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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年2月2日
高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。
一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題
1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。
2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。
3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。
二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略
1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。
2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺。基礎設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源;二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。
3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。
主要參考文獻：
[1]劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究[J].沿海企業與科技，2010.7.
摘 要：財務檔案管理是機關企事業單位經濟活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分。為了做好財務檔案管理工作，應著力提高財務檔案管理的意識，建立健全各項管理制度，配備一定數量高素質的檔案管理人員。財務檔案管理工作還應做好會計電算化條件下財務檔案數據管理，并善于利用科學技術創新財務檔案管理方式。
關鍵詞：財務檔案；管理；
財務檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案之一。研究單位財務檔案的管理規范化，對于提高單位財務管理質量，促進單位有序發展有著積極的作用。當前，在國家注重經濟發展總體方針的指導下，各種社會機構在各項經濟活動及經營過程中積極尋求社會效益與經濟效益同步增長的最佳途徑，因而作為各項經濟活動真實記錄的財務檔案就顯得更為重要，財務檔案管理工作已成為經濟活動和檔案管理工作的重要組成部分。
一、強化財務檔案管理意識
要提高財務檔案管理工作水平，首先得從意識上著手。財務檔案管理人員必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對單位經濟活動和生產經營的重要影響，從而提高檔案管理意識，將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程當中。其次，財務檔案管理人員要提升自身檔案意識，要深刻意識到財務檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，更應該成為財務工作的監督者，要提高主人翁意識，讓財務檔案管理工作成為財務工作的試金石，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，充分發揮好檔案部門的監督調查和情報參謀功能。
二、完善財務檔案管理制度
依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個單位工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案移交、歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。
三、財務檔案管理人員要求
1.合理配置財務檔案管理人員。合理配置財務檔案管理人員是指要根據單位的實際情況結合工作性質和工作量，對崗位的設置、崗位人數、崗位人員要求等做出合理的規劃。規劃原則是既有利于財務檔案的管理，又有利于人際資源成本的節約。這就要求財務檔案管理要專人專崗，不能多設也不能少沒。
2把好財務檔案人員素質關。對于財務檔案管理人員，嚴格的講，首先要求其自身要具備財務人員從業資格和檔案人員從業資格的雙重資格。選聘人員時不拘一格，擇優選聘。一方面要選用那些原則性強、可信度高，甘于寂寞、不圖浮華，嚴謹求實，不畏權勢的管理人員。同時也要考慮到財務檔案工作的特殊性，財務檔案管理崗位要對財務知識有一定的了解，特別是會計檔案的保管必須要持有會計從業資格證書才能上崗。另外，財務檔案管理人員應該定期參加一些地方財政部門和檔案部門組織的業務培訓，不斷提高自身業務水平，以適應不斷發展的財務檔案管理工作。
四、會計電算化帶來財務檔案管理的新挑戰
目前，會計電算化已經普及到機關企事業單位的財務核算工作中。因此，要規范財務檔案的管理工作，必須重視會計電算化條件下的財務檔案管理。實施會計電算化后，財務檔案除了有傳統形式的紙質憑證、賬簿和報表等資料外，包括了以磁盤、光盤等存儲介質保存下會計電子數據，甚至還包括了網絡服務器數據庫里的數據信息。隨著財務檔案存儲介質的增加，加之計算機操作的特殊性，往往一個小小的操作失誤就可能導致所有的數據瞬間消失，如刪除誤操作、服務器系統故障、計算機感染病害等。這些都大大增加了財務檔案管理工作的難度，給傳統的財務檔案管理帶來新的挑戰。為了做好會計電算化條件下的財務檔案工作，必須建立財務檔案定時備份的制度。也就是將存儲在網絡服務器里的數據拷貝到磁盤或光盤內，同時在備查簿上詳細登記備份的日期、數量、保管方式等細節信息，方便日后查閱。由于磁盤和光盤的特殊性質，檔案管理人員還應定期檢查數據是否能夠可靠讀取，防止數據丟失。
五、善于利用科學技術創新財務檔案管理方式
