時間：2023-05-24 18:03:34
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近些年來，隨著計算機技術、網絡技術為代表的現代信息技術的飛躍發展，為社會經濟發展格局帶來了巨大變化。隨著社會主義現代化建設的進一步推進，我國電子政務建設逐步起步發展，電子政務系統中的檔案管理便是其中相當重要的一部分。檔案管理不僅僅是對過去的記錄，更是對今后的發展的反思，其重要性不言而喻。利用電子政務系統存儲檔案，優化借閱流程，增加使用率，在一定程度上提升了檔案的利用效率，同時對原始材料也是有一定保護作用的，能夠最大程度發揮檔案的作用。當然了，電子政務系統中的檔案管理還有很長一段路要走，我們要建設怎樣的電子檔案管理系統，提供什么樣的服務等等這些都是需要我們在實踐的發展中不斷探索的。
一、電子政務系統中的檔案管理中存在的問題
（一）檔案移交的不規范
首先，是對移交檔案認識的不充分。在檔案移交過程中，很多時候僅僅是對單份電子數據的移交，而未能關注到每一份電子數據背后的因果聯系，忽視了檔案背后的事件發展的整體性，對今后檔案作用的發揮起到了一定的阻礙作用。其次，便是移交過程的不合理。電子檔案和紙質檔案不一樣，可以存在很多的原始檔案，這也就造成管理人員對備份的依賴性很強，備份越多，在某種程度上來說，就是越安全。因為遺失了某一份，還有其他的備份存在。但是這也從側面說明了檔案管理的不合規范性。最后電子檔案的移交一般來說還有紙質檔案的存在，再核兩者的時候，存在移交時間上的差別，間接性造成了移交過程中工作量的增加。
（二）技術條件的制約
電子檔案的機密等級不一樣，那么對其保存的時間、方式也不一樣。而隨著時間的推移，檔案的數量必將是不斷增加的，所以這也對檔案管理技術提出了更高的要求，以便能夠滿足時代的要求。在面對不同等級的檔案要進行及時的處理，以確保技術能夠滿足檔案保存以及查詢的質量。同時技術條件還制約著檔案的安全性。如果說電子檔案管理系統薄弱，那么就會存在相當大的安全隱患。比方說，一些不法分子和黑客，利用系統中的漏洞，使相關檔案信息外露，會出現損壞和缺失的可能性。這些都是電子檔案管理中面臨的技術挑戰。
（三）管理制度的缺失
檔案的管理最終落實到人的身上，比方說在管理過程中出現人為操作不當或則和其他意外情況等等，都會對檔案的完整性造成一定的威脅。所以說，要求檔案管理形成一個有效的閉環，能夠最大程度上減少意外情況的出現。而一旦遇到意外情況，管理制度缺失的弊端會更加的凸顯。檔案數據信息管理缺乏完整性，責權不一致，檔案管理人員不能在第一時間對相應的檔案進行查找確認，便極容易出現互相推諉的局面。這也在一定程度上反映出檔案監督管理機制的缺失。監管不當，在運行期間以及出現問題，都將面臨不小的挑戰。畢竟，制度是保證電子檔案管理系統運行的框架，一旦丟失了這個框架，問題便會接踵而至。
二、提升電子政務系統中的檔案管理能力的措施
（一）對檔案移交的規范管理
在電子政務系統中的檔案管理，不僅僅是將檔案的資料存放起來，同時也應該是為今后決策提供必要的依據，讓檔案發揮出應有的作用。首先在檔案移交中，應該建立相應的管理機制，對不同機密級別的檔案分門別類的保存好。按照一定的邏輯順序分門別類的歸納好，并編制相應的歸檔條例，做到人人按照制度辦事，為檔案的歸檔提供理論依據。當然了，在檔案移交管理中，還應該對電子檔案的完整性以及移交標準做出相應的考查，確保其滿足移交的標準。電子政務系統中的檔案的管理，在前期對檔案的移交做出相應規范的管理，以便為接下來作用的發揮奠定基礎。
（二）重視電子檔案的安全性
對電子檔案而言，和傳統的紙質檔案還是有區別的，在內外界的影響下，對檔案的安全性極容易產生威脅，并且電子檔案的存放管理依靠于一定的科學技術基礎。一旦黑客從外部攻擊，很難對原有的檔案進行恢復處理。所以說，我們要為電子檔案管理建設一個強有力的技術保障。首先，不斷提升電子檔案管理系統的技術管理，積極學習和引進國內外的先進技術，加快電子檔案的升級管理。其次，便是對管理人員安全意識的培養。時代不一樣，管理手段不一樣，所需要管理人員的專業素質也是不一樣的。對于這些電子檔案的管理人員應該具備較高的計算機專業素養，對于出現的一些基本的安全常識能夠有所了解，能夠及時發現和處理實際管理中的問題。最后便是一個較高層次的管理，應該是對原有管理方式的不斷升級改造，對現有檔案管理模式進行大膽調整和創新，以便更好的適應時展的需求。
（三）做好信息整合工作
對于檔案管理不僅僅是將這些資料存放起來，更為重要的為今后的發展提供必要的歷史史實以及決策依據。所以說我們在點在檔案的管理中，還應該管理信息整合工作，促使管理效率以及檔案使用率的提升。首先，利用電子檔案信息管理優勢，建立相應的使用機制，實現信息和實體使用的一體化目標。讓管理人員在檔案的歸放時，就應該考慮到每一份檔案的歷史聯系，這樣才能夠幫助借閱者了解整件事情發展的來龍去脈，實現信息高效整合。其次，對現有管理方法和形式進行不斷的改進，對一些新式技術、管理方法和管理模式進行合理應用，實現高效的信息整合，從而實現提升電子政務系統中檔案管理效果的目標。
三、總結
電子政務檔案系統的建設，對推動檔案現代化管理具有極其重要的意義，同時也是現代化檔案管理的發展方向。所以說，檔案部門應明確自身在電子文件與檔案管理全流程中的定位，從而真正發揮自身的作用。管理，說到底都是依靠人來制定實施的管理，只不過管理對象不同。在進行電子檔案政務管理的時，我們應該不斷提升從業人員的專業素質，為電子檔案規章制度的制定，技術的提升提供堅實的壁壘，從而不斷優化電子政務系統中的檔案管理。電子政務系統中的檔案管理，是一個長期的過程，我們要根據時代對電子檔案的要求不斷做出調整，以便更好的發揮電子檔案的作用。
參考文獻
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[2]米靜.電子政務系統中檔案管理的問題與思考[J].中國管理信息化，2016，（18）
