時間：2023-08-01 17:05:52
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電子文檔在歸檔前可以進行隨意的修改、復制、刪除等操作，可以進行多次復制，沒有次數的限制，在操作上比紙介文檔簡單、容易——只需要在計算機上通過相應的軟件來對文件內容進行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實性和原始性不會發生改變。電子文檔還可以對檔案上的小瑕疵進行修復，例如檔案因為時間的久遠，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過軟件進行修復，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經過修復后，保存就不再受到時間的限制了。
而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內容，比較耗時，不利于操作，當在抄寫時出現錯誤需要修改或者需要增加內容時，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會出現修改痕跡，對有價值的文檔轉化成檔案后會影響文檔的整潔。同時，紙介文檔保管時間長，會出現紙張發黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進行修復或修補，既費時也不利于檔案保存和利用。
二、電子文檔的儲存
電子文檔形成后可以存放在多種存儲介質，例如磁盤、光盤、移動設備等，而且必須在計算機上讀取、處理。電子文檔存儲在特定的存儲介質上，就可以在不同的時間、地點通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時間、空間的限制，但卻離不開計算機的軟硬件環境，只能在計算機上通過相應的軟件來進行讀寫。
但是電子文檔在儲存方面也存在一個比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當或違規進行操作，文件可能會因此出現損壞，甚至會丟失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術措施去保護檔案，如復制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時間到檔案館去查閱，比較耗時，不利于檔案的利用。
三、電子文檔的安全與保密
在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強對存儲介質的嚴格管理。由于電子文檔可以存儲于多種存儲介質，如光盤和移動硬盤等可以存儲大容量的電子文件；這些存儲介質都不受時間和空間的限制，可以在不同的計算機上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時，由于這些介質攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。
所以，我們需要不定時對信息系統進行檢查，確保檔案信息系統的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負責，實行專人專機使用，確保電子文檔的安全與保密；對于保存在電腦里的文檔，也要不定時進行備份或者拷貝到特定的存儲介質，如移動硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對比電子文檔好。
隨著信息技術的發展，檔案信息生產、傳播和儲存的形式發生極大的改變，以數字形式存儲的電子會計檔案已成為會計檔案工作中越來越重要的檔案形式。會計檔案是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業單位財務方面的歷史材料等信息。但在會計檔案管理長期保存工作中仍然存在一些問題。因此，需要會計人員去認真學習、積極探索，以促進會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務工作服務。
1 電子會計檔案信息管理的重要性
經濟運作是單位存在的生命之源，而財務會計檔案管理的質量直接影響著單位的經濟運作情況。對于電子會計檔案來說，其是單位在長期運營過程中產生的財務資料，代表了本單位財務情況，對后續經濟活動的展開和管理均具有重要指導意義。電子會計檔案管理工作的有效實施，可以提高信息處理的速率和質量，為各部門下一階段的經濟活動提供財務數據支持，同時新型技術的應用，還可以有效解決勞動力，控制成本投入，提高會計信息的綜合利用效果。但是電子會計檔案管理、應用以及保存等工作的實現，均需要將計算機網絡作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會受到外部因素影響而出現問題，造成檔案信息損毀或者失真?；趩挝贿\營需求，必須要加強對電子會計檔案長期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。
2 電子會計檔案信息的特點
2.1 信息保存期延長
新法規中規定會計檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對會計檔案移交單位檔案管理機構年限進行了適當延長。在此背景下，怎樣才能實現電子會計檔案信息的長期保存，已經成為行業研究要點。在應用各項技術對檔案信息進行保存時，還要注意在后期階段，是否存在系統以及平臺來有效讀取原有數據檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發揮其所具有的指導信息。
2.2 信息保存要求高
現在計算機信息技術已經被廣泛的應用到各個領域，對檔案信息管理工作的實施也具有一定推動作用，已經實現了現代化和數字化發展。在此背景下，不存在紙質檔案對應的原生電子會計檔案持續出現和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規定單位生成以及外部接收的電子會計檔案信息，可以利用電子形式進行保存，需要計算機系統以及專業軟件技術作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會計檔案保存存在缺陷，勢必也會對電子會計檔案信息的長期保存產生不良影響。
2.3 信息內容復雜性
想要實現對電子會計檔案信息的長期保存，需要對其具有的特點進行分析，因為其會涉及到多方主體，需要科學性高的組織者對各類檔案資料進行統籌管理，同時還要求具有較高專業技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會計檔案保存載體特點，還需要已經相對成熟的系統和軟硬件作為基礎，單位需要與專業系統、軟件開發商保持有效聯系。假如在此過程中存在任何問題，均會加大會計檔案信息保存風險性，導致其在長期保存過程中受到破壞，造成信息失真。