首先，需要改善財務檔案管理的硬件基礎，實現財務檔案管理的數字化、網絡化。隨著信息技術的飛速發展，財務檔案管理工作的數字化和網絡化勢在必行，這不僅能蛺岣卟莆竦蛋腹ぷ髡叩墓ぷ饜率，而且能夠極大的改善財務檔案利用的便利性，并且網絡化能夠使財務檔案的利用率和公開化程度更高，使檔案不再是束之高閣。其次，引進一些西方的先進管理手段。二十世紀以來，西方現代管理學對于企業和各種社會機構的影響巨大，先進的管理理念和手段使企業和社會機構的生產效率提高了若干倍，同樣，在財務檔案管理當中也可以引進一些西方先進的管理理念和方法，例如美國的文件中心等管理方式，以實現財務檔案管理工作硬件和軟件的統一。
總之，財務檔案管理是一個系統化程度非常高的工作，其中還存在很多隱性的問題，加強財務檔案管理工作不僅是檔案工作的重點，更是單位財務工作公正、公開的有力保障。我們只有深刻把握住財務檔案管理工作的特點和存在的不足，潛心研究財務工作當中存在漏洞的預防策略，才能充當好財務工作監督者的角色，為領導決策提供真實、有效的服務。
參考文獻：
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[2]王國芹.簡述檔案管理方法的現代化[J].民營科技，2013（7）
【摘要】我國經濟發展進入新常態發展階段，給財務檔案管理工作提出了新的挑戰。本文將對當前財務檔案管理工作的意義和存在問題進行深入的探析，提出了新時期財務檔案管理工作思路與建議。
關鍵詞 財務檔案管理；問題；對策
我國經濟發展步入新常態階段對財務檔案管理工作提出了新的挑戰，因此，在正確認識和把握新時期財務檔案管理工作性質的基礎上，建立與新形勢新常態相符合的財務檔案管理機制、創新財務工作思路，使財務工作能夠更好地服務企事業單位之大局，成為當前財務工作的關鍵著力點。
一、財務檔案管理的重要意義
財務檔案真實地記錄了事業單位在各種社會活動中的收入與開支，是事業單位日常社會活動的客觀反映，對于支撐事業單位的發展起著至關重要的作用。主要表現在以下方面：（一）財務檔案管理是事業單位提高工作前瞻性、實施科學管理的根本前提。事業單位的財務檔案管理人員，通過對信息的收集與整理，并在此基礎上進行科學、合理的分析，將對事業單位日后的進一步發展和工作方式的改善提供有利的參考，如如何降低各類成本費用、培育做強新的業務利潤增長點等，在此過程中，財務檔案信息將為其提供可靠的參考依據。事業單位要做出重大決策及實現經營管理的創新，就必須充分依靠財務檔案所反映出的各種信息，這是保障事業單位適應新常態發展的關鍵所在。
（二）財務檔案是事業單位的重要經費開支憑證，關鍵時刻能產生間接的效益。財務檔案管理工作各類活動的全面記錄，財務檔案能夠以其內容及外形特征客觀反映過去所發生的某些事實，作為證明某項事件的書面文件。由上述分析可知，財務檔案管理與事業單位的發展是相輔相成、相互促進的，因此，財務檔案管理在事業單位發展乃至社會發展過程中起著不可替代的作用。
二、財務檔案管理中存在的主要問題
（一）從業人員特別是管理人員對財務檔案的重視程度不到位。從目前財務檔案管理工作看，主要存在兩方面問題：一是有些事業單位財務管理人員特別是領導干部對財務檔案管理工作重視程度不夠。受傳統觀念的影響，認為財務信息是非常保密的東西，需要采取保密管理措施，于是就將票據和賬簿一起封存起來，根本不建立檔案并進行管理。二是重視各類財務開支等具體經濟活動，但對財務開支后的檔案歸集整理等不重視，對財務信息根本不分類記錄、建檔，最終造成了財務檔案管理工作的諸多問題。
（二）對檔案管理相關法律法規的執行不到位。目前來看，雖然《檔案法》和《會計檔案管理辦法》已經頒布并實施了多年，但實踐證明，許多單位的財務工作人員乃至領導對其認識和遵守的自覺性還比較差，這就必然導致執行不積極。有些單位的領導認為財務工作就是記賬和轉賬、發錢和結算而已，有的甚至不知道財務檔案建設是法律法規要求必須做的事情，因此嚴重阻礙了單位財務檔案管理工作的有效開展；同時我們必須看到，雖然國家立法部門已經為財務檔案管理制定了相應的法律法規，但大都是宏觀上的規定。具體到實際的財務檔案管理上，至今尚無統一的管理標準，這就導致了各個單位在財務檔案管理上各自為戰、五花八門；雖然有的單位在財務檔案管理上已經有了一些創造性的建設，但整體上來看，仍然以粗放型的管理為主，形式非常混亂。由于對相關法律法規的執行不積極，缺乏統一的財務管理標準，必然造成單位財務檔案管理工作的滯后，進而影響單位工作的順利開展。
（三）財務人員檔案管理專業素質與IT 技術應用不到位。一是財務檔案管理人員的自身檔案專業管理素質偏低成為制約財務檔案管理工作的不利因素，提高工作人員的素質是一個亟待解決的問題。二是雖然財務核算實現了電子化，但各類憑證仍單一采取紙質保存的形式，未能采用影像掃描系統另備電子檔案，未實現雙介質保管。
三、解決當前財務檔案管理工作問題的幾點建議
基于當前財務檔案管理工作中出現的問題，筆者認為應做好以下三個方面的工作：
（一）切實提高對財務檔案管理工作的重視水平。在財務檔案管理工作中，一是要取得領導的重視，這是保障該項工作持續、有效開展的關鍵。二是要加強財務檔案管理隊伍的建設，加強財務人員在檔案管理方面的培訓學習，使財務管理人員真正掌握財務檔案管理的技術方法，培養一支技術過硬、素質較高的專業管理隊伍。
一、財務檔案管理中存在的主要問題
在財務管理中，必然是存在一定的問題的，但是只要我們抓住重點，并且加以解決，就一定能夠不斷完善財務檔案的管理工作。下面我們就其內部經常出現的問題加以闡述，希望能夠為相關的財務工作人員提供思路，找出解決財務檔案管理問題的方法。
1.對建立財務檔案管理的重視程度還有待提高
企業不僅為國家創造了巨大的經濟財富，還為人們提供了更多的工作機會，因此，企業的根本任務就是創造更大的社會價值以及經濟財富。在這種趨勢下，要想保證企業的不斷發展，就應該加強企業的財務檔案管理，財務檔案是企業在發展過程中各種活動的一種書面表現形式，是一種依據，所以我們應該重視對這方面的管理，這樣才能保證企業在規范合法的環境下運行，并且在市場競爭中占據優勢，甚至是在激烈的國際競爭中占據一席之地，為祖國爭光。可見財務檔案管理的作用是十分重要的，在各種市場活動中同樣也離不開財務檔案管理的指導性作用，如果我們要想充分促進企業的發展，就應該將這一工作得到充分的重視，只有這樣，我們才能在今后的工作得到順利的發展。但是當前在財務檔案管理工作中面臨的首要問題就是人們的重視程度不夠，甚至是不能形成有效的機制對檔案進行管理，在這種情況下，企業領導如果沒有形成高度的重視，沒有用長遠的眼觀看待問題，那么企業在內部的財務管理中就很難得到發展，進而影響到企業整體發展水平的提升。
