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高校智能財務篇1

引言

智能財務時代下，高校財務管理的智能化轉型成為高校關注的焦點。基于大數據、人工智能、移動互聯網、云計算、區塊鏈等新技術的快速發展，為高校智能財務的建設提供了技術支持和實現的可能性。智能財務系統的應用是高校財務智能化轉型的有益嘗試和探索。如何借助智能化的系統工具，通過更多的線上和人工智能協助方式，進一步優化財務業務流程，解決現有報銷模式下存在的“報銷繁”難題，提高財務工作效率和服務質量，成為高校財務優化改革的方向。本文結合H大學推行智能財務系統的具體實踐與應用，分析了智能財務系統在高校順利落地的實施路徑和保障，并對高校后續推進財務信息化建設提出建議。

一、H高校智能財務系統的實施背景與動因

H大學財務報銷模式早期一直采用傳統線下報銷模式，即報賬人員直接到財務部門排隊取號等候辦理的報銷模式。為解決該模式下排隊等候時間長等問題，學校財務部門于2018年6月開始全面推行網上預約無等候報賬系統，實行24小時全天候開放預約、無需排隊等候的財務報銷模式，有效緩解了教職工“排隊長”“報銷難”的問題，提升了學校財務服務水平。但現有的網上預約報銷模式無法解決當下存在的“報銷繁”難題，如教職工普遍反映的填制報銷單工作量大且易出現錯誤、為審批多次往返簽字等問題，逐漸成為學校教職工財務報銷的痛點。H高校從2020年開始著手推行智能財務系統，旨在通過財務智能化手段，借助人工智能等現代化技術，精確、高效、自動地完成財務業務辦理，進一步提升財務服務效能，解決學校現有財務報銷模式存在的難題：

（一）網上預約程序繁瑣、工作量大

學校現有財務報銷模式采用網上預約無等候系統，整個財務報銷流程如下：對于要報銷的經濟業務，教職工通過網上預約系統線上填報報銷單，線下完成審批簽字后，再將預約報銷單和發票等報銷材料遞交到財務部門（或投遞至投遞機），由財務人員進行審核報銷。整個報銷流程最復雜、最繁瑣的環節是網上預約填報環節，教職工需要根據經濟業務內容分類整理、粘貼票據，并進行票據分類加總、計算，然后按照會計科目預約填報，發票轉賬信息需要手工錄入或前期進行維護。有電子票據的，還需要在系統中逐張進行查重認證，以規避重復報銷，這個過程不僅要求有簡單的會計知識，還在無形中增加了教職工預約報銷的工作量。到財務審核環節，經常出現電子發票漏認證、差旅費補助金額或者會計科目預約錯誤而實際報銷內容無項目預算等問題，導致教職工重新返工、重新預約。對于大多數不具備財務知識的教職工來說，整個財務報銷程序復雜繁瑣且工作量大。

（二）線下審簽手續繁瑣

學校現有的財務報銷模式為“線上預約+線下審批+線下投遞”的報銷模式。網上預約報賬系統雖然在線上進行預約填報，但報銷單的簽字審批仍是由報銷人在線下完成，教職工完成網上預約后，根據不同經費的審批要求，將打印好的紙質報銷單及報銷材料找相關經費審批人和責任單位簽字蓋章，這種線下面對面的審批模式，繁瑣且耗時長、效率低下。一方面，對于報銷人來說，不同的項目經費、業務類型財務審批要求不同，對于一些復雜、金額較大的經濟業務，還需要相關職能部門多部門、多層級聯簽，報銷人不熟悉審簽流程的話，會經常發生漏簽重簽的情況，為審批多次往返簽字。另外，若碰上審批人開會或者外出出差的情況，審簽往往受阻，報銷進度緩慢。另一方面，對于審批人來說，線下面對面的審簽經常打斷自己的正常工作，碰到忙碌的時候，審批人更是難以仔細審核報銷單據的合規性和合理性，審簽難免流于形式。如何簡化財務報銷程序，減少教職工預約填報工作量和線下審簽往返奔波，有效解決教職工“報銷繁”的難題，提升師生財務報銷體驗，成為學校財務優化改革的方向。基于此，學校財務部門加快推進智能財務系統建設，進一步提升財務信息化水平，旨在構建契合學校自身發展需要的智能財務報銷模式。

二、智能財務系統報銷模式及系統實施優勢

（一）智能財務系統報銷模式

智能財務系統是一個支持手機端和電腦端雙平臺登錄，通過手機拍照或電子票據上傳，系統能夠自動智能識別票據、智能填報、報銷單全流程線上審批的智能化報銷平臺。借助于人工智能等現代化技術，智能財務系統的報銷流程精簡、高效，具體報銷流程如下：①報銷人通過手機端或電腦端登錄財務一門式智能服務平臺，手機拍照或上傳票據，系統智能識別票據、智能填報、生成報銷預約單。②提交報銷單后，系統通過預設的審批流程推送給下一環節的審批人，審批人會收到系統平臺的短信提示，審批人登錄電腦端或者手機端可以實時查看報銷事項和報銷明細，對報銷單進行審批。若同意報銷申請，則自動流轉至下一層級審批人；若審批人拒絕報銷申請，填明拒絕原因，則報銷申請退回至報銷人節點。③全部審批流程完成后，報銷人可以打印報銷單，將報銷單與票據及附件投遞至投遞箱或遞交到財務部門，完成報銷流程。