3 電子會計檔案信息管理中存在的問題
3.1 配件支持問題
因為電子會計檔案信息的長期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現狀來看，很多單位此方面建設不到位?，F用檔案信息保存和利用載體的服務器、硬件外圍設備以及終端均需要進行更換和升級，以及財務管理系統也需要進行更新。
3.2 管理工作問題
雖然對電子會計檔案信息管理的重視不斷提高，但是因為技術水平限制，目前管理工作在實際開展中還存在較大缺陷。很多具有會計等財經專業學歷的財務人員，并沒有檔案學專業背景，對檔案管理工作內容以及要求了解不全面。同時，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導致電子會計檔案長期保存中出現丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導文件應用。
3.3 專業技術問題
電子會計檔案信息的長期保存，關鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會被篡改、竊取，保證在后期應用中可以順利讀取。但是現在參與財務管理工作的人員，并不具備專業信息背景，無法高效應用各項信息技術，在對財務管理系統以及保存系統進行操作時，經常會因為人為失誤加大保存風險。
3 電子會計檔案信息管理優化措施
3.1 提高人員綜合素質
所有保存管理工作的實施，均需要由專業人員負責，這樣單位就需要安排專業素質和職業精神較高的人員負責，降低人為因素對保存工作的影響。對財務人員進行專業培訓，使其在掌握財務相關知識的同時，提高信息安全意識，自主學習并掌握信息技術，提高自身信息處理能力，可以根據實際工作要求熟練操作不同電子會計檔案系統。同時，還應提高對電子信息檔案長期保存工作的重視，應用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據實際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經濟活動的展開提供信息支持。
3.2 完善各項規章制度
要針對電子會計檔案長期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開提供保障。與傳統會計工作相比，電子會計工作中電子憑證長期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對管理行為進行約束，明確管理人員職責，保證各項管理措施的有效落實。并通過獎懲制度的落實，來提高工作人員主觀能動性，互動按照要求開展管理作業。
3.3 優化專業技術系統
要建立功能完善的系統，并保證各項配套軟硬件的落實，定期對操作系統進行更新。物理方面要做好計算機系統防火、防水、防盜、防震，安排人員對辦公區域進行不定期巡查，避免外力對系統產生影響。提高計算機系統、電子檔案管理系統以及會計核算系統運行安全性，可以準確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、財務會計報表、會計財薄等會計資料。另外，還要基于電子檔案信息長期管理要求，設置經辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應用完整性。
關鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略
在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、電子檔案的定義及其特點
所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：
1、電子檔案管理的優勢
首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。
2、電子檔案管理的缺陷
首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。
二、電子檔案對高校檔案管理的影響
1、檔案管理程序的轉變
紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。
2、電子檔案分類方式的轉變
電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。
3、電子檔案管理內容與形式的轉變
檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。
三、高校電子檔案管理策略
1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測
電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。
2、做好高校電子檔案原始性保護
高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。
3、加強高校電子檔案管理員的技術指導
要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。
四、小結
隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。
參考文獻
關鍵詞：事業單位；電子檔案管理；對策
方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統的紙質檔案管理模式，在事業單位的檔案管理工作中逐步推廣應用。但是，目前事業單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態，缺少制度規范，存在一些不足。本文從電子檔案的優勢、不足、對策三個方面進行了闡述，以加快事業單位電子檔案管理制度化、規范化進程。
一、電子檔案的優越性
1.電子檔案能有效降低辦公成本
傳統的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環節的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機、一個網絡管理平臺和熟悉計算機操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實現無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。
2.電子檔案管理能進一步提高工作效率