2.對相關法律法規的執行不積極
缺乏統一的財務管理標準，自從國家的《檔案法》和《會計檔案管理辦法》頒布實施以來，經過多年的摸索實踐，在財務檔案管理上取得了一定的進步，但從整體的情況來看，許多企業的財務工作人員和管理者仍然對財務檔案管理的認識和相關流程的實行自覺性比較差，導致最后的執行步驟不積極不到位。有些企業對于財務管理工作的認識以為只是銀行業務上的轉賬、匯款等方式，更有許多的管理者根本就不知道財務檔案建設是我國相關法律法規的硬性要求，嚴重阻礙了企業財務檔案管理工作的開展。同時我們還必須清楚的看到，雖然國家立法部門已經為財務檔案管理制定了相應的法律法規，但大都是宏觀上的規定，多流于形式而已。
二、解決當前財務檔案管理工作問題的幾點建議
通過上文的論述，我們對企業的財務檔案管理中存在的問題有了初步的認識，為了避免在今后的工作中不再出現類似的狀況，我們就要找到行之有效的措施加以解決，將這項工作落到實處，要想促進企業的長遠發展，財務檔案管理是其內部源源不斷的動力。
1.制定統一的財務檔案管理標準
在進行財務檔案管理的過程中，一定要遵循相應的管理制度，因為制度是保證工作正常運行的根本，如果我們不能按照制度辦事，就很難對工作的效果具有統一的評判標準。無論是何種工作，相應的規章制度都是起到約束性的作用的，在財務檔案管理中也是如此，制定規范化的、統一的標準是當前財務檔案管理中的首要任務，建立相應的制度能夠確保在工作中具有一定的依據，對企業在發展過程中的財務狀況進行歸檔的整理，同時建立系統性的檔案管理，也方便今后工作中對相關檔案的查找，我們還要對財務檔案加以保護，這樣才能更進一步的加強財務檔案的管理工作，為企業的發展做出貢獻。在進行管理的過程中，還應該注意要將每一項開支明細仔細的進行記錄，留有相應的備案，以便在日后的工作中進行查找。
2.加強管理者重視和財務檔案管理隊伍建設
第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，考核通過的人員才能繼續參與崗位工作，考核不通過的應該給予一定的處罰，并要求繼續參與學習，學習期間待崗，待考核通過以后才能再次上崗工作。另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，包括檔案資料收集、分類、入檔、登記等情況，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤，財務檔案管理工作表現突出的工資待遇按一定幅度上調，表現較差的薪資待遇按一定幅度下調，只有這樣才能讓管理人員充分重視財務檔案管理工作。
3.建立信息化的財務檔案管理體制
規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定是企業工作的重點任務。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要在經營管理當中合理地使用財務檔案，為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，企業要重視財務檔案安全管理。對于財務檔案，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準，同時能在企業內查閱的，應該盡量在企業內使用。企業內部管理人員基于工作需要查閱財務檔案材料的，除了經過檔案管理部門的同意之外，還應該嚴格做好借閱登記，涉密檔案材料只能查閱摘抄，不能復印。除了財務管理部門之外，其它部門工作人員沒有財務檔案資料的查閱權限，即便是公司的領導層，查閱權限應該也要受到嚴格的限制。
[關鍵詞]醫院；財務管理；檔案；信息化；建設
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039
[中圖分類號]R197.3；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-02
作為醫院財務管理中的重要環節，財務檔案管理在整合財務資源、促進醫院整體發展上發揮了巨大作用。隨著時代的不斷發展，傳統的財務檔案管理模式表現出巨大的問題，已經無法滿足時代的發展對醫院財政管理提出的要求，很大程度上阻礙了醫院的整體發展。而在信息化時代的大背景下，計算機網絡技術對傳統行業帶來的沖擊不言而喻，信息化和數字化的發展也使得醫院的財務逐漸走向規范化和高效化。由于醫院財務管理的實際工作受到來自社會方方面面的影響，財務管理中的檔案從建立到存檔、查閱、修改等多個環節都存在重大問題，財務檔案管理無法做到規范化和準確化，更無法為財務管理的發展起到推動作用。財務檔案管理中的信息化建設可以很好地解決這個問題，給醫院的現代化建設提供了一種新思路。
1 財務檔案管理信息化建設的特點
1.1 財務檔案管理信息化建設的優點
1.1.1 加強信息整合，促進信息共享
隨著醫院經濟狀況的不斷好轉，醫院財務管理越來越細致化和規范化，如何有效記錄和查閱財務管理信息是決定檔案管理系統工作效率的重要評判指標。傳統的紙質財務檔案記錄方式因為記錄要求的不同采取分別記錄的方式，雖然具有一定的真實性和穩定性，但是無法實現高效共享，也不能根據財務檔案數據的特點進行自動分類和管理，更加無法滿足高效化和自動化的發展要求。信息化財務檔案可以充分利用自己的技術優勢自動對財務檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對財務檔案的分類效率和管理水平。另外，利用信息化財務管理系統，相關管理人員可以隨時查閱醫院財務的實際運行情況，進而可以充分利用醫院的人力資源，提升資源的利用水平。另外信息化管理系統也為醫院的財政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫院各部門之間的有機結合，增強了醫院的整體凝聚力，提升了醫院的工作效率。
1.1.2 提高財務檔案的利用效率