（二）智能財務系統實施優勢

相較于網上預約報賬模式，智能財務系統具有智能識別票據、智能填報報銷單，支持線上審批等功能，實現了報銷服務的全流程數字化管理，有以下幾點優勢：

1.支持雙平臺報銷

智能財務系統支持手機端和電腦端雙平臺運行，雙平臺上信息與數據實現同步共享。相較于網上預約報賬系統，智能財務系統凸顯優勢在于支持手機端報銷，不再局限于校園網，報銷人可以隨時隨地通過手機拍照上傳票據進行報銷業務申請，審批人可隨時隨地進行在線審批，具有時效性強、靈活、操作方便等優勢。

2.網上簽批

智能報銷系統實行網上簽批，全部審批流程在線上流轉。對于跨區域多校區的學校財務管理模式，網上簽批更是提供了巨大的便利性。網上簽批省去了紙質材料的線下傳遞，實現了經辦人、驗收人、項目負責人、所在院系、職能部門等多個環節的審批均在線上流轉，網上簽批還支持附件上傳、審批進度查詢、審批意見反饋等多種功能，手機終端的便攜性，更是提高了業務審批的效率，切實實現了“讓數據多跑路，師生少跑腿”的財務服務目標，提升師生報銷體驗。

3.系統智能識別、智能填報

報銷人對票據拍照或上傳后，系統基于大數據的票據池能夠自動進行智能識別，實現對票據全票面信息的獲得。例如系統可智能識別車票的乘坐人、車次、乘坐日期時間、出差地點、金額等信息；還能智能識別票據類型、開票日期、開票抬頭、對方單位、開票金額等信息。票據智能識別后，系統會根據識別的票據信息和系統內置的票據內容與會計科目的勾稽關系，自動匹配會計科目。根據獲取的票據信息自動進行轉賬信息的回填，實現報銷單據的自動智能填報，省去人工分類匯總報銷項、加總計算金額等過程，大大減少師生預約的工作量。

4.查驗預警

報銷人在智能預約填報時，系統會根據報銷業務類型提示報銷人提供輔助證據，報銷人按照系統預設的程序補充相應說明或上傳附件即可。如：報銷人預約差旅費報銷業務，若出現差旅行程不完整或者缺少住宿費發票的情形，系統會自動按照預先設置好的流程提示報銷人上傳情況說明等輔助材料。智能財務系統對于票據還能夠進行智能化預警審核，系統與國家稅務發票查驗平臺相關聯，票據拍照或上傳后，系統能夠自動進行增值稅發票真偽查詢驗證和電子發票的重復報銷認證，自動提示預警。過期票、發票抬頭錯誤的票據系統會自動查驗警示。一方面，能夠提醒報銷人員注意，減少退單率；另一方面，系統的智能化審核能夠減少財務人員的工作量，提高財務工作效率。

5.檔案電子化存儲

完成報銷后，系統能夠自動將上傳的電子票據和附件與相關憑證進行關聯，形成電子檔案。全面實現檔案資料電子化存儲后，教職工可通過智能報銷系統查詢報銷歷史記錄及調取相應的票據、附件圖片，無須再到財務部門或檔案館進行現場查詢，方便教職工進行項目結題和審計。

三、H高校智能財務系統的實施路徑

智能財務系統從初步設想到最終落地實施，得益于學校領導和全校多部門的支持和通力合作，經過系統服務器升級、業務流程和財務簽批流程梳理、搭建系統測試環境不斷測試和完善，到制作操作指南、進行業務培訓等一系列實施步驟，保障學校智能財務系統的順利推行。

（一）系統調研，升級軟硬件設施

H高校財務部門在初步設想推行智能財務系統前期，派相關財務人員到系統軟件開發公司及目前已實施智能財務系統的幾所高水平院校進行實地調研走訪交流，深入了解系統操作模式、實施步驟及實施難點。同時，對于學校內部，財務部門通過現場座談交流和發放調查問卷的方式，廣泛征詢本校二級單位、職能部門、審批人、各類報銷人員的系統需求及建議，在取得內部共識和外部充分調研的基礎上，結合學校實際，制定出系統總體實施方案。財務部門根據方案，初期先與軟件公司對接，完成系統軟硬件升級，配置虛擬服務器，擴充圖片存儲服務器存儲容量等前期系統實施基礎工作。

（二）系統初始化，梳理業務流程

智能財務系統作為信息化工具，將原本線下復雜分類和計算的報銷環節轉化為信息化終端的自動輸出，系統智能化功能的實現依賴于系統內嵌的各項規則和標準的初始化設置。基于大數據票據池，大量測試不同類型的票據，對不能識別的票據類型，與軟件公司反復溝通，對系統進行修改設計，來實現系統的智能識別功能。如針對其他省份不常見的一些票據，如定額發票，新增系統功能，允許手工補錄信息，來實現報銷的便利性。根據財務規則設置發票內容與會計科目的匹配對應關系，來實現系統的智能填報及會計憑證的智能處理。同時，以推行智能財務系統為契機，財務部門針對不同報銷業務類型，日常報銷業務、差旅業務、借款業務、酬金業務、資產業務，對各項業務流程進行再梳理，結合學校具體報銷規定，優化業務流程，定制適合本校的業務流程模板，盡可能簡化和優化系統操作流程。以常見的差旅費業務為例，報銷涉及車費、住宿費和差旅城市間交通補貼及伙食補貼等，由于不同省份、不同高校對差旅費報銷的具體執行規定有差異，在智能財務系統初始化設置時，需要定制適合學校自身情況的差旅業務模板。在系統后臺依據差旅報銷規定設置計算公式和邏輯判斷，來實現系統的自動計算差旅補助、自動控制住宿費限額標準等智能化功能。