電子建檔與傳統的手動建檔相比，用計算機工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強度，能節省大量時間。電子檔案管理，把傳統的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補充的遺漏的檔案，或者刪除重復的檔案時，傳統的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。
3.電子檔案保密程度更高
傳統的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。
4.電子檔案更有利于發揮檔案資料的價值
傳統的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個查找，費時費力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習慣等因素的影響，傳統檔案的標準、質量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習慣從網絡上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標準統一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。
二、電子檔案管理中遇到的問題
1.安全性問題
計算機給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機房、計算機、打印機等硬件設備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強，對移動硬盤、U盤、光盤等存儲設備重視程度不夠，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。
2.檔案管理人員認識問題
目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質立卷的傳統模式中解脫出來，只是安于現狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創新，導致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業務知識培訓不足，特別是仍在使用紙質檔案的事業單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發展、開展業務知識培訓的投入嚴重不足。
3.電子檔案管理制度不健全
目前，已經使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等各個環節都缺少統一的標準，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術指導、存儲格式、密碼設置、監控系統等都缺少制度規范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態。
三、電子檔案管理的對策及建議
1.完善電子檔案管理軟硬件設施，確保電子檔案安全
高質量的硬件設備、穩定安全的軟件和系統、相對獨立的電子檔案管理區域，是電子檔案能夠持續穩定發展的基礎。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設施設備，加強對計算機儲存設備的安全保護，實行專機專人用，對計算機的軟件和硬件設備進行定期的更新和維護，以保障計算機設備的正常運行。設置專門的電子檔案管理工作區域，安裝電子監控、防盜門窗等設施，確保設施設備安全。
2.培養專業的電子檔案管理人員
各事業單位抽調綜合素質高、責任心強、勇于創新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規、軟硬件操作技術、業務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優勢，真正提高檔案管理人員的創新意識和業務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。
3.建立健全電子檔案管理的各項規章制度
電子檔案管理制度化、規范化管理，必須有健全完善的規章制度作為保障。事業單位要結合檔案法、檔案管理規定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進崗位職責、硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協議等各項工作制度化、規范化，確保電子檔案管理工作安全有序發展。
結語：電子檔案管理的優勢明顯，也順應了時展的需要。但是目前事業單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調研，積極探索，提高業務能力和網絡操作技能，還需逐步完善硬件設施設備，建立健全規章制度，推動事業單位電子檔案管理工作逐步制度化、規范化，進一步發揮檔案資料的利用價值。
參考文獻：
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[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風險及防范措施，商情，2013年第24期
關鍵詞：傳統檔案管理；現代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規范的檔案管理機制。規范化、標準化和現代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強這些工作的細節管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區分，并組成一定的體系。根據涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優先處理，優先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統檔案管理與現代電子檔案管理的對比研究
傳統檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統檔案管理所儲存的主要是紙質資料；電子檔案管理的儲存介質為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現資料處理與傳送，電子檔案的表現形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統檔案不可分離：傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，傳統檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不用承擔病毒或網絡風險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優點。