傳統的財務檔案管理普遍使用人工方式，要耗費大量的人力、物力和財力，給醫院的實際運行和管理帶來巨大困難。將信息化管理模式引入到醫院財務管理中，可以建立起基于信息化系統的財務檔案數據庫和相應的檢索目錄，這樣當需要查閱或是復制某一段時間內的財務明細檔案記錄時僅通過檢索目錄輸入相應的檢索關鍵詞就可以快速瀏覽相應的信息，必要時還可以在系統上下載下來，避免人工翻閱紙質檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素影響，最大限度上保證數據信息的完整性和正確性。另外，信息化管理系統還可以提供多字段結合的數字檢索方法，極大地提高了信息檢索的效率，促進了醫院的高效發展。
1.1.3 提高財務檔案保管的安全性
財務管理掌管著醫院的經濟命脈，財務檔案中包含大量的涉及資金去向、資金儲備情況等的敏感信息，這就對醫院財務檔案的安全建設提出了更高要求，醫院財務檔案的信息化建設是提升檔案保存安全性的有力保證。傳統的紙質化檔案由于材質不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的財務檔案難免會出現破損、損壞、丟失以及字跡不清的情況，不利于醫院的長久發展。而信息化財務檔案的建設可以充分利用數字技術的優勢，檔案的建立、保存、傳輸、修改、查閱等相關過程都可以在信息化系統中進行，降低了紙質檔案各類中間環節帶來的風險。同時信息化系統的建設還可以為財務管理人員設置專屬的賬號和密碼，通過設置訪問權限阻止院外人員和非財務管理人員訪問財務管理網站，整體上提高醫院管理系統的便捷性與安全性。
1.2 財務檔案信息化建設的缺點
1.2.1 檔案管理信息的真實性和原始性無法得到保證
雖然財務檔案管理的信息化建設可以充分利用計算機網絡技術進行財務檔案的自動化管理，但是在相關電子檔案的建立過程中需要專業的財務人員手工輸入相關財務數據，再由系統自動將電子檔案進行存檔。而人工操作難免會產生一定的人為錯誤，信息的真實性和原始性都難以保證，給后續的財務管理帶來極大困難。另外，也不排除財務管理信息被他人惡意篡改而導致的信息失真情況。
1.2.2 財務信息的安全性與保密性難以保證
信息化財務管理系統是建立在計算機網絡技術上的，而隨著計算機技術的不斷發展，黑客技術也相應得到提升，且任何系統都難免或多或少的存在一定漏洞，財務系統始終是網絡黑客攻擊的對象。在資源共享的同時要保證財務轉移信息的安全性與保密性，因此，醫院財務管理部門應該設置相應的訪問權限保證財務信息的安全性，完善相關信息的保護制度，并對全體工作人員加強網絡信息安全意識和保密意識，從制度上和技術上保證財務管理信息的安全性。
2 目前我國財務檔案管理中存在的主要問題
2.1 缺乏有效的醫院財務檔案管理制度
目前，我國醫院財務管理系統中存在的首要問題就是缺乏完善的財務檔案管理制度。由于醫院是一種以服務社會為主要目的的事業型單位，醫院的工作重點往往放在治病救人和服務大眾上，相關領導對財務管理工作沒有引起足夠重視，普遍認為財務科只是醫院的輔部門，將主要精力和資金都放在臨床一線和治病救人上，簡化財務管理流程，某些財務管理的細節不能落到實處，導致資金在收支中出現問題，成為阻礙醫院正常發展的最大因素。另外，醫院財務管理人員不注重對相關票據的保存，導致出現問題時沒有有效憑證作為參考依據，這助長了監守自盜行為的發生。醫院領導只有提起對財務管理的高度重視，才能在根本上解決財務檔案管理中存在的主要問題，醫院各項工作才能順利進行。
2.2 醫院財務檔案管理方式落后
從財務檔案管理的工作性質分析來看，財務檔案需要由專業的人員來進行分類整理，且對工作人員的保密意識以及工作能力都提出了更高要求。但從現實情況來看，多數醫院辦公用房極其緊張，財務管理部門大多數與其他管理部門共用一個辦公室，無法提供專門的空間來存放財務檔案的資料和信息。加之財務管理工作人員編制嚴重不足，很多情況下都需要其他部門的人員共同參與財務檔案的收集、整理和存放工作，而其他部門人員的專業性不強，工作中容易出現技術或人為錯誤，在增加檔案管理紕漏的同時也降低了檔案管理的工作效率。
2.3 財務檔案的保存不規范
醫院內的財務檔案作為財務管理中的關鍵文件，掌握著醫院的經濟命脈，包含事關醫院資金來源、流向以及資金儲備情況等關鍵信息，在保存中應注重防蟲、防蛀、防潮、防火、防盜等。雖然大多數醫院的財務檔案有些存在放在檔案科，有些存放在專門的檔案室內，但總體上來講無法達到所要求的條件，有些年代較為久遠的財務檔案信息難免會出現破損、丟失、損壞等情況，且對相應的檔案室的管理較為松懈。
2.4 醫院財務檔案管理人員業務能力不足
由于上級領導的不重視以及財務檔案管理制度存在一定漏洞等原因，財務檔案管理工作通常是由其他財務人員兼任，而這些人員缺乏相應的信息化管理技術與經驗，無法對現有的檔案信息進行合理分類，更缺少將紙質檔案轉化成數字檔案的能力與技術，這是我國醫院中普遍存在的問題。醫院也無法對財務檔案管理員提供有效培訓，從而造成檔案管理人員信息化辦公意識不強，缺乏應有的基本知識，無法應對信息化背景下的財務檔案管理工作，成為阻礙醫院整體發展的一大因素。
3 提升醫院財務檔案管理信息化水平的建議
3.1 提高對財務檔案管理信息化認識
醫院領導作為醫院行政管理事務的直接決策者，首先要提升自身的數字化辦公意識，在充分認識信息化系統技術優勢的基礎上，不斷革新理念，將建設重點放在改革開放的新形勢和新問題上來，通過建立醫院財務改革制度同檔案管理之間的關系，不斷強化檔案管理的現代化、信息化和自動化建設理念，將財務檔案的信息化建設作為醫院的重點建設目標，最終實現醫院檔案管理的現代化建設。同時，院長與相關財務管理部門的領導應加大對信息化建設的投入力度，并通過舉辦座談會、宣講會等活動，定期舉行課程培訓課程加強醫院管理者對財務檔案的信息化建設優點的認識，強化檔案管理者的現代化意識和相應的工作技能，為全面提升醫院財務檔案管理水平奠定良好基礎。
3.2 完善配套的信息化檔案管理體制
良好的工作效率需要以完善的管理制度為前提，在醫院財務檔案管理工作中也是如此。財務管理系統的安全性建設是醫院管理中的重要內容之一，只有保證檔案管理的安全性，才能更好地實現檔案資源利用，繼而為醫院的各項管理工作提供更強大的支持。如數據庫的監控制度、重要數據的備份制度、財務檔案的存入制度、財務檔案的保密制度、財務檔案管理人員的崗位責任制度等都是信息化建設中的重要內容，因此，財務管理者應注重從這些方面入手，著手建設一套基于檔案管理的信息化建設制度，并落實責任終身制和相應的處罰機制，為財務檔案信息化建設保駕護航。