（三）設置線上審批流程

智能財務系統實現了報銷單的全過程線上流轉審批。線上審批流程需要在系統后臺進行預設，依據業務類型和經費類別來設置相應的審批流程。財務部門通過梳理不同業務類型和不同類別項目經費的財務審批要求，梳理出幾類通用審批流程。同時，基于校院兩級財務管理體制，考慮到部分學院經費審批的慣例，允許學院根據自身審批需求進行個性化定制，以滿足特殊審批需求。另外，在預設審批流程時，由于整個審批環節鏈條長、涉及人員廣，可能涉及項目負責人、單位“財務一支筆”、歸口管理部門以及其他有關審批人，因此，在預設審批流程時，應將內控機制內嵌于流程來規范不同層級、不同部門審批人的權限、程序、責任范圍等，規避財務風險。審批推送時間設置也是系統需要注意的環節，教職工在非工作時間提交報銷單，審批人可以設置審批任務平臺、短信提示的時間段，避免在非工作時間頻繁接到提醒，造成不好的用戶體驗。

四、H高校智能財務系統的實施保障

（一）發揮領導在智能財務系統建設中的引領作用

智能財務系統的推行，重造了業務流程，改變了學校現行財務報銷模式。任何新的模式推行都需要自上而下的引領，要充分發揮領導在智能財務系統中的引領作用，形成校內部門之間緊密配合、協同一致，從人力、物力、財力上保障系統的順利落地。推行智能財務系統，要站在整個學校層面上去重新架構業務流程，尤其是網上簽批的應用，在實施中需要各部門負責人從舊的線下簽批模式改成新的線上簽批模式，積極推動新系統的實施，才能帶領全校師生更快更好地接受智能財務系統，體驗到變革帶來的便利。

（二）完善內部控制

智能財務系統的實施是對高校經濟業務的流程再造，財務部門需要對適用于舊財務報銷模式下的內部控制流程進行重新梳理。在新的智能報銷模式下，首先，需要按照新的業務流程模式，確定可能存在的風險點，進行風險評估，并針對每個風險點逐個制定風險應對措施。此外，智能財務系統并不是簡單地將現行業務搬到線上操作，其中的控制活動也會相應地變化。財務部門應當在風險評估的基礎上，針對具體業務和事項進行進一步的分析控制，如新的工作節點中是否存在不相容崗位分離管理、分級授權審批控制等。最后，在智能財務系統上線運行后的會計年度進行內部控制自查，并引入第三方機構，對學校的內部控制進行客觀的評價，保證新的模式下內部控制的有效性。

（三）智能報銷模式和現行報銷模式并行

為保障智能財務系統對現有報銷模式的順利銜接，財務部門在推行智能財務系統初期，可實行智能報銷模式和現行報銷模式并行的方式。穩步推進，先挑選5-6個具有代表性的院系進行試點，邊試邊完善，派遣財務專人對接試點單位，建立微信咨詢群、開設財務專線咨詢電話，及時處理、反饋試行階段發現的各類問題，并及時與軟件系統工程師有針對性地修改、完善系統。待系統逐步穩定完善后，再在全校范圍內全面推行。待智能財務系統正式在全校推行后，財務部門也要留足過渡期，允許智能報銷模式和現行網上預約報銷模式并行，柜臺設置人工窗口，專門處理傳統報銷單據，妥善處理好新舊系統銜接轉換中出現的報賬問題，并逐步引導師生采用新系統報銷，使師生體驗到智能報銷系統的便利性。同時，在過渡期內，盡量簡化報銷流程，對于線下簽批過的報銷單，無須報銷人重復簽批。

（四）加強宣傳、培訓與溝通

為平穩有序推動智能財務系統啟用，財務部門制作了精簡的宣傳視頻，展現出智能財務系統的便捷；并印制《智能財務報銷系統操作指南》和《智能財務報銷常見問題解答》，為教職工實務操作智能財務系統提供詳細指引；同時，通過網站、微信公眾號、業務培訓、現場面對面演示等形式加強宣傳推廣。在現場宣講推廣的過程中，關注教職工的不同需求與意見，積極思考采納，進一步完善系統功能，最終實現電子票據、校內轉賬、酬金申報等業務由財務代為打印，無須投遞。

五、對推行智能財務系統的建議及思考

（一）構建高校內部大數據一體化平臺

高校智能財務系統的推行，是高校信息化建設的重要內容。結合目前高校信息化建設的實際情況來看，普遍存在校內不同部門使用各不相同的業務信息系統的情況，形成“信息孤島”。高校在推進信息化建設的進程中，要從全校的高度進行頂層建設，統籌規劃，整合高校內部各業務大數據平臺的一體化建設，打通信息壁壘，創新數據在校內的共享方式，實現服務事項跨系統聯動辦理、跨部門協同處理機制，逐步推進智能財務系統與學校科研管理系統、人事系統、合同系統、資產管理系統等其他業務系統數據和流程的對接，以實現真正的高校“一門式”智能服務平臺。