（1）電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環保事業。
（2）電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
（2）企事業單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結語
相比傳統檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現也有利于環保事業的開展。但是傳統檔案管理也有著它不可替代的地方，在現階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者會相互協調著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統檔案管理，檔案管理工作人員應該充分利用二者的優勢，來提高檔案管理質量。
參考文獻：
一、電子檔案和紙質檔案并存的優勢
（一）滿足社會的閱覽需求。電子檔案和紙質檔案并存，可以滿足社會的預覽需求。我國各行政機關和企業事業單位、社會團體都有專用的檔案，在進行檔案管理時，需要對檔案進行收集、分類和具體分析。隨著現代化技術應用范圍的不斷拓展，電子檔案出現，可以實現傳統檔案的數字模式轉換。各行政機關和企業事業單位、社會團體對檔案類型有不同的傾向性，有的偏好于紙質檔案，沒有采用現代化的網絡信息技術，成立電子檔案系統；有的偏好于電子檔案，取代了傳統的紙質檔案管理部門。從這個角度來看，電子檔案和紙質檔案并存，可以滿足社會多元化的檔案預覽需求。
（二）發揮二者的獨特優勢。電子檔案和紙質檔案并存，可以發揮二者的獨特優勢。與紙質檔案相比，電子檔案具有如下幾個明顯優勢：第一，電子檔案的操作相對簡單。第二，電子檔案的儲存量更大。第三，電子檔案可以實現數據共享。當然，電子檔案也存在較大的局限性：第一，電子檔案的數據管理難度較大。第二，電子檔案的真實性有待考量。由于電子檔案具有明顯的缺陷，紙質檔案必不可少。從歷史發展來看，我國的司法機構一直沿用紙質檔案，其權威性得到了社會的普遍認可，與電子檔案相比，紙質檔案的安全性可以得到保障，因此必須在檔案管理中發揮電子檔案和紙質檔案的優勢。
二、電子檔案和紙質檔案并存的策略
（一）健全檔案管理標準。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該健全檔案管理標準。我國在2003年7月國家?n案局6號令頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定了電子檔案管理的基本條例，隨著電子檔案使用范圍的進一步擴展，檔案部門應該進一步完善檔案管理的標準。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該對電子檔案的制定和編寫進行規定，并按照電子數據的不同，形成不同的存儲格式。第二，應該做到電子檔案的歸檔工作，并設置專門的電子檔案管理部門。第三，應該對紙質檔案進行定期維護和審核，避免紙質檔案出現字跡裉色、水分浸入等問題。第四，應該對紙質檔案進行修繕，并對紙質檔案進行集中整理。
（二）實現檔案資源共享。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該實現檔案資源共享。電子檔案和紙質檔案在內容上存在相似之處，因此應該實現兩種檔案資源的共享，提高檔案內容的價值。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該控制電子檔案和紙質檔案的歸檔日期，盡量統一安排歸檔。第二，應該引進現代化的紙質檔案數字掃描儀，把紙質檔案掃描成數據內容，形成電子檔案。第三，應該采用人工抄寫的辦法，把電子檔案的內容記錄下來。
（三）形成檔案管理體系。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該形成檔案管理體系。原有的檔案管理體系以紙質檔案作為重點，為了提高檔案管理的水平，需要形成新的檔案管理體系。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該加強管理人員對檔案信息的重視，賦予檔案部門更多的職權。第二，應該加大檔案部門的人才隊伍建設，引進具備專業信息技能的人才，對紙質檔案和電子檔案進行統一管理。第三，應該保障檔案管理的外部環境，不斷充實館藏內容。第四，應該對電子檔案和紙質檔案進行分層管理，并實現管理的交叉。
（四）保障檔案信息安全。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該保障檔案信息安全。無論是電子檔案還是紙質檔案，其安全性都會受到威脅，為了對檔案信息進行保密，應該加強對檔案的保管。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該擴展紙質檔案的管理空間，隨著事業單位發展年限的延長，紙質檔案的數量會不斷增加，因此要擴充管理空間，擴大檔案管理的專門庫房的規模。第二，應該做好檔案管理庫房的防火防盜工作，并形成網絡監測系統，對庫房管理進行動態監督。第三，應該引進保險柜等加固設備，對重要檔案進行安全防護。
【關鍵詞】醫院電子檔案管理 實踐
醫院在工作中通過對護理、醫療、教學、管理活動的總結建立檔案，對具有價值的文字、研究、圖標與音像等進行記錄與保留，對于醫院以后的研究與調查提供資料與指導作用。隨著經濟的發展與社會的不斷進步，高新技術與計算機在醫院檔案管理中得到了廣泛的推廣與使用，其在提供很大便利的同時也帶來了比較多的問題。本文根據醫院電子檔案優點與缺點，結合醫院在管理工作中使用電子檔案應該注意的問題，論述在醫院檔案管理中電子檔案的重要性。
1.醫院電子檔案管理的現狀
近年來，國內醫院電子檔案管理得到了迅速的發展，醫院加大資金投入用于檔案的管理，充分的運用網絡技術，實現了檔案管理的網絡化與數字化，綜合檔案信息資源的管理取得了較大成就。然而科室管理還存在著一些問題，這些問題影響了醫院技術的提高與發展。
1.1檔案管理人員水平與素質缺乏
檔案管理并不只是單純的看管，一些醫院在進行檔案管理時由于存在認知的錯誤，對檔案管理的重要性不能充分的認識，檔案管理人員的選用上大多不是專業人員，這些人員由于對檔案管理知識的缺乏，在管理時存在著嚴重的失誤，分類不嚴密，管理不科學等問題廣泛存在，醫護人員需要檔案進行研究時，不能有效及時的提供，耽擱科研工作的進行?，F代社會的發展，許多醫院實現了檔案管理的信息化管理，原有的管理人員在計算機操作水平上知識欠缺，不利于推動醫院電子檔案管理的數字化，影響了醫院推動信心化、數字化管理的進程。