電子文件的出現對檔案部門是一個極大挑戰，電子政務的迅速發展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務中發揮應有的作用，關系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區檔案局本著對歷史負責的態度，分析電子政務的應用與發展的狀況，總結多年來推廣電子文件歸檔管理的經驗，提出了應對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責任，是檔案部門能否介入電子政務的關鍵。由于大型網絡數據庫的應用，電子文件的保存實際上由技術人員負責，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導致網絡數據庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區檔案局在開發歸檔接口系統時，規避了許多不利的因素，把檔案管理的規則通過技術措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區檔案局在區政務內網的公共信息平臺上建立的歸檔系統，是以B/S方式供全區61家單位1000多名機關干部共同使用。系統有二個進口，一個與公共信息平臺上協同辦公系統對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統對文件歸檔、接收的環節設置了一些技術措施，例如協同辦公系統中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統中，兩個系統同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數據服務器中，由檔案局的技術人員負責對數據庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉化為物理管理，靜安區檔案局又開發了一個脫機保管系統，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統的文件組織方式，文件的內容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統和紙質賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統，將復雜的網絡數據庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統有二個重要技術特點：一是自動驅動刻錄機，數據在封閉的狀態下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統自動檢測，根據規定期限，系統提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區檔案局同時保留了相同內容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數據集中存放的風險，因為大型網絡數據庫的保管成本很高，而且技術進步導致數據遷移是必然的，當數百萬條記錄的數據庫遷移到新的數據庫中，要保持和全文信息、背景信息等數據的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規范、有序的管理模式
計算機網絡的應用改變了傳統的辦公模式，大量的文件都是在網上形成、流轉，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經通過網絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節都應該明確規定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網和內網的相關系統中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統中也沒有查到，一個在網上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續處于這種無序狀態，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統中，各單位的業務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統的提示督促業務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求結合靜安區的實際情況制定一個通用類目表輸入系統中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經過審查后，歸檔類目表才能生效。業務人員在歸檔時，系統自動會跳出與其業務相關的歸檔類目的清單，業務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統按照歸檔類目表設置了統計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統計出來，檔案局業務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態。
靜安區政府將檔案局的這項舉措被靜安區政府列入區重點實施項目，區信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經有80%的單位實現了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產物，不斷發展的新技術又改變著電子文件的表現形式，這種動態因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內容的文件同時保存紙質和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區檔案局對“雙套制”作了這樣規定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數據來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術應用到歸檔電子文件中已經不是問題，但是檔案部門如何進行數字認證的管理卻是一個復雜的問題，這需要會同有關部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術去樹立電子檔案的地位，是電子政務實施檔案管理的必經之路。
一、電子政務系統中檔案管理的現狀和存在的問題
（一）電子政務系統檔案管理基本情況
電子政務檔案的出現是伴隨著計算機應用的日益普及和完善而產生的，國際上往往認為從上個世紀60年代起，計算機就對電子檔案產生了深遠的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產生和發展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應用的新概念，之后經過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發展歷程，近些年逐漸規范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。二十一世紀初，國家質檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件統稱為電子文檔。