（二）大力引進和培養復合型人才

隨著大數據、人工智能等新技術的發展，對高校財務人員提出了新的挑戰和更高的要求，智能財務時代下的復合型人才，不僅要具備專業的會計知識，還應具備計算機應用能力，以應對高校財務信息化的高速發展。因此，高校財務部門要著力打造復合型人才隊伍，大力引進和培養復合型人才，一方面，可增設崗位，積極引進既懂財務又熟悉計算機技術的高端復合型人才從事財務信息化工作；另一方面，可通過加強與財務系統軟件公司的溝通交流，多組織系統培訓，加強對部門財務人員的信息化技能培訓。財務人員自身也要主動轉變職能角色，要從傳統的大量重復性勞動中解脫出來，著力提高自身決策分析能力和信息化技術應用能力，努力成為高端復合型人才，助力高校財務事業持續發展。六、結語高校智能財務系統的推行，有效推動了高校財務管理向智能化、數字化轉型。智能財務系統具備的智能識別、智能填報、全過程線上審批、雙平臺運行等優勢，進一步優化了高校財務報銷流程，有效緩解了財務“報銷繁”難題，提升了師生財務報銷體驗，進一步提高了學校財務信息化水平。智能財務系統的應用，改變了學校現行財務報銷模式，高校在推行智能財務系統時，要充分發揮領導在智能財務系統建設中的引領作用。同時，加強對新系統的宣傳和培訓，重點做好新舊系統的過渡銜接，以保障新系統的順利上線。

作者:周舒 單位:河南大學

高校智能財務篇2

引言

隨著人工智能、大數據、區塊鏈、云計算、網絡安全等新興數字產業的快速發展，高校財務信息化建設迎來重要發展期，尤其是我國“十四五”規劃和2035年遠景目標綱要等政策的出臺，“加快數字化發展，建設數字中國”已成為我國各行業信息化建設的目標和方向。財務信息化作為各行業信息化的先行者，更是迎來了新的發展機遇。提升高校財務智能化水平，為高校教育事業發展提供更優質有效的服務，成為高校財務管理工作改革的迫切需要。結合突發事件給高校財務的傳統管理模式帶來的沖擊，財務信息化建設面臨巨大的挑戰，同時也蘊含著新的發展機遇。高校作為信息化領域研究和實施的主戰場，應及時響應突發事件的報銷需求，即要盡可能減少人員接觸,降低突發事件帶來的風險，又要保障財務工作有序開展。一種全新的智能報銷-零接觸報銷方式成為日常財務報銷的迫切需要，它最大限度減少突發事件對報銷的影響，同時也解決了報賬人耗費大量的時間往返各部門間找相關領導審批簽字的情況，極大地縮短了整個報銷過程的時間，極大地提高工作效率。

1高校報銷財務體系存在的問題

目前國內多數高校財務報賬仍然采用傳統方式，報銷業務30%仍采用人工制單記賬，重點高校90%為被動的網上預約線下投遞方式，99%的高校依然是紙質彭正歸檔。傳統報銷方式最主要特點是：接觸性、紙質化。師生需要將紙質的發票及相關資料（包括報銷票據、所需合同、增值稅發票查驗單及科研部門要求的相關單據等），經過負責人、相關部門審批簽字后遞交到財務部門。其面對突發安全事件時局限性如下：

1.1存在面對面接觸、發生交叉感染的風險

傳統報銷必須接觸紙質票據，經項目負責人部門領導審批、簽字和財務報賬等環節，審核部門面對的是全校師生，財務部門面對的是全校報賬人員。紙質票據是病毒傳播的媒介，而師生服務大廳、報賬大廳是人員流動性大、相對密集封閉場所，密切的接觸增加了感染的風險。

1.2投遞式報賬未實現報賬預審，問題單據高

現階段大部分高校實行的是投遞式報賬模式。投遞式報賬取消了預審模式，報銷人從財務系統網上預約后將打印出的報銷單投遞到投遞機中，由于沒有審核造成了大量有問題的單據，錯誤率高達20%，問題單據始終居高不下。很多高校有專車往返退回問題單據。

1.3人工依賴性強，工作效率低

目前大部分高校實行的是網上預約、投遞機自助投遞的報賬模式。此模式解決了師生現場報賬、排隊等待的問題，但是報銷單仍需要線下審批，師生要在各部門之間跑審批，除了項目負責人簽字，各類不同經費支出還需要科研部門、教學部門、人事部門、國有資產管理部門等審批，一旦某個部門審批未通過，整個報銷周期延長。高校經費下撥額度日益增加，報銷業務量日益劇增，報銷單據量有增無減，財務人員忙于審核和制單環節，無暇顧及財務管理工作，如果遇到報銷旺季和項目驗收節點，只能通過加班加點來完成工作。1.4紙質媒介易丟失、難保存現階段高校賬務媒介仍然是紙質票據，有的高校涉及到涉密項目，對涉密文件的保存性要求極高。根據規定，會計憑證的保管時間長達三十年，增值稅發票、合同等紙質資料，因保存時間長、空氣潮濕、水災火災等自然因素或人為因素，發生老化、發潮、損壞丟失或被盜，而紙質發票的唯一性、合同文件的保密性，一旦丟失或被盜將發生不可逆補的后果。