3.3 改善檔案的存儲環境，保證財務檔案安全、完整
信息化檔案的存儲設備一般為磁盤或硬盤，對存放環境有其特殊要求，如對周圍的磁場、濕度、溫度等都有嚴格限制，因為存放環境不符合要求，很有可能導致其內部的磁性結構發生變化而失去效用，這與傳統紙質檔案有根本區別。因此，在實際存放保管中首先要對檔案的保存環境要求有一個明確的了解，盡量保持適宜的溫度、濕度等。同時，對于磁盤類的檔案信息，應該每年備份一次，且實行雙備份并異地存放，這樣當一份備份文件被損壞時，不會徹底失去參考數據。另外，對于傳統的紙質化檔案，存放時應該注意防蟲、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存儲基礎設備，盡量避免損壞的事情發生。
3.4 提升檔案管理工作者的業務水平
財務檔案管理工作的性質決定了檔案管理者不僅需要具備一定的財務管理知識，還應該具有相應的檔案管理經驗，在數字化和信息化日益發展的今天，財務檔案管理者的業務素養和數字化設備的運用水平直接關系著數字化系統的工作效率，因此，有必要提升檔案管理員的專業素質。首先，醫院應該提高財務檔案管理人員的招聘門檻，對招聘環節進行嚴格把關，杜絕的情況發生。其次，對現有的檔案管理人員定期進行業務培訓，邀請本行業的精英人士或是專家來本院召開座談會或是工作研討會，向檔案管理人員介紹世界上先進的技術和工作經驗，并要求參訓人員及時做好總結工作，切實提升自身的信息化工作意識和工作能力。
4 結 語
醫院財務檔案的信息化管理不僅保證了財務信息管理及時、有效進行，更提升了財務檔案在保存和管理中的安全性和完整性，因而對促進醫院的整體發展具有特殊意義。本文針對醫院財務檔案管理中存在的主要問題進行重點探究，指出應該從提升管理者的信息化辦公意識、完善相應的信息化管理制度、改善檔案保存環境以及提升檔案管理人員的業務素質等方面進行努力，希望對我國醫療事業的整體發展具有一定的指導意義。
主要參考文獻
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關鍵詞：醫院；財務檔案；管理
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）02-00-01
一、前言
當前，我國的醫療衛生行業競爭日益激烈，加之醫療體系的改革與優化，使得醫院需要進一步提高自身管理工作、財務工作的有效性，增強自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發展空間，這樣才能為我國醫療衛生事業的完善與進步起到推動作用。而醫院管理與財務工作的主要參考依據又來自醫院檔案，再進一步來講，醫院財務檔案管理又是整個醫院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要，其財務檔案的完整性、準確性、真實性，對醫院的未來發展決策起著舉重輕重的作用。
二、加快電子檔案信息化建設
隨著先進的計算機網絡技術的飛速發展，醫院的財務檔案管理的電子化、信息化和現代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫院在財務檔案的管理工作中必須充分運用現代化的高科技術成果以及先進的管理手段，最大限度地提升財務檔案管理工作的效率。
電子財務檔案是一種具備較強的保存價值的、可以由計算機系統來進行處理并存儲的材料。在產生電子財務檔案之后，必須對其加以整理。傳統的檔案整理工作僅僅是整理紙質的卷宗，而電子財務檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務檔案，就必須對于所接收到的電子文件進行科學合理地分類，并且合理有序地設計目錄，同時形成適當的備份文件，從而為將來的電子財務檔案檢索工作打下堅實的基礎。在進行電子財務檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關規定，同時根據電子財務檔案自身的特征以及醫院的具體狀況來建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確保可以從制度方面來更加科學有效地規范電子財務檔案的管理工作。與此同時，電子財務檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應制度的同時，也必須明確不同的工作環節的責任人，采取責任人制度。對于不同的工作環節的流程，必須結合醫院的具體財務流程來制定，確保有較強的針對性。
三、健全檔案庫房建設
醫院必須投入一定的資金，改善其財務檔案保管保護的硬性條件。根據醫院檔案管理的有關規定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內必須安裝空調、去濕、滅火等一系列的設施，對于庫房設施，必須確保實現“十防”，也就是說，防潮、防蟲、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當地安裝計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設施，以便保證檔案保管保護設備達到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學有序地進行。
四、提升醫院財務檔案管理人員的業務素質
醫院必須高度重視財務檔案管理人員的綜合素質的提升，從而為醫院財務檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎。可以借助于職業培訓，來實現醫院財務檔案管理工作的水平。另外，應該引進一批具備較強的專業技術水平的財務檔案管理專業人才，形成一個具備較強的綜合業務素質的財務檔案管理工作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優質的財務檔案管理工作人員來參與到相關的工作中來，切實提升醫院財務檔案管理工作的效率。另外，醫院財務檔案管理層人員也必須加強對于財務檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務檔案管理工作的重視程度。
