時間：2023-06-28 16:56:46
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇電子檔案管理要求范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
關鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統檔案管理帶來了新問題和挑戰。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業的經營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。
一、電子文檔的優勢
首先是共享性的優勢。傳統的紙質文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質文檔是不能對檔案內容進行改變的，而電子文檔對內容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質文檔的原件。將文檔數字化在網絡計算機的環境下以數字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環境下，電子文檔的原件保護性遠遠優越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質文檔上的信息會隨著利用次數的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。
二、電子文檔管理存在的問題
（一）電子文檔與傳統文檔的保存有很大不同。傳統文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發生數據丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。
（二）計算機的更新換代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統更新換代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統平臺中，如要使用DOS操作系統下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。
（三）辦公自動化系統與電子文檔管理系統不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉為規定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術條件實現，其保管期限不僅取決于其內容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規范化、制度化。應規定電子文檔歸檔的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求。確保電子文檔的真實性（內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內容、結構、背景信息和表明屬性的數據，包括格式、編排結構、軟硬件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規定電子文檔管理的有關要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉換條件的要盡量轉換，如無法轉換，則將相關軟件一并收集。此外，要注明有關參數，如用CAD或繪圖等設備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環境和相關數據；對通用軟件產生的電子文檔，收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統和工具軟件版本升級的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
運動員檔案是運動員在不同階段有收藏價值的信息的集合，常見的運動員登記表、登記批準文件、運動員成績冊、訓練檢查與評定等，都屬于運動員檔案管理的范疇。與以框架、卷盒、卷冊等保存的運動員紙質檔案相比，運動員電子檔案是以電子元器件為載體、以數字編碼形式顯示的電子文件，它屬于電子信息的一種。電子檔案對技術和設備的要求較高，檔案的保存、讀取和傳輸都必須依靠電子設備和軟件來實現。不過電子檔案也有其顯著優勢，它便于存儲和保管，可以進行跨時空、跨載體傳播，傳輸方便，共享性高，可供多次重復利用，這直接提高了檔案管理效率。原先需要沉重的紙墨來記錄的運動員指導性文件、訓練資料、運動員技術水平和成績等資料、運動員技術考評狀況等，都可以光盤、磁盤等電子存儲形式存儲起來。常見的運動員電子檔案管理方法有時間分類法、機構分類法和技術項目分類法等。近年來，隨著我國體育事業的發展，我國運動員電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理在國家高水平體育后備人才基地建設和高水平運動員科學訓練管理中的重要性不斷凸顯，這就要求體育檔案管理人員必須加大信息化管理知識學習，以提高運動員電子檔案管理的信息化水平。
2新時期運動員電子檔案管理存在的問題
2.1基礎設施薄弱，檔案信息化程度低
雖說我國經濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設意識，技術化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術基礎薄弱，設備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統方法，以紙質檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。
2.2電子檔案管理體系不健全
就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關運動員電子檔案管理的法律法規，并且電子檔案管理標準和規范不科學、不統一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風險防范措施，沒有制定長期管理規劃，檔案的安全和長久性都有待加強。