2高校智能報銷流程設計

高校智能報銷是以信息技術為支撐條件，實現財務報銷所有環節均為網上辦理的無紙化報銷新模式，主要是在網上實現票據智能識別、報銷單智能填報、全流程線上審批、智能賬務處理、自動支付等全過程智能化報銷服務，實現“一網一門一次”的服務理念，實現師生報銷0跑腿。高校智能報銷流程如下圖所示。教職工通過電腦網頁及手機微信端兩種方式登錄智能報銷系統，線上完成財務報銷各項業務工作。智能報銷系統應用了智能識別技術，通過票據識別及驗真、報銷單自動歸類匯總填寫、全過程線上審批、自動生成會計憑證、自動在線支付實現全過程線上智能報銷。高校智能報銷中紙質發票和其他附件可通過手機拍照上傳，電子發票PDF文件上傳，實現了報銷票據全電子化存儲。智能識別票據系統實現了票據識別驗真及票據關鍵信息（包括金額、抬頭、發票號碼、稅務登記號、收款單位賬號、戶名、開戶銀行等）提取。智能報銷系統根據提取的發票信息依據系統設定的財務報銷規則填列費用類型、支付信息，通過項目預算審核后自動生成報銷申請單。審批權限進行線上審批。按照財務制度要求完成線上各級審批，生成報銷申請。會計接收該筆預約申請，系統自動生成報銷憑證，會計核對報銷金額、入賬科目及票據各類核對要素，全部符合報銷規定后確認財務憑證并打印憑證及上傳的全部電子附件，粘貼后轉給復核人員進行復核，復核完成后由出納人員完成無現金直接支付。

3高校智能財務體系優勢

整體報銷流程均實現網上辦理，僅在開始由報銷人是網上提交報銷各種材料，極大方便師生。真正實現了財務報銷“0”跑腿。較以往的報銷具有明顯的優勢。

3.1從多個層面方便報銷人員

高校智能報銷實現全流程網上辦理，取消了傳統報銷票據分類整理及粘貼、各類發票的金額統計、填制報銷單、相關負責人簽批、單據投遞到財務部門等主要程序，極大節省了教師的寶貴時間，保證將精力主要放在教學和科研上。對報銷人員的財務專業知識要求降低。高校財務報銷特點是項目類別多，各類項目的經費支出要求各不相同，在傳統的報銷方式下，填制報銷單時還要根據會計科目對應匯總發票費用項的金額，這就要求報銷人熟悉財務專業知識。

3.2方便各環節審批人員

由于各級審批領導往往比較忙，傳統的簽字方式下，由于不定時簽字，領導的工作不斷被迫打斷，降低工作效率。智能報銷的網上審批的短信提醒功能，領導能夠主動安排時間集中審批，也可隨時審批，時間靈活性大，提高工作效率，比線下審批更加簡便，時間上由被動變為自動，保證領導重要工作安排不被間斷。

3.3減少會計人員工作量，減員增效

高校智能報銷系統財務憑證是由系統自動生成的，會計人員只需負責核對入賬信息及票據信息等是否正確，無需自己輸入憑證科目、項目、摘要的憑證信息，傳統的會計功能已經由智能報銷系統自動完成，會計前臺人員功能主要轉變為審核功能，目前有些高校設有的專職審核人員工作內容與之重復，建議可以取消。

3.4方便查閱會計檔案

高校智能報銷系統所有報銷附件都是通過電子版上傳并存儲保留在專用的數據服務器上，可以隨時提供各類財務查詢。財務人員可以在財務專網的核算系統中進行各類報銷附件電子影像查閱。財務門戶及手機微信端為教師提供線上查詢，不用到檔案館翻閱紙質財務檔案，并在線生成項目預算執行進度表、項目結題財務收支明細等，方便項目結題驗收。智能報銷系統提供的線上電子影像檔案查詢方式，不僅方便教師查閱財務檔案，也減少檔案現場查閱量，對學校檔案工作也起到了減員增效的作用。

3.5為財務分析及決策提供數據支持

高校智能報銷系統采集了更全面的財務數據，為大數據分析應用平臺提供充分的財務數據支持。應用第三方基于大數據基礎平臺之上的分析應用平臺，通過特定模型和先進算法，通過智能財務系統采集的全面報銷數據，進行更精細化的財務數據加工和整合，提供更高質量的各專項財務分析報告，為學校各重大決策提供財務支持。

3.6完善內部控制制度

財務報銷的風險防范是高校財務內控的主要內容之一，完善財務報銷內部控制是內控建設的一個重要目標。智能報銷系統采集了全面的報銷數據，對報銷環節中的控制環境、控制活動、面臨的風險點等都提供了數據支持。以智能財務報銷系統為基礎，建立基于大數據的實時內控稽核管理系統，鏈接財務與稅務、工商等系統，互聯互通數據，實現財務報銷業務事前審核對方單位狀態，、事中防范、事后稽核等全程內控審核，有效地實施財會監督，確保智能財務報銷業務的質量和安全。

4高校智能財務報銷保障措施

高校智能財務報銷是基于大數據、云計算、人工智能等新興技術為基礎的新的報銷方式，全部報銷流程均實現線上辦理，報銷流程全覆蓋梳理是最基本要求，同時對財務信息系統的數據安全、網絡安全提出了更高的要求，這也是各類信息系統應該考慮的首要問題。