上述概念和定義一個共同的特點就是，認為電子政務檔案是利用計算機設備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統的文檔材料，電子政務系統檔案一般有這樣幾個特征：
一是電子政務檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網絡進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經常變換存儲環境，經常更換利用載體，但保持內容和信息形態的固定。
二是充分利用計算機設備。由于電子政務系統中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設施、操作系統依賴性比較強，無論是電子檔案的制發、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務系統中的檔案是依靠計算機來完成，由于計算機中互聯網登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統出現了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務系統中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務系統中的檔案經常面臨著一些薄弱環節，一旦處理不當，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現在：
一是原有電子政務檔案遭到破壞。由于電子政務系統中的檔案資料在計算機或存儲介質中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術要求。
二是電子政務檔案安全隱患嚴重。現今網絡應用非常普遍，而互聯網有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯網，如果電子政務檔案經由互聯網大量的傳遞、、瀏覽，就經常會出現人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務系統中的檔案管理帶來嚴重的安全風險隱患。
二、解決電子政務系統檔案管理問題的措施
針對上述問題，為了有效地防范電子政務系統中的檔案管理更加安全、科學、規范、高效，結合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：
一是規范電子政務檔案管理體系建設。隨著電子政務檔案出現的越來越多，檔案管理機構應當充分考慮到這種現實情況，加強電子政務檔案管理體系建設，健全完善統一規范的檔案管理標準，明確電子政務檔案管理流程和主要工作任務，明細歸檔的電子政務檔案材料的類別和技術難點，確保電子政務檔案管理的科學化、規范化和標準化。
二是完善電子政務檔案管理技術手段。在電子政務檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險，并且提前做好備份，防止出現電子政務檔案管理技術手段缺失的問題。
三是健全電子政務檔案管理相關法規。強化法律法規建設，在現行檔案法中修改完善電子政務檔案管理的有關內容條款，解決電子政務檔案管理法治環境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強電子政務檔案管理的法律效力。
1進一步解放思想，與時俱進，營造機關檔案管理與電子政務建設同步發展的良好環境
電子政務建設是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務建設工作，為政務建設與機關檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創新意識和前瞻意識，按電子政務建設的程序，有規律地介入，提出與之配套管理的規范標準和電子文件形成、運轉、留存與開發設計原則；二要樹立市場意識，根據現狀，預測未來信息市場經濟的需要，提出檔案信息在“三網一庫”建設中的作用，為市場經濟服務；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經濟效益為前提，實現社會效益和經濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識。“他山之石，可以攻玉”，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新的適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，推動與世界各國聯通，盡早實現政務信息在更廣泛的范圍內共享。
2創新機關檔案管理體制，與電子政務建設協調統一
要改變目前政府機關檔案部門被排斥于電子政務建設之外的狀況，將機關檔案管理作為電子政務建設的組成部分，統一領導、統一協調，共同確定政務信息的價值取向和流向。機關檔案部門應作為電子政務建設的成員，發揮自身職能優勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉、傳播、上網、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質文件的配套管理、知識產權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協調的各項業務程序，以及各相關環節銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關辦公自動化、信息化提供組織保證。
3整合、拓展檔案管理職能，規范機關檔案工作行為
【關鍵詞】事業單位；檔案管理工作；改革；電子政務發展；探討
在信息時代背景下，事業單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發展電子政務，提高事業單位檔案管理水平已成為新時期社會發展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業單位檔案管理工作效率與質量。