2.3缺乏專業的電子檔案管理人才
缺乏專業的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業的體育知識，而專業運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統開發和運用上都有所欠缺，致使電子技術在檔案管理中的作用難以體現出來。
3運動員電子檔案管理優化策略
3.1提高認識，革新檔案管理模式
在電子技術快速發展的大背景下，體育主管部門應對運動員人才庫提高認識，明確自身職責，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術為核心，結合運動員檔案管理特點，分析、預測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數據壓縮技術、電子掃描技術等，對運動員檔案中的各種信息、數據進行統計、對比和數字化轉換，盡快建立系統性、智能化的電子檔案數據庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術實現電子檔案管理手法革新，實現運動員檔案管理工作的自動化、信息化。
3.2完善電子檔案管理規范
在社會主義新時期，運動員電子檔案數量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設，完善電子檔案管理法規、規范運動電子檔案管理標準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應注意的問題做出明確規范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發，采用數據格式標準統一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據運動員電子檔案管理法規，制定科學的運動員電子檔案工作計劃，規范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。
3.3組建高素質的電子檔案管理隊伍
運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業運動員人才庫檔案管理隊伍建設，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業理論知識教育和技能培訓，對原有檔案管理培訓體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學習、組織培訓等途徑，全面了解檔案信息系統的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。
4結語
【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理；應用
一、電子檔案管理應用現狀及問題
電子檔案是指能夠由計算機直接進行處理保存的政府和企業形成的具有價值的文獻資料，它不同于傳統的紙質文檔，其儲存介質是硬盤、優盤和磁盤等。這也就要求不同于傳統紙質文檔的管理方式。電子文檔的管理人員必須對電子文檔有深刻的認識，才能更好地完成電子文檔管理作業。
電子文檔是信息時代的產物，是近幾年隨著信息技術的發展所興起的，所以相應的管理方法和政策還不盡完善。而更好地進行電子檔案管理工作的重要前提就是能夠清楚的對當前電子檔案管理工作所存在的問題有清楚的認知，并在此基礎上提出相應的解決方案。筆者通過研讀文獻及進行調研，歸納出電子檔案管理主要存在以下幾點問題：
（一）電子檔案管理規章制度的落后。由于電子文檔在近幾年剛剛興起，所以相對應的制度和法律并不完善。這就造成了在對電子文件和電子文檔進行管理時，沒有一個可靠統一的法律制度作為保障。電子檔案的管理不同于傳統紙質檔案的管理，傳統紙質檔案只需在收集、價值評定和保管時進行妥善的管理和處理，其完整性和真實性基本就能夠得到保障。但由于電子文檔的的特殊性質，如果在對電子文檔進行處理的某一步驟出現問題，都會對其真實性和時效性產生威脅。因此，在當前的信息時代背景下，應該盡快加強電子檔案管理相關制度的建設。
（二）電子檔案的管理得不到全方位安全保護。在對電子檔案進行管理時，其安全性面臨的威脅來自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。這就要求重視電子文檔在形成、處理和歸檔涉及到的每一環節，對其進行全方位的保護。而且威脅電子文檔管理的因素不止操作因素，還有一些人為因素。因此應該對電子文檔管理人員進行專業的培訓以及加強其在日常操作過程中的監督，以此來減少由于人為操作造成的對于電子文檔安全性的威脅。但是現在電子文檔管理仍然采用哪里有病哪里進行醫治的措施，導致了沒有充足的電子檔案安全保護能力。
（三）電子文檔管理粗糙。目前由于電子檔案管理的相應軟件和制度還不夠健全以及運行不夠標準。雖然一些有關的檔案管理部門對于本企業電子檔案的管理制定了專門的管理制度，但也僅僅只是針對電子檔案在某一環節的某一方面，尤其偏重于對于電子檔案的收集和整理。但在電子檔案的保密管控處于粗糙化管理階段，這也就導致了電子文檔的機密性不能得到很好的保障。
（四）缺乏專業的管理人才。由于電子檔案的特殊性，要求其管理人員不僅要擁有扎實的檔案管理知識，還要能夠對計算機軟件進行熟練的使用。但是由于電子檔案剛剛興起，相應的對于電子檔案專業管理人員的培訓課程設置還不夠完善和合理，也就導致了現在的電子檔案管理人員對于電子檔案管理的基本理論知識掌握的很扎實，但對于相關的計算機軟件并不能很好地進行操作。專業的電子檔案管理人員是現在社會上的一大缺口。
二、電子檔案管理的優勢
（一）降低工作強度，提高工作效率。由于電子檔案管理的一系列操作都是通過計算機進行的，相比于傳統的紙質檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計算機具有能夠同時快速處理一定數量的數據的優勢，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過計算機進行處理和操作的，相對于傳統文檔由人力做主導，這就大大的降低了工作人員的工作強度，工作人員現在只需點擊幾下鼠標，就能夠完成之前需要很長時間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。
