時間：2023-06-30 16:01:14
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高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內容：學籍材料、社會活動表現情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業材料等。
畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。以創新的思路認真做好畢業生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現實意義的。
二、高職畢業生人事檔案管理的現狀及問題
高校畢業生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業生檔案管理仍存在很多問題，呈現出服務被動化、管理不規范、管理模式陳舊等管理現狀。
服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節現象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執行過程中存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規范。從學生檔案中發現，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統集中性和檔案材料服務就業的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。
三、實行畢業生檔案規范化管理的對策思考
加強畢業生檔案宣傳與教育，提高畢業生檔案意識。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據近期我校開展的一項抽樣調查發現，只有極少數的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業時，高校應把該項工作納入畢業生教育工作之中，讓畢業生知道畢業生檔案的形成規律與作用，畢業生檔案運轉的一些過程等，讓畢業生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務觀念，樹立創新意識。
真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理，杜絕畢業生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動與畢業生檔案來源地多聯系與協調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。
加強高素質和復合型檔案管理人才的培養
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業生檔案服務于就業的意識，將檔案管理納入學校整體的規劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業道德水平，增強工作責任感和積極性。
有步驟、分重點推進畢業生檔案信息化管理
在信息化時代，對畢業生檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此畢業生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業生檔案數據管理系統。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統。
（2）加強檔案信息基礎建設工作。在畢業生檔案信息化管理中，數據庫尤為重要，它以檔案為原始依據，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數據庫，并以網上招生錄取時學生的電子檔案為基礎，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態地記錄每個大學生的成長歷程。
關鍵詞 畢業生 檔案管理 信息化技術 影響
中圖分類號：G217 文獻標識碼：A
隨著社會科學技術的不斷發展，信息化和網絡化的建設速度在不斷加快，這樣傳統的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術管理肯定也會逐漸代替傳統的檔案管理。本文主要對信息化技術對畢業生檔案管理的影響進行分析。
1信息化技術在高校畢業生檔案建立方式方面的改變
傳統的高校畢業生檔案的建立方式都是采用紙質的方式，而在現代社會當中，高校的畢業生檔案發生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網絡化。學生的相關信息不再是以前那種可感官的紙質信息，都已經開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯網技術也能夠很好地實現這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業生檔案進行管理的時候傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建高校數字檔案館的時候主要是根據師生的需求為導向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關的信息，而在高校的學生檔案方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。
2信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在校園網上，實現資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。
3信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網絡對于畢業生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業生的檔案實現了信息化。其實高校的數據檔案館不僅僅使高校的畢業生檔案實現了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學生檔案原本是一種非?？菰锓ξ兜膯我坏谋４娣绞?，但是檔案的管理者可以通過網絡信息技術，把這種方式變得多種多樣，同時學生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業生檔案的作用能夠真正發揮出來。
4信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸
現在很多高校在對畢業生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現是比較具有代表性的一個問題?，F在很多高?；旧线€是由學生處在負責畢業生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學院上報來完成。在對畢業生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學院負責，而一些具體的工作則是由輔導員來完成。在畢業生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學生快要畢業的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業生紙質檔案的管理就會出現混亂或者缺失的現象。采用信息技術之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業生電子檔案的時候，需要根據電子檔案的一些特征來具體地填寫統一格式的內容，而且因為系統時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現，各個院系應該要在規定的時間內對學生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業生的檔案管理工作能夠比較順利進行。
5結束語
隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務對象、服務內容以及服務方式都在發生著變化，面對這樣的形式，高校畢業檔案管理的工作人員就應該要用科學技術來不斷的提高自己，利用信息化技術來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業生服務。
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摘 要 人事檔案具有現實性、真實性、動態性、機密性、權威性、流動性等的特點。當今社會，人才的流動性增強，部分大學生認為人事檔案并不重要，出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
一、學籍檔案和人事檔案的關系
大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。
二、大學畢業生檔案管理的現狀
我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。
對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。