一、事業單位檔案管理工作現狀
在新時代下，事業單位檔案管理工作現狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業單位的發展。首先事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業單位是我國信息管理的重要機構，但在日常工作中，領導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現代化的檔案管理設備。檔案管理是一項系統而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設備，降低檔案信息數據的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業單位為了減少辦公設備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設備，辦公設備落后，已經無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發，也沒有優化利用已有的檔案信息資源。最后，事業單位不具備高素質的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業素質，不具備基本的理論知識，專業化的技能，檔案管理不規范，經常出現各種問題。事業單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現檔案信息的利用價值。
二、事業單位檔案管理工作改革策略
1.優化事業單位檔案管理體制。
在新時代下，事業單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統一領導與協調，使相關的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優化已有的檔案管理體制，完善已有的業務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業單位檔案管理職能。
在日常工作中，事業單位要對檔案管理信息進行數字化設計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監督指導工作，在監督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優勢，對事業單位、事業單位之間進行全方位的監督管理，提供優質的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領域在政務信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現檔案信息資源的數字化。
從某種意義上說，檔案信息資源數字化的實現是事業單位檔案信息化建設的首要前提，能夠對檔案原件起到一定的保護作用。在實現檔案信息資源數字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關的物質載體轉化為數字化信息，還構建全新的檔案目錄數據庫、全文數據庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優化事業單位檔案管理形式，需要統一規范事業單位檔案數據管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內容等方面做出統一的規定。要以事業單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優化完善，使檔案信息更加規范、標準。
4.構建有效平臺，實現資源有效整合。
事業單位檔案信息化管理平臺的構建是建立事業單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統一的關系，需要嚴格按照檔案管理流程、業務內容等進行，并遵循相關的原則，比如，動態原則、拓展原則，對事業單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰略規劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業單位管理軟件的應用。在優化改革的道路上，要充分發揮事業單位這個發展平臺具有的作用，實現檔案資源的優化重組，比如，檔案信息數據的歸類。
5.重組檔案管理組織架構。
在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網絡信息技術人才納入到對應的組織架構中，使事業單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養專門的信息化、現代化檔案管理人才，不僅要具備專業化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優質的服務。
結語
總而言之，在新時代下，改革事業單位檔案管理，發展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理的效率與質量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發揮自身的作用。以此，使事業單位不斷向前發展，走上長遠的發展道路。
參考文獻：
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1進一步解放思想，與時俱進，營造機關檔案管理與電子政務建設同步發展的良好環境
電子政務建設是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務建設工作，為政務建設與機關檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創新意識和前瞻意識，按電子政務建設的程序，有規律地介入，提出與之配套管理的規范標準和電子文件形成、運轉、留存與開發設計原則；二要樹立市場意識，根據現狀，預測未來信息市場經濟的需要，提出檔案信息在“三網一庫”建設中的作用，為市場經濟服務；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經濟效益為前提，實現社會效益和經濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識。“他山之石，可以攻玉”，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新的適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，推動與世界各國聯通，盡早實現政務信息在更廣泛的范圍內共享。