五、建立健全醫院財務檔案的管理制度體系
良好的財務檔案管理制度體系對于醫院財務檔案的開發和利用發揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規章制度必須真正具備較強的科學性與合理性，一定要符合醫院財務檔案管理工作的具體情況，以便符合醫院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫院財務檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務檔案的管理制度，必須細化，保證其具有較強的可操作性，從而切實保證醫院財務檔案的管理制度的規范和指導作用能夠得到最大限度地體現。此外，醫院財務檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫院財務檔案管理風險的出現。為了確保醫院財務檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發現違反制度的行為，必須予以嚴懲，從而切實維護好制度的權威。具體來說，必須嚴格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利用、嚴守機密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規范化、制度化和標準化。
六、提升醫院財務檔案管理使用的效率
進行醫院財務檔案的開發和利用的根本目的就是為了提升醫院財務檔案管理使用的效率，這就要求全面實現醫院財務檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫院之前所產生的紙質檔案都實現數字化轉換，將其整體錄入到數據庫之后，就能夠最大限度地減輕醫院財務檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務檔案信息的完整性。另外，也能夠通過遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務來更加方便、快捷地做好醫院財務檔案管理工作，并且能夠通過電子郵件來實現對于財務檔案信息的咨詢服務。由此看來，借助于信息化的醫院財務檔案管理方式，能夠將醫院財務檔案管理從靜態管理轉變成為動態管理，能夠更加科學有效地整合相關的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫院財務檔案管理的質量和效率。
參考文獻：
關鍵詞：財務檔案管理;問題;對策
一、引言
自改革開放以來，我國經濟飛速發展，經濟體制改革也越來越深入，我國的經濟體制也由原來的計劃經濟向著市場經濟轉變，這些都給我國的財務管理工作帶來了全新的挑戰。在這一時代背景下，企業要想獲得長足的發展必須全面了解財務檔案管理工作在新時期的工作要求和工作特點，并在創新思想的引領之下，大膽進行財務檔案管理工作改革，建立適合企業發展的新型的財務檔案管理機制。
二、財務檔案管理中存在的主要問題
1.不重視財務檔案管理工作。對于企業而言，財務檔案是企業開展各項經濟活動的重要表現，也是日后解決各項財務糾紛的重要依據。對于國家而言，財務檔案也是國家相關部門進行監督檢查、打擊違法犯罪的有利武器。所以，財務檔案管理工作尤為重要。但是在當前的財務管理工作中，財務管理工作存在的突出問題就是人們不重視財務檔案管理工作，不能對財務檔案實行有效的管理。甚至很多的管理者在傳統財務管理觀念的影響認為財務檔案應該嚴格保密，不宜讓外界過于了解，并沒有建立相應的財務檔案更不會對其進行管理。還有一些企業雖然建立了財務檔案管理體系但根本就不對財務信息進行分類整理，使得財務檔案管理工作流于形式。2.不積極執行國家相關法律法規的規定。我國《檔案法》和《會計檔案管理辦法》等相關法律法規的頒布實施促使我國的財務檔案管理工作取得了很大的進步。但從整體來看，很多的管理者以及財務檔案管理工作人員積極履行國家相關法律法規規定的意識不強，使得規定的執行落實不積極不到位。甚至有些管理者認為財務管理工作只是銀行轉賬、匯款等方式，更有一些管理者不知道建立財務管理檔案是我國相關法律法規的強制性要求。這些問題的存在都導致了部分管理者和工作人員在進行財務檔案管理時不能積極高效的執行國家相關法律法規的規定，嚴重阻礙了財務檔案管理工作的有效開展。3.缺乏財務檔案管理的制度性規范。很多企業對于財務管理工作往往有著明確規范的制度，但卻缺乏對財務檔案管理的制度性規范，對財務檔案管理工作的內容和職責并沒有一個明確具體的說明。這就導致了很多企業的財務檔案管理工作是依照財務管理工作進行的，這就使得財務檔案管理工作的針對性、約束力較弱。這一問題的存在也成為限制財務檔案管理崗位充分發揮其職能的重要因素。4.缺乏統一的管理標準。與西方發達國家相比，我國的財務檔案管理工作起步較晚，所以我國的財務檔案管理工作還存在一個突出的問題，那就是現階段我國的財務檔案管理工作缺乏一個統一的管理標準。雖然國家相關部門制定了有關財務檔案管理工作的相關法律法規，但這些規定往往是一些宏觀性的規定，指導意義不強。5.信息化水平低。在科技發展的推動之下，現代社會已經進入了一個信息時代，信息技術被廣泛應用于各行各業，極大的方便了人們的工作和生活。但在現實的工作中，很多企業尤其是中小型企業財務檔案管理工作的信息化水平較低，仍然沿用傳統的紙質檔案管理模式，不僅成本高而且工作效率低下，限制了企業財務檔案管理水平的提高。
三、改進財務檔案管理工作的具體措施