4.1報銷流程全覆蓋梳理

智能財務報銷系統中財務憑證自動生成及線上審批環節的順利流轉，財務報銷不退單，是保障智能財務報銷系統正常運行的基本條件之一。要充分做好這兩項工作，對進行各項財務報銷業務流程梳理，并清晰每一項報銷業務所需財務相關要求及每個環節的審批后，針對每一種業務類型流程在進行優化設計，使其盡可能簡潔又高效運行。要實現會計憑證智能準確生成，必須制定全面的規則和標準，包括發票類型和會計科目的對應關系，會計科目、經濟科目、經費核算要求和內容，各類費用的包干標準等，才能將系統采集到的經濟業務信息與會計科目、經費項目等會計核算必須的要素相對應，系統才能根據相應的規則和標準自動進行報銷業務的處理。由于高校經費類別多樣，不同類別的經費審批要求不同。因此，要依據經費類別對審批流程進行認真全面梳理，確保不落下任何環節，避免因審批不全會計進行退單處理。由于各級審批領導工作繁忙，審批的操作要最大程度簡潔方便。

4.2數據安全

智能財務報銷實現了會計檔案的全電子化，包括電子發票、報銷單據、紙質發票電子影像、審批簽字、記賬憑證等，這些數據全部保存在財務存儲設備，為財務各類數據實時查詢提供方便。同時,如何保證這些財務電子會計檔案信息不被篡改、丟失、泄漏，是一個必要且迫切需要解決的難題問題。一定要設計好系統的數據安全策略，保證數據庫中每條財務數據安全。建立財務數據備份制度，通過一定的安全設備和信息技術，實現雙機實時異地備份及每日異地備份，保障整體財務數據安全。

4.3網絡安全

智能財務報銷系統不同于校內其它系統，大部分高校都具有獨立的財務專線網絡，而智能財務報銷系統需要與稅務、銀行、工商等校外系統互聯互通，網絡安全至關重要，設立必要的保障安全的軟件系統及硬件設備（如網閘等）等，確保財務網絡運行環境安全。

5結語

高校財務智能報銷系統實現了師生報銷一次不用跑的新的報銷方式，縮短報銷時間、隨時查詢報銷進度，通過網上預約智能生成報銷憑證，減少會計人員工作量，提高工作效率，完善保存財務報銷全部基礎數據，為各類財務分析提供基礎數據支持。高校財務智能報銷系統通過網上報銷票據驗證及實時聯通工商稅務等系統確認付款單位合法有效等措施，有效防范高校內部風險，提高高校的資金監管水平和財務管理能力，實現高校綜合治理體系現代化，將高校財務基本職能的發揮和延伸職能的拓展推向新的高度，有效提升高校財務治理效能，為信息化時代智能財務報銷體系在高校的廣泛應用提供參考。

作者:高芳 單位:趙敬予

高校智能財務篇3

在移動互聯網時代，隨著電子商務、高科技信息技術的建設與發展，高校財務信息化建設的重要性日益彰顯，各類財務信息使用者對高校的財務信息的提供和使用有了更高的要求，這種高要求不僅體現在準確性上，還體現在及時性、方便性和協同性上。而高校財務信息化建設與實踐對規范高校制度化建設能起到正向的引導和示范作用。財務部門的工作人員要充分學習和掌握移動互聯網信息技術，把握學習態勢和方式的變化，掌控人工智能技術和科技帶來的大數據資源優勢，從復雜、機械、瑣碎的財務工作中解脫出來，將財務數據資源和辦學教務資源進行無縫對接，提高高校財務信息化水平及服務高校發展辦學的能力。

一、加快建設高校財務信息化的意義

高等教育改革隨著改革開放的不斷擴大而深入推進，高校財務信息的提供需要更為快捷并且高效，高效財務信息化建設日益成為大家關注的焦點。我國《中長期教育改革發展綱要》中明確指出：學校的信息化建設要加強管理，促進學校信息化建設進程，提高標準化和規范化管理水平。高等學校的財務管理工作是高校管理工作的重要內容，提高學校的信息化建設，有利于財務工作的業財融合，也有利于財務會計向管理會計理念的轉變。建設高校財務信息化方面的工作刻不容緩，在教育體制改革進程中，高校財務信息化建設和實踐應當積極主動地參與其中，成為中長期教育改革工作中必不可少的一部分。隨著高等學校的擴招和高等教育的日漸普及，高校的發展規模也不斷擴大，學校的人、財、物數量和種類均與日劇增，這必然使得高校財務的工作量也飛速增加。以憑證錄入電子化、線上線下協同辦理為標志的財務信息化的構建工作已經在各高校開展。在大數據技術和人工智能科學的背景下，高校的信息化建設除了要達到反映經濟業務事項，提供高效快捷的財務信息的目的之外，也應該可以根據不同需求，即時對財務信息數據進行自動加工和綜合分析，使得高校的財務管理工作更加完善系統化，財務信息能夠在準確、真實反映學校收支情況的基礎上，系統體現學校的國有資產、后勤、人力資源、科研、教務等部門和單位的詳細內容。基于網絡或移動智能終端實現無紙化審批流程、自定義審批流程，各級領導在線上審批簽字，切實落實放管服，同時，高校財務信息化建設也并不是財務部門能夠單獨完成的，而是需要整個高校的方方面面甚至全社會的聯動才得以實現。