另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。
三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區
從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：
一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響?，F在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：
一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。
二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。
如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。
3.對于那些不知檔案在何方的，則可以向學校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。
關鍵詞 高職院校 畢業生 檔案管理
中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業生檔案的管屬部門及內含
高職畢業生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統，由學生處統一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監管，畢業生提取檔案需要攜帶畢業證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發畢業證者；欠學費者；處分未撤銷緩發畢業證者，成績不合格者。監管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業單位檔案管理部門拆封等。
高職畢業生檔案是指已經完成教育部、學校、各專業人才培養方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業生檔案里面的內容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優登記表；實習成績考核表；畢業論文答辯開題報告；畢業論文答辯成績單；畢業生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校專科畢業生就業通知書等材料。
2 高職院校畢業生檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理意識不強，管理不規范
高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發的《干部人事檔案材料收集規定》，并沒有形成自己的檔案細則和規定。在執行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現象，檔案不能避免有丟失情況，等發現后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。
2.2 口袋檔案和棄檔現象逐年增多
口袋檔案是指畢業生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現象的產生一方面是因為畢業生急于就業，并沒有簽訂正式的勞動協議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業生畢業以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。
2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進
由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數高職院校仍以傳統的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發案宗的內在信息，計算機現代化管理并沒有派上用場。
2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現象存在
有的畢業生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現，比如：教師評語、思想品德、畢業答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現和成績不算優秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現不是太優秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。
2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規范
高職院校還沒有形成統一的標準，造成發放檔案的過程隨意性很大，很不規范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統一造成檔案發放的混亂，有時會出現“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。
3 高職院校畢業生檔案管理工作完善措施
（1）加強領導，保證畢業生的檔案質量。學校應該統一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養方案，制定全校統一的載入學生檔案材料的全部內容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業宣傳出去。規定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。
（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。
（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經常組織檔案管理校內外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。
（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現不足的環節提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業生檔案質量。
（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們如果認識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。
總之，高職院校畢業生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規范化，為學校服務，為畢業生和用人單位服務。
L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業抗挫力培養研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業抗挫力培養路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214
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關鍵詞：高校；畢業生；檔案管理
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業生檔案的內容與特點
1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。
2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。
3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。
二、高校畢業生檔案管理中存在的問題
（一）畢業生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。
（二）檔案管理不規范
檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策
（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。
（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。
三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。
（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理
采用先進的信息化手段加強畢業生檔案管理，建立畢業生電子檔案庫，實行畢業生檔案網上查詢，提高管理效率和水平。充分發揮網絡優勢，建立畢業生網站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內容上網，對需要保密檔案文件信息進行加密處理，對允許閱讀的用戶，當身份鑒別確認后方可進行解密處理讀出相應的數據。用人單位可以通過上網查詢并利用，實行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業生在學校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業生檔案管理更加規范、有序、方便。