1.2協調機構的空缺
現代醫院各部門的檔案管理相互分離，國內雖然醫院眾多，然而各醫院之間的資源相對獨立使用，資源獲得上來源較少，各醫院缺乏交流導致醫院資源的浪費，而國內目前尚未出現統一協調的機構來引導醫院之間實現資源共享，這導致醫院之間交流較少，不利于我國醫療科研結果的創新與發展。
1.3檔案管理水平較低，標準不統一
許多醫院的檔案管理硬件設施并不完善，規模較小的醫院沒有足夠的資金支持，而一些大醫院雖然硬件較先進，但是并不能滿足醫院眾多檔案管理的需要，且醫院不愿意投入更多的資金與人力進行檔案的管理，這就造成了檔案系統管理的不完善，人力與硬件的缺乏導致在數據輸入時出現差錯，且資源共享不能有效的實現，標準化較低是醫院采用網絡對電子檔案進行管理時存在的突出問題。
2.電子檔案管理的優點
首先電子檔案主要采取磁盤以及光盤等能夠被計算機讀取的介質為載體，當前計算機已經能夠達到每秒數億次的運算速度，從而有效的縮短了檔案檢索時間，同時方便了工作人員查閱檔案。
其次由于電子文本自身也屬于網絡資源一種方式，因此其也能夠采用電子網絡來進行有效傳輸。同時其還擁有傳統的傳輸方式所無法超越的優勢，具有比較快的傳播速度，能夠滿足當前人們高傳播速度的要求，帶來比較大的經濟效益。
最后電子檔案通過電子文本的方式來儲存，可以通過網絡來傳輸，一些相關的部門能夠依據網絡協議來科學有效的檢索電子檔案，從而發揮電子檔案的優越性。
3.解決電子檔案管理問題的對策
3.1加強檔案管理教育，增強管理人員的意識
檔案管理雖然在醫院發展中起著巨大的推進作用，然而醫院管理人員意識較淡薄，忽視了檔案管理的重要性，不利于檔案管理與醫院的發展。檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導致電子檔案管理存在著嚴重的問題，針對這一現象，可以對管理人員進行專業知識的培訓，針對現代社會對檔案管理的要求，引進專業而又復合型人才，保證醫院電子檔案的科學發展。醫院要將電子檔案管理工作作為重要工作內容，對電子檔案管理的職能進行充分的完善，注重收集與使用。
3.2建立良好的規章制度
由于檔案工作屬于一項比較嚴肅的工作，尤其醫院檔案關系到人的生命安全，其權威性是確保檔案價值的主要前提與基礎。針對這種情況，需要醫院構建相關的制度，從而有效規范檔案部門的相關作業流程，來保證電子檔案真實性。
4.結束語
醫院電子檔案管理對于醫院的科研、提高醫院的醫療水平，改善護患關系有著重要的作用，因此，醫院在日常工作中要引起足夠的重視，提高醫院的其他業務水平的同時，加強科室管理，實現二者的共同發展。
參考文獻：
[1]吳曉琪.醫院檔案與醫院文化建設[J].江蘇衛生事 業管理，2002，13（6）：44-45
1 電子檔案管理的作用
電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。
2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。
2.2 操作性
傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。
3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢
3.1 鑒別整理
傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。
3.2 存貯
傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術在電子檔案管理中的改進
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
目前信息技術應用下的電子檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。
【關鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時代下發展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優勢
計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。
（一）檔案的共享與辦公自動化
在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。
（三）時效性和管理效率
傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。
（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力
檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。
（五）優秀的存儲媒介
傳統的檔案管理的存儲媒介大都是紙質的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉移的問題。容易出現火災或自然災害后檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發生災害時易轉移。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責
（一）收集信息
借助計算機系統為載體，收集需要的信息錄入網絡，存儲電子檔案。完成建立網絡電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統維護
在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經常調試，有專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。
（四）對檔案信息系統的保密
保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統的保密性十分重要。
（五）增加利用環節效率
利用環節是檔案管理中的根本環節，利用電子信息化系統，可以使檔案管理與互聯網結合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。總而言之，在當今社會互聯網的沖擊下，傳統的檔案管理已經難以跟上時代，互聯網在給其巨大幫助的同時也對傳統檔案管理提出了新的要求。復雜多樣且難度較大的檔案管理系統肯定會被電子信息化的檔案管理系統所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統是新時代下的必然趨勢。而順應趨勢，建立新的順應時代的電子信息化的檔案管理系統是我們行業貢獻社會的職責及必然要求。