二、高校財務信息化建設中的問題

（一）收費管理系統需要更新

因為行政事業單位財務收支執行“收支兩條線”原則的特殊性，部分高校的收費管理工作多年來因循守舊，對于各類學生的學費住宿費雙學位費用的收退費數據初始化錄入工作和收費單據的生成都要靠獨立科室操作。另外，高校財務收費生成的票據依然是機打紙質或者手寫的人工票據的，無紙化形式收費還沒普及，這與當前智能辦公和信息技術的廣泛應用不適應。同時，招生信息系統、收費系統、學生系統和教務教學系統各自為政，在高校內部各部門之間并沒有實現數據的即時共享和無縫對接。從而造成了辦公效率低和重復勞動，造成了資源浪費。工作中，常見到一些學生繳費數據和相關文件在各部門相互人工送達。所以學費、住宿費、書雜費等各類費用的收繳工作在高校財務工作中呈現“孤島”現象，學生無法隨時動態精準的通過數字化校園、小程序系統或者移動終端APP查詢學費等費用的應交應退情況，更無法在移動終端系統自助繳費等。

（二）預算管理系統需要得到完善

部分高校內部很多部門，認為財務預算是財務部門的工作，對于其連續性，規劃性認識不足，不能積極參與其中，只是簡單的申報各部門所需資金經費的數額，對于財務預算管理較為弱化，預算編制軟件設置不科學，簡單落后，主要是靠手工錄入編制預算，這就導致預算編制過程較長，經常的修修改改，工作繁瑣容易出錯。即使有的高校利用了預算管理系統，但可能是數字化校園尚未搭建，各職能部門無法有效的聯動，導致不能進行網上系統填報，預算管理系統仍然只是財務部門在維護運用，不能發揮應有的作用。因此，在目前可根據實際需要，高校可利用財務共享中心將進銷存等功能與高校財務管理相結合。相對于傳統的財務管理內容來說，其現代化財務管理模式可有效對高校財務報表數據進行分析，幫助高校形成良好的發展方向，從而對高校的整體環節起到監督作用，確保高校能夠長久發展。

（三）會計核算系統亟待更新

隨著社會上各經濟主體電子發票的普及，會計核算系統在財務信息化過程中存在的問題日益暴露，比如無法實時聯網查驗發票的真偽，無法準確識別電子發表是否真實、以及是否存在重復報賬問題，無法儲存電子發票及合同，按工作需求導出生成各類信息表格等等。另外目前雖然有部分高校已經實現了網上報賬，但因為這種網上報賬可能只是包含了網上填單，修改，預約工作，后續的網簽、審批、票據審核以及報賬成功與否的狀態，轉賬進度查詢、有無錯誤或者退回等等功能都無法實現，更無法與國庫集中支付、各類銀行支付系統實現完全的對接。同時由于核算系統和科研系統是屬于不同部門工作人員使用的軟件，可以說是完全獨立的，科研項目的經費預算設置、變動不能即時在兩個部門交互顯現更新，科研工作者無法通過財務信息化來查詢自己科研的相關財務信息。國有資產管理部門的系統中的編碼設置與會計核算系統里的編碼設置也不一致，可能導致兩個系統中的數據無法相互共享和利用等問題出現。

（四）復合型人才在財務信息化建設與實踐中比較缺乏

在大數據、云計算等互聯網技術背景下，高校財務信息化水平的要求勢必也將不斷的提高，雖然隨著技術的持續普及推廣，各高校對財務信息化建設積極推進，大多數財務人員都在會計繼續教育的過程和實際工作中掌握和了解一定的技能和知識。但是這些碎片化的知識不足以應對新技術在財務工作中的完成和應用。財務信息化建設實際上對高校財務人員有綜合性的要求，只是掌握財務會計、審計等財經類方面的專業技術是遠遠不夠的，同時也必須能夠處理其他與工作相關聯的問題，特別是計算機技術與運用方面的基礎知識，而當前財務部門中恰恰缺少這樣的復合型人才。

三、大數據時代背景下高校財務信息化的建設與實踐

（一）主動尋求軟件供應商優化財務收費管理系統

財務收費管理系統要逐漸適應大數據時代對數據的共享需求，比如不用事先設置學生收費信息，從招生錄取學生的數據庫中讀取學生信息，自動生成學生的學號、身份證號、學院和專業等相關數據，同時保證財務收費管理系統與教務系統、學生系統可以對接，數據共享。預設收費標準，學生只需要通過身份證號或者一卡通號、學號等就可以在家或者任何地方隨時完成繳費，而不需要在特定的時間段去財務部門預約或排隊。而學生的學號將作為唯一的標識，與學生處和教務處等部門的管理系統進行對接。學生可以在手機APP或者小程序上進行繳費，并可以自主決定保存或者打印電子票據。憑證號與電子票據號關聯，最終實現票款關聯。

（二）建立和完善預算管理系統

在現在的云計算、大數據形勢下，各高校應盡快開發獨立的預算管理系統，職能部門和附屬單位根據預算管理要求和實際工作量，在特定時間段網上自行填報本單位下一個工作年度的資金預算信息以及后續調整預算的情況，網上預算申報時可以上傳相關的資金測算依據以及資金適用范圍，還可以掃描、上傳立項的合同或者附件等，支持審核軌跡查看，并記錄往年申報數據，從而幫助決策者深入了解預算撥款的執行完成情況。與此同時，在高校財務管理中應優化工作流程，以此提升財務管理水平。可建立財務共享中心，以此使財務管理工作更加集中化，也提高了財務管理水平與管理效率。在高校財務會計工作中，可利用財務共享中心為高校財務管理進銷存一體化提供解決方案，并且也能夠準確地與財務系統共享。以此幫助高校形成業務、憑證、賬簿、報表的全面數據流程，實現由基本的管賬到全方位的管理。會計核算系統應該將預算管理系統對接到會計核算系統的數據庫中來，支持對批復后的申報數據的細化、調整或者追加。從具體項目執行的情況和效果的角度來為決策者的預算撥款決策提供數據支撐，預算審核通過后，會計核算系統自動同步而無需財務人員手工錄入，年末預算執行情況也可以直接導入預算系統進行數據比對和差異分析，真正地實現網上辦公和信息共享。