（二）有效防止管理過程中的遺漏。因為對于傳統的紙質文檔進行管理時，這些操作都是通過人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現此種情況時，檔案管理人員只能對已經封裝好的檔案進行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過計算機進行處理時，文檔是服務器直接進行處理，很難發生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補漏，檔案管理人員只需點幾下鼠標，就能完成相應的操作，省時省力，提高了工作人員的效率。
（三）有效提高了文檔的保密性。之前對于傳統紙質的文檔進行查閱時，是將包含查閱內容的整個問卷提供給相應人T，這就導致了其他與查閱內容無關的文檔存在著泄密的危險，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應內容并監督查閱人員查閱，又相應地增加了檔案管理人員的工作強度。如果是電子檔案，就無需擔心這一問題。在檔案查閱者請求查閱某一檔案時，要對其進行身份認證和權限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過時才能進行查閱，而且只能查閱其要求內容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。
（四）大大提高了檔案質量。能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價值的文檔，就必須提高檔案內容的質量。但是由于傳統的紙質檔案在進行存檔時， 是根據檔案管理人員或相關部門人為設定一些標準進行存檔，很難對檔案的整理和歸檔制定統一的標準，這也就造成檔案的質量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價值。而且在對傳統檔案進行歸檔時，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時間，使得檔案管理人員沒有充足的時間來提升自身的素質，使得檔案的質量受到了很大的影響。但是通過計算機進行操作卻有效解決了檔案的質量問題，而且可以通過計算機可以對檔案的價值設定全面的標準，通過計算機進行篩選操作，大大提高了檔案的質量，而且使得工作人員從復雜的工作中抽取出來，有更多的時間和精力提高自己的工作素質。
三、如何做好電子檔案管理應用
（一）建立完善的電子檔案管理標準和體制。為了使電子檔案的管理有法可依，應該建立完善的電子檔案管理標準和體制，從根本上保證電子檔案管理的規范性。在對電子檔案管理的制度進行制定時，首先應該將文件管理和電子文檔兩者進行統一的管理，因為電子文件是電子文檔的基礎組成部分，只有先從基礎上進行規范操作，才能更有效地保證電子文檔的規范、正確和真實。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門的職責，在統一的指導和監督下確保文檔的整個操作環節的規范。最后，檔案接收部門也應該設立相應的檢測規范，保證電子文檔的原始和真實。
（二）嚴格控制電子檔案的轉換性。由于電子文檔是通過計算機對其進行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進行相互轉換。所以電子檔案的可轉換性是保證電子檔案能夠得到長期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內容既使被修改也毫無痕跡的特點，且對電子文檔只需要進行簡單的復制和粘貼工作就能夠做到對其內容的傳播，從而使電子文檔的真實和原始無法得到充分保障。這就需要我們對電子文檔進行更復雜和高級的操作。而且電子文檔的承載介質存在著易老化的缺點，這就需要在一定時期之后對電子文檔進行轉化保存。以上這些，都對電子文檔的轉換性提出了更高的要求。
（三）做好管理過程中的管控。要想做好對電子檔案管理的操作，不僅應在其他外部條件上加強規范，也需要檔案管理人員根據企業實際情況，有針對性地制定出一套更加適用于本企業電子檔案管理的制度，以此來規范電子檔案管理過程中的操作，做好過程控制。首先，應該設定檔案管理權限，即規定哪些人或哪些部門對哪些內容有相應的操作或查閱權限。然后，要做好文檔傳播過程的監控，保證文檔不能進行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強電子檔案使用過程中的監控，對文檔信息的安全等級進行分層次加密，而且要對文檔查閱有紀錄，方便日后的查閱監控。
（四）優化檔案管理隊伍結構。在電子檔案發展越來越快速的今天，企業和社會的首要任務就是培養一批既懂檔案管理知識又懂計算機技術的檔案管理人才。可以從以下兩個方面入手，一方面，各大高校應該加強對信息時代下的電子檔案人才的培養，從根本上解決人才缺失的問題；另一方面，企業應該加強對現代化檔案管理人員的引進，來保證現階段企業電子檔案能夠得到完善管理。另外，企業又要加強對企業內部原有檔案管理人員的培訓，使其能夠盡快熟悉電子檔案管理工作。因此，企業和社會應該根據信息化需要，改變單一型的檔案管理結構，建立一支適用信息時代的高素質、高技能的電子檔案管理人才隊伍，來保證電子檔案管理的高效進行。
四、結語
電子檔案管理把推動檔案信息化、數字化和高效化作為其工作的主要目標。在計算機技術迅猛發展的今天，要加強對電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質特點，還要加快電子檔案管理相關的技術和硬件建設，建立完整的電子檔案管理制度，培B高素質的信息化電子檔案管理人才，加強電子檔案管理各個環節過程的相互銜接以及加強電子檔案管理有關部門的高效和及時溝通。只有這樣，才能在信息化高速發展的今天，快速準確地向社會和國家提供更有價值的檔案。
【參考文獻】
[1]唐雪妍.淺談電子檔案的管理[J].蘭臺世界，2006（15）.
[2]于中.開發建設圖書館專題數據庫[J].情報雜志，2010（11）.
[3]路玲.余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J].韶關學院學報?社會科學.2009（07）.