一、大中專畢業生人事檔案管理現狀分析
大中專畢業生的人事檔案是全面考察學生多年來的學習、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據。但從人才中心所接轉的的大中專畢業生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現象，造成無論是給畢業生的就業還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業生檔案接收中經常出現檔案材料錯放、寄錯，甚至出現一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業的登記保管等，在收集大中專畢業生的人事檔案材料過程中出現雜亂無章的情況。同時，由于畢業生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規范現象。2.人事檔案的專業性、保密性不強。大中專畢業生的人事檔案需要嚴格依據國家檔案轉遞、管理規定要求執行，但現實中由于專職檔案管理人員少，畢業生在人事檔案轉遞過程中往往由輔導員、班主任甚至是學生代為轉遞，非專業人員的過多介入導致了人事檔案管理的專業性不強。此外，大中專畢業生在后期為了提高知識，參加相關的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學畢業生就業報告》公布的數據顯示：高職高專院校2014屆畢業生半年后的就業率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業生失業率為8.5%，每年有數十萬的畢業生處于待業狀態，因此，做好畢業生的人事檔案管理和開發工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業技能或體能，增加勞動產生的一種投資行為。做好畢業生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業服務保障。大中專學生畢業后往往輾轉多個城市就業，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》的有關要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優勢；另一方面，要充分調動企事業、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業人員人事檔案的建檔、轉遞工作，為流動人員就業做好服務。
三、大中專畢業生人事檔案管理對策
［關鍵詞］檔案管理 報到證 人才服務機構
［中圖分類號］G275.9;G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）06－0060－01
離校高校畢業生的檔案根據報到意向，絕大多數被存放至所在地人才服務機構。在對其檔案進行分類整理中發現，各地高校畢業生的學生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實地反映了學生的具體情況。高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。
一、學生檔案管理工作問題
高校與學生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留?！熬彊n”。這類情況，要么是學生在不知情的情況下其檔案“被留校”，要么是自愿要求存放檔案于學校，用于近期讀研。其實這是最沒有實際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數都意味著沒有報到證。如果進入機關事業單位等對干部身份有要求的部門，報到證就是一道門檻。錯過了報到日期，就意味著要辦理報到證或改派報到證。報到日期的延后，直接與轉正定級密切相關，也即隨之順延。因此，高校畢業生的學生檔案在其畢業后應及時存放到人才服務機構托管。
其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學生本人已經溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內畢業的學生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當地教育局，而教育局又不得不將檔案轉遞到人才服務機構，造成檔案的二次投遞，在費時費力的同時也影響了報到時間。第二，省外畢業的學生存檔問題。針對省外畢業生的檔案派遣方面多數高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業生就業指導部門。許多高校未盡到告知義務，致使絕大多數高校畢業生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經郵寄到生源地。一旦學生想到要用檔案的時候，發現檔案不在生源地，不得不從學校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學生在人力、物力、時間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學生要及時了解檔案的去向，做到有備無患。
再次，檔案存放到高校畢業生就業所在地的人才服務機構。這一方式，在目前看來是對高校畢業生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉遞至人才服務機構，做到了從學生檔案到人事檔案的有序銜接，為學生的就業安置工作起到了很好的基礎性作用。人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。
二、學生檔案管理工作中出現問題的原因
首先，一些教師對學籍管理缺乏正確的理解，認為學生的學籍檔案管理應為教學管理部門負責，對有關學籍管理的規章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。
其次，畢業生由于對成績、就業等方面關注度較高，對其自身檔案認識不清，甚至個別學生將之視為可有可無的東西。
再次，入學教育缺失。一些高校在新生入學時進行入學教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時有效的入學教育，致使學生對在校期間的現實表現、學習動力及動機沒有足夠認識。
第四，離校教育缺失。絕大多數高校對即將畢業的學生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學生在急于就業的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時候又不知道它身處何方。
三、提高檔案管理綜合水平
（一）規范管理，建立科學合理的管理模式
隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。
（二）樹立三個服務理念，強化五個一切思想
建立健全規范的管理制度是搞好學生檔案管理工作的基礎。在具體實踐中，工作人員應樹立三個服務理念，強化五個一切思想。即樹立學生的訴求是工作的動力，學生的滿意是工作的業績，學生的認可是快樂和幸福的標尺。要堅持學生利益高于一切，實事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統率一切，快樂自己奉獻一切的思想。
【參考文獻】
關鍵詞：高職院校 畢業生 檔案管理 問題 對策
高職院校畢業生檔案管理工作也是高職院校畢業生就業工作的一個重要環節。一所學校畢業生檔案管理工作是否制度化、規范化，不但事關高職畢業生的切身利益，也衡量著學校畢業生就業工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度。健全的規章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業生檔案管理制度。以為例，全區37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業生檔案管理相關規章制度，其它學校在這方面基本處于空白。
2.畢業生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業生檔案管理工作，多將其作為年度畢業生就業工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業生檔案管理看作是畢業生就業工作的邊緣化工作，在畢業生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題。現在許多高職院校畢業生檔案管理部門多為就業工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業生檔案規范化管理造成了障礙。
3.畢業生檔案整理不規范。由于高職院校畢業生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業生檔案管理規章制度和專業檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業生檔案整理不規范，突出問題在畢業生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業務不熟，缺乏統一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業務不熟悉，導致畢業生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業生造成了一定障礙。