（三）高校會計核算系統的優化設計

高校會計核算系統為各部門的系統提供統一審批平臺，其他系統可以將需要審批的單據信息傳遞至本系統，本系統可以對相應單據進行審批，并將審批結果回傳給對應的系統，實現數據的實時統一。同時，在信息支持下，財務管理可通過強化高校內部經營管理能力。并且，在信息支持下也有效保障了高校決策者進行正確、及時的決策。幫助了財務管理人員更好地提升能力、履行職責，在信息支持下可構建支撐單位發展的數字化、智能化財務管理體系。以此幫助高校從實際操作層面到智能財務共享中心層面時，可以進行規范性、標志性、準確性的建設理念，促進財務管理中的各項任務。其會計核算系統要實現財務、稅務系統完全對接，以保證實現電子發票使用和驗證的實時數據共享，將電子發票掃描錄入財務報賬系統后，稅務系統將自動識別發票真偽，無需打印稅務發票的查詢真偽附件，從而實現無紙化發票的實時在線查詢、認證。這樣做有利于進一步實現會計核算系統與稅務系統、銀行信用系統的對接，真正實現數據化、信息化管理。在數據庫中，各類數據應該是資源共享的，會計核算系統將成為數據庫中的一個模塊，各個模塊不僅可以相互對接，而且還可以和人事、國資、數字化校園、科研、教務、學生、檔案等部門的數據共享，二級單位和職能部門可以分級授權、查看經費使用情況。除了實現各個模塊功能共享之外，核算系統中還應該含有輔助功能，比如實現數字簽章、數字簽名、認證等安全保障功能。比如教職員工網上報銷、填單、預約、自動計稅等。教職工網上報銷后，可以通過網上財務系統即時查詢報賬單受理情況、審核情況，實現通過審核的資金可以自動生成會計憑證。一定時間后，自助查看報賬成功與否的狀態，轉賬進度查詢、有無錯誤或者退回等等。

（四）多方面培養高校財務工作人員，打造復合型人才隊伍

在高校財務信息化的建設和實踐中，財務工作人員是最具體的實踐者，他們也是財務信息化系統的維護者。所以對于財務崗位的工作人員來說，在具備較強的財務管理能力和工作經驗的基礎上，也必須要有較強的對新知識新技能的學習能力，提高自身對高校財務信息化工作的處理能力。其財務管理工作涉及到大量的資金，很可能出現問題，所以需要從外部和內部加強監督，但是無論是從外部進行審計監督還是從內部控制監督都具有一定的難度。首先，在思想上每個工作人員應當加強認識，意識到在大數據時代，高校財務信息化建設的意義和目的所在，了解財務信息化建設的優越性和必然性。其次，財務人員應該加強學習，在掌握專業財務知識的同時，也應系統地了解現代化網絡和科學技術，學習財務專業和計算機技術交叉專業的知識，加強對會計信息系統的數據分析處理、流程設計、數據采集等方面的專業知識的學習。在財務核算系統后期維護上，弱化在軟件運用方面對供應商依靠，最大限度的提高高校財務信息化發展的程度和效率。再次，財務工作人員應該具備本崗位工作所涉及到的信息化技能，積極參加相關業務培訓，有意識地更新自己的信息儲備，提高信息意識。高校財務人員應加強業務意識、服務意識，弱化管理意識，積極主動提高自身的服務質量，全身心地投入到完善高校財務的工作中去，在先進的信息化管理模式中不斷學習，吸取經驗，讓自己成長為復合型人才。最后，高校也應該重視多方面培養財務工作人員，多提供培訓學習的機會，引進懂財務的計算機專業人才，有意識的打造復合型人才隊伍，使財務工作人員能夠為高校的健康發展添磚加瓦。

四、結語

在智能化、科技化、數據化、信息化的今天，高校的財務管理工作和具體業務流程已經發生了很大變化，財務、業務、信息技術三位一體，財務與業務工作流程是緊密結合在也一起的，對信息和數據的運用和共享已經是高校各部門的整體需求。把學校內部的相關數據融合到一個中心平臺上，實現全業務的數據融合，可以降低學校運行的成本，并且優化高校的各種辦學資源，也為高校的財務管理工作的發展提供了更好的機遇和平臺，有助于提高學校財務管理效率和服務水平，高校財務部門應該提高認識，轉變觀念，會計事后核算轉變為事前預測，具有前瞻性。改進業務流程，管理關口前移，強調對業務的實時管控來防范風險,克服財務信息的滯后性。積極主動的促進數字化校園的建設，提升信息化水平，業財融合是通過信息化實現的，各種業務系統的信息有效貫通、信息共享，實現信息自動傳遞并生成財務數據，過程清晰透明。構建財務信息化系統，使高校的財務工作更好的服務師生，服務高校的全方位發展。

參考文獻

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作者:劉帥