一、中專學校電子檔案管理現狀
現階段，根據電子檔案管理實際的發展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：
（一）工作過量
立足于中專學校自身發展的需求來看，每年都會有大量的應屆畢業生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進行衡量;同時，會出現部分學生選擇出國留學，或是直接就業的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應的維護、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導致了檔案管理的工作過量。
（二）信息化水平過低
現代科學技術水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應的提高。科學技術的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現，也無法發揮它的高效性。大部分中專學校仍然采取的是紙質的檔案管理方法，這種傳統的檔案管理方法已經無法滿足學校的需求。目前，中專學校的電子檔案管理還在初步發展階段，有關管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發揮它的作用性。
（三）變動量過于頻繁
中專學校每一年都會有大量的學生畢業或是入學，就這樣的情況來看，具有很強的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。
這些都是電子檔案管理的現狀，也是降低其高效性的主要原因。
二、電子檔案管理應用到中專學校檔案管理中的有效措施
根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性
第一，提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性;第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展
建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用;其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設備，提高對中專學校的軟件、硬件管理
電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。
【摘要】
檔案管理工作作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步，運用計算機管理檔案已迫在眉睫。本文通過對電子文件管理的現狀、存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
【關鍵詞】
檔案管理；電子文件
隨著醫院現代化的建設，辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨形成的個人履歷表、工資變動等信息都可用電子計算機進行管理，由此而產生電子文件。對電子文件進行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設的一項重要內容。
1.電子檔案的優缺點
1.1電子檔案的優勢特點
（1）便于傳輸和共享性。使同一份文件可以在同一時間，不同地點，被不同利用者共享。
（2）多樣性。利用者可以結合自身所需，利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。
（3）經濟環保性。利用者可以直接在計算機上閱讀電子文件，而不必在紙張上閱讀，這樣紙張的用量少了，使檔案管理的發展更經濟環保。
（4）保護原件性。因為數字化檔案的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像。
1.2 電子檔案的劣勢特點
（1）不穩定性。電子檔案在利用過程中，其信息內容是很容易被修改和被破壞。
（2）對設備的依賴性。必須借助一定的計算機或相似的設備才能進行，對計算機等設備有很強的依賴性。
（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，計算機中的檔案很容易就會被竊取，從而導致珍貴檔案泄漏出去。
2.醫院電子檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
2.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
2.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
2.4 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。
3.提高醫院電子檔案管理的對策
3.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
3.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
3.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。
3.4 加大檔案管理的投入
醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參考文獻：
［1］蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學，2008（20）02：444445
［2］李婷花.談醫院檔案管理中的幾個問題.山西檔案，2009增刊：5455
根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性第一
提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展
建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設備
提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。
二、結語
關鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索
檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。
一、 檔案電子化管理的優勢
1、 管理便利
檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。
2、 查閱簡易
檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。
3、 傳遞和保密
電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。
4、 存儲和共享
電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。
二、 檔案電子化管理面臨的問題
1、安全性問題
不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。
2、管理標準問題
建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。
3、二次利用問題
檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。
4、法制問題
我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。
三、 檔案電子化管理優化對策
1、加強檔案電子化管理的重視力度
檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。
2、加強檔案電子化管理的安全建設
安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。
3、加強檔案電子化管理的標準建設
檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。
4、加強檔案電子化管理的法制建設
為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。
四、 結語
綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。
參考文獻
【關鍵詞】檔案管理；系統設計
隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統非常關鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設計并實現電子文件檔案管理系統。
對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。本文將根據電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統的設計與實現提出個人建議，希望能夠對電子文件檔案管理系統的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發展的時間較短，經驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術、計算機系統、硬件設施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。
3.電子文件檔案管理系統的設計與實現
為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務于檔案利用者，設計與實現一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統是當下檔案管理部門的一大任務。通過西方學者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設計：
1.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。
2.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統。檔案信息管理系統主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導致電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象。
一、事業單位使用電子檔案管理的優勢
（一）方便、高效、快捷
檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網絡技術的應用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網絡傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案管理工作的最終目的是為了實現對檔案信息的開發利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統的紙質檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據自己怪信息的理解來進行操作，這就導致各份文檔卷宗標準很難統一，給檔案信息的質量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、強化事業單位電子檔案管理的策略
（一）建立健全電子檔案管理的各項規章制度
為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。
（二）加大資金投入，改善檔案管理環境
事業單位電子檔案管理工作中，對現代化技術和設備具有較高的要求，特別是在當前技術快速發展過程中，設備升級換代較快，電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環境進行改善，使事業單位電子檔案能夠更好的與現代化管理要求相適應。同時事業單位還需要協調工作，統一規劃、設計，開發出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節約。
（三）培養專業的檔案管理人員
檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。
（四）加強對基礎設施的管理
電子檔案管理質量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎性設施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩定性及技術的成熟度，所采用的軟件及系統要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。
（五）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，要進一步對電子檔案管理法律法規進行完善，確保網絡環境的安全性，從而為電子檔案信息的安全奠定良好的基礎。