4.畢業生檔案保管不規范。畢業生檔案保管是畢業生檔案管理工作的重要環節，卻也是高職院校畢業生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業畢業生，也有一些用人單位不接收畢業生檔案的情況，致使一部分畢業生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業畢業生的后顧之憂，讓他們安心地繼續尋找工作，教育部規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉遞事宜，由于一些高職院校畢業生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業生的檔案由于年頭較長，出現了檔案丟失的情況。
二、規范高職院校畢業生檔案管理的措施
1.制定畢業生檔案管理規章制度。高職院校必須將畢業生檔案管理規章制度建設作為規范畢業生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業生就業體制改革的需要，適時制定學校畢業生檔案管理相關制度，對諸如畢業生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉遞、留校檔案管理等問題在規章制度中予以明確規定，用制度去規范學校畢業生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經驗，還必須熟悉高校畢業生就業工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題。基于這種情況，高職院校應立足現實，以學生管理人員及畢業生就業指導人員為根基，通過校內外多種途徑，加強他們的檔案知識及業務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業生檔案管理人員。
3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經濟的確立，我國高校畢業生就業體制發生了根本性的變革，畢業生就業渠道呈現出多元化模式，這給高職院校畢業生檔案管理造成了新的問題，傳統的畢業生檔案管理模式已無法適應現行的畢業生就業體制，亟待創新。
高職院校要牢固樹立“一切為了學生”的人本理念，以服務學校畢業生就業工作大局，服務學生為根本目標，以盤活畢業生檔案效用為目的，積極探索畢業生檔案管理模式。對于畢業生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉遞、留校檔案的保管等易發問題，進行創新改革，構建起符合高職院校校情的畢業生檔案管理新模式，使畢業生檔案管理制度化，規范化，能夠促進高職院校畢業生就業服務體系更加完善，更好地為學校畢業生就業工作及畢業生服務。
【關鍵詞】檔案；檔案管理；高職院校；畢業生
檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節，深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟與科技發展、精神文明及和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業生就業“取消統一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求?，F筆者就新時期高職院校畢業生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。高職院校畢業生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。
（一）檔案是社會發展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。
（二）檔案是高職院校學生工作查考的依據
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業、升學、參軍及政府機關、企事業單位聘用人才提供備查的依據。
二、新時期高職院校畢業生檔案管理的特點及存在的問題
（一）新時期高職院校畢業生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業生檔案管理工作的相關規定，學生畢業離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。
2. 畢業生檔案管理專業化程度低。大部分高職院校沒有專業的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強；絕大多數管理員沒有進行過專業培訓，業務能力差。
3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業自謀出路政策后，畢業生檔案管理呈現出多樣化、復雜化。一是畢業生考上公務員或到事業單位工作檔案隨即調走的；二是參加專升本考試進入本科院校轉走的；三是畢業后直接轉到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學校所在城市或其他城市企業工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉到工作單位或企業所在相應城市的人才中心托管的；五是即不轉亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。
（二）新時期高職院校畢業生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規模，由于人員不足或沒有專業的部門和人員負責，以致造成畢業生檔案工作被忽視，管理混亂，發生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協調欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。
二是學生檔案材料質量差。隨著社會的進步，科學技術的發達，現代化辦公設備已逐漸替代了傳統的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質量，與此同時也出現了一個不容忽視的問題：那就是由這些現代化辦公用具產生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質期短。
三、規范高職院校畢業學生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。
（一）領導重視，加強檔案管理
學校要把畢業生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現檔案規范化、專業化、科學化。
（二）增大投入，加強檔案館庫建設
檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結構、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業生數量最大規模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。
（三）學習培訓，加強檔案隊伍建設
檔案工作要適應新形勢的發展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業生檔案管理各項工作落到實處，避免出現學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發生。
（四）規范管理，加快檔案信息化建設
檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業進行電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動畢業生檔案的數字和數據庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調。對畢業后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業動向實施跟蹤管理，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉移檔案，從而實現檔案信息化管理整體推進。
（五）嚴把質量，實現檔案標準化
為較好地解決現代化辦公用具產生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業學生的就業、創業和再深造，更好地服務于社會、服務于經濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質量要求，幅面尺寸規格要統一、規范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。搞好高職院校畢業學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現，是政府機關、企事業單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經濟發展提供更有效的檔案服務。
【參考文獻】