1.轉變思想，高度重視財務檔案管理工作。提高財務檔案管理工作的工作成效，必須首先轉變管理人員的思想意識使其高度重視財務檔案管理工作。只有轉變管理人員的思想才能促使其積極的投身到財務檔案的管理工作中去，從而積極落實國家、企業對于財務檔案管理工作的相關規定，提高財務檔案管理工作的成效。除此之外，高度重視財務檔案管理工作不僅是財務檔案管理人員的職責也是企業的職責，企業也應該高度重視財務檔案管理工作，加大對財務檔案管理工作的投入力度。通過增加預算、加大投入、優化部門結構等形式，切實的提高財務檔案管理人員的積極性。2.規范財務檔案管理制度。規范財務檔案管理制度不僅是要建立明確的財務檔案管理制度，更重要的是要加強對財務檔案管理制度的執行監督。加強財務檔案管理制度的執行監督主要應從以下兩方面入手：（1）加強對財務檔案管理工作的培訓。企業應該選定專門負責人對參與培訓的財務檔案管理人員進行嚴格的考核，考核合格的人員可以繼續上崗工作，考核不合格的人員應該繼續學習培訓并接受一定的懲罰，待考核合格后方能再次上崗工作。（2）在財務檔案管理制度中應該明確規定相關的監督處罰措施。企業應該對財務檔案管理工作人員的工作進行定期檢查，這其中包括檔案資料的分類、入檔、登記情況等，管理人員必須嚴格依照國家的相關法律規定做好財務檔案的立卷、歸檔和保管工作。3.制定統一的財務檔案管理標準。財務檔案管理工作的有效開展需要遵循一定的管理標準，如果財務檔案管理工作沒有一個統一的標準我們就無法評判財務管理工作的有效與否。所以，制定統一的財務檔案管理標準是當前改進財務管理工作的重中之重。統一的財務檔案管理標準使得財務檔案管理工作的開展有據可依，促進企業財務檔案管理工作的有序進行。需要注意的是，在進行財務檔案管理工作中一定要仔細記錄每一項開支明細，以方便日后的查找。4.提高財務檔案管理的信息化、數字化水平。在當今時代，信息技術的應用越來越普遍，改進財務檔案管理工作的重要內容就是要提高財務檔案管理的信息化、數字化水平，從而有效提高財務檔案管理工作的效率。比如，在傳統的財務檔案管理模式中，如果需要查閱某一個部門或者某一年的財務檔案需要工作人員花費很長的時間才能夠找到。這種傳統的財務檔案管理模式不僅費時費力而且效率低下。而現在通過信息化和數字化的方式可以直接通過電腦快速查找到所需要的資料，省時省力效率高。不可否認的是，這一目標的實現首先需要將紙質檔案進行數字化的存儲。5.科學考核和評價財務檔案管理人員。財務檔案管理工作的實施需要依賴財務檔案管理人員來進行，提高財務檔案管理人員的工作積極性進而提高財務管理工作的成效就需要對財務檔案管理人員進行科學的考核和評價。考核的內容應該充分體現財務檔案管理工作的特殊性和系統性，考核的結果應該與財務檔案管理工作人員的工資、福利待遇等結合起來。所以，企業應該細化考核標準，不斷完善考核內容，并將財務檔案管理人員的工資態度、信息哈技能、工作成效等有機的結合起來，進一步提高財務檔案管理人員考核、評價的科學性。
四、結語
綜上所述，財務檔案管理工作對于企業的長足發展和國家經濟社會的穩定有著深遠的現實意義，應該受到人們的普遍關注。國家應該加快制定財務檔案管理的統一標準、完善財務檔案管理方面的法律法規；企業也應該從思想上高度重視財務檔案管理工作，積極提高財務管理工作的信息化、數字化水平，從而共同推動我國財務檔案管理工作的發展，切實提高我國財務檔案管理工作的成效。
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[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理
根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平。
一、財務會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。
高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現狀
1、“三重、三輕”現象突出
(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。
2、”四不”現象嚴重
(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(4)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續和教育事業的穩步發展。
三、成因分析
1、認識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。
3、執行不得力
在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執行不得力。而執行不得力又導致了現狀的發生和發展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強效
財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規行為缺少威懾力和強有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強領導，提高認識
領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業發展方針和戰略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業素養人員，通過崗前業務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業的精神。
各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。
3、嚴格執行管理程序
嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監督，監督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環境
按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養、更新代。
在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協調可持續發展。
