fā)揮出檔案信息在管理、創(chuàng)新中所具備的深遠(yuǎn)的潛力。另外，醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作人員需要不斷提升自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，確立檔案管理工作為醫(yī)院中心工作服務(wù)的使命，實(shí)現(xiàn)觀念上的更新，讓基建檔案管理能夠在創(chuàng)新中獲得發(fā)展。

（二）加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)基建檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。通過計(jì)算機(jī)去管理醫(yī)院基建檔案能夠方便對(duì)資料的查找及利用，節(jié)省人力、物力，提高工作效率，也能減少檔案占用的空間，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)大量的檔案文件信息，而且能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，信息的檢索過程也非常快捷簡(jiǎn)單。因此，在基建檔案管理的創(chuàng)新中，需要積極進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施及辦公設(shè)備的更新，在檔案室配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、自動(dòng)化的管理，充分發(fā)揮出高新科技所具備的優(yōu)勢(shì)，提升工作質(zhì)量水平，使得醫(yī)院基建檔案管理能夠朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在創(chuàng)新中還應(yīng)該采用與醫(yī)院檔案管理相適應(yīng)的軟件類型，對(duì)管理人員進(jìn)行必要的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)技能的培訓(xùn)，使其能夠快速地適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中各項(xiàng)工作的信息化發(fā)展模式。

（三）完善規(guī)章制度，構(gòu)建規(guī)范的基建檔案管理體系。醫(yī)院基建檔案管理工作的創(chuàng)新也離不開相關(guān)規(guī)章制度的不斷完善，制定質(zhì)量體系及管理程序相關(guān)的文件，并且定期對(duì)其開展內(nèi)審與外審工作。使得基建檔案管理工作的各項(xiàng)制度、電子文檔的收集歸檔制度等都能夠得到持續(xù)的完善，基建檔案的管理應(yīng)該與檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容相一致，其分類、編號(hào)、目錄等的設(shè)置也需要符合要求。在基建檔案管理的工作全過程之中，都應(yīng)該做到條理清晰、分類明確，最大程度地確保檔案的完整性，防止出現(xiàn)遺漏或丟失檔案的問題。使基建檔案管理能夠真正地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到基建檔案創(chuàng)新工作開展具備的重要意義，形成整體性的創(chuàng)新意識(shí)，在這種氛圍之下，基建檔案的創(chuàng)新建設(shè)才能更加順利地開展，通過創(chuàng)新使得基建檔案的發(fā)展空間更加廣闊，工作效率也會(huì)得到顯著提升，與醫(yī)院的發(fā)展步伐保持一致，滿足醫(yī)院相關(guān)工作開展的內(nèi)在需求，提升管理工作水平以及服務(wù)能力。

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