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關鍵詞:高校財務檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學規模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發展。當前,加強高校的內涵建設,提高綜合管理水平成了高校健康、持續發展主要內容,其中,加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務檔案管理的幾個措施。
一、高校財務檔案管理的特點
1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務檔案由財務部門歸集,一般是先在財務部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。
3.在高校財務實務中,財務檔案主要包括兩方面的內容:一方面是會計核算的專業材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、工資津貼發放表、銀行存款對賬單及其余額調節表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務收入票據類,比如行政事業單位非稅統一收入票據(學生學費收據)、行政事業單位往來款票據、服務業統一收據,以及校內收據等。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況,完整地反映高校財務狀況。
4.隨著高校財務會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式,歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。
二、高校財務檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄,連接當前業務,并作為未來財務預算的重要依據,是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關的領導和財務人員,在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應的管理制度來規范日常系統的管理。
2.財務檔案沒有專人負責。《會計法》規定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務的內部控制的實施,防止經濟犯罪都有不利的影響。
3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務辦公室,有的財務資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限,存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領導應該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發展規劃,高度重視財務檔案工作,明確領導責任制,建立和完善檔案管理網絡,根據高校規模明確專(兼)職人員負責有關文書工作,處理文件的收發、整理、歸檔,并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業系統培訓,財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關的財務檔案管理制度,比如:綜合性的規章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設,以保障財務檔案的日常管理規范、有章可循。
3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口,財務辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規模的擴大,各種科研經費的增多,會計核算和崗位設置的規范,會計電算化系統軟件的普遍應用,相應的財務檔案資料數量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發展要求。應該安排專職人員進行管理,負責財務檔案的日常管理,會計電算化系統軟件的日常維護,以及財務部門的日常查賬工作,確保財務檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數據日常要進行備份保存,財務系統要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質或光盤上。根據這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發生引起整個財務電算化系統的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業務素質。財務工作的專業性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務檔案管理人員綜合素質高,業務能力強,并且保持人員的相對穩定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹的工作作風;另一方面,不僅要熟悉財務部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統的電腦操作等。所以,提高財務檔案管理人員的業務素質,要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養,多提供學習先進的機會,多提供創新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現出它的重要性。所以,根據財務檔案管理的特點,改進管理現狀,才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。
參考文獻:
1.財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z],1998
2.李建周.如何加強高校財務檔案管理[J].科技信息,2009(1)