2創新機關檔案管理體制，與電子政務建設協調統一
要改變目前政府機關檔案部門被排斥于電子政務建設之外的狀況，將機關檔案管理作為電子政務建設的組成部分，統一領導、統一協調，共同確定政務信息的價值取向和流向。機關檔案部門應作為電子政務建設的成員，發揮自身職能優勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉、傳播、上網、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質文件的配套管理、知識產權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協調的各項業務程序，以及各相關環節銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關辦公自動化、信息化提供組織保證。
3整合、拓展檔案管理職能，規范機關檔案工作行為
在當前網絡環境下，電子信息技術與行政管理工作得以有效的結合，政府電子政務得以實現。在這種情況下，政府電子辦公文件不再受制于時間、空間和部門的限制，為政府各部門提供優質、全方位的服務。而且在信息技術和辦公平臺的基礎上，政府各部門文件的傳送及管理也發生了較大的變化，各種現代化的先進技術得以應用。在這種環境下，政府檔案的管理模式也在不斷的發生變化，并在不斷的進行創新。
一、服務手段
近年來，電子政務和政府網絡智能辦公系統得以應用，這有效的改變了政府檔案信息服務的方式，其開始更偏重于網絡和數據庫，而且檔案信息服務方式也開始一改有限和被動服務的限制，開始向網絡資源為主的無限和主動服務方向轉變。打破了傳統的靜態和間接服務，更注重于提供動態及直接的參考咨詢和開發編輯。而且通過對檔案資源信息進行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進行信息的提取和濃縮，利用多種服務方式，從而有產的提高檔案信息服務的主動性、快捷性，使其向高層次的服務方向發展。
二、檔案載體
政府電子政務辦公的應用，有效的加快了網絡技術、數碼技術和各種現代化的高科技技術在政府部門的應用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現出來。而且在對檔案進行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設備為主的磁性材料得以應用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發展，同時也加快了檔案結構的改變。
三、檔案主要工作流程中管理方式
網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。
四、服務方式
現代信息網絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求。檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。
五、管理理念
在電子政務環境下，有效的推動了檔案管理自動化的進程，而且管理工作更具有科學化的特點，檔案工作開始向數字化和信息化的方向發展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉變思路，強化對資源的重視，從而自覺對檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作進行加強，這樣可以有效的發揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實現創新，有利于檔案信息的開發利用工作主動進行。
傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。
一、電子檔案管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發送給檔案部門。
1.2“全程管理”原則
關鍵詞：政務檔案資源；管理；開發；電子政務建設
電子政務是通過對現代計算機技術、網絡技術以及通信技術等進行科學化應用，并共同多種技術之間的協調配合，來實現政府組織結構的優化以及工作流程的規范化，在超越時間、空間等限制上，促進高效、廉潔且公平的政府運作模式的建立，從而更好的向社會提供優質且規范的管理與服務。政務檔案資源是政務工作中的重要內容，因此將政務檔案資源積極融入到電子政務建設過程中，促進政務檔案資源開發與管理的順利開展，對于提高政務檔案子資源的實際應用價值具有重要的作用。
1 政務檔案資源管理開發對電子政務建設的重要影響
1.1 政務檔案資源的存在形式決定政務運行效率
電子形式存在的政務檔案資源憑借現有信息技術，可以方便地進行報表整理、圖形輸出等。利用計算機應用軟件和網絡技術可以即時傳輸、采集、存儲、檢索和分析所有相關數據，快速把數據挖掘結果、模型分析結果上報作為科學的決策依據，或實時對外以提高政務的運行效率。
1.2 政務檔案資源的管理制度決定電子政務建設的創新能力
從中國政府的管理與服務職能上來看，政務檔案資源管理的體制與政府組織機構的劃分和業務內容密切關聯，政務檔案資源的支配權與政府機構權力劃分緊密結合，合理的權力劃分意味著政務檔案資源的合理分配。整合政務信息資源、建設政務數據庫，必須打破政府部門之間對公共信息資源的壟斷和封閉，加大政府機構之間、政府與企業、政府與個人之間信息資源的共享開放程度，共同對信息資源進行開發、更新和維護。
1.3 政務檔案資源響應速度決定政務服務滿意度
社會公眾對政府服務滿意度的評價依據不僅包括政府的服務質量，也包括與政府打交道所花費的成本，如時間、精力等。電子政務的積極意義在于提高政府對企業和公眾的管理服務效率。合理的數據管理機制、數據管理信息化、高質量的數據分析結果等方而也間接影響政務服務滿意度。
2 電子政務建設環境下開展檔案資源管理與開發的有效方式
2.1 積極強化對電子政務建設的認知，自覺參與到電子政務建設中
現代社會經濟的發展以及科學技術的進步，一定程度上推動了電子政務的發展，這就對政務檔案資源的管理與開發提出了更為嚴格的要求，在此種情況下檔案部門參與到電子政務建設中，是當前電子政務建設和檔案事業發展的實際需求，是檔案部門所面臨的一項重要任務，是加強電子政務信息資源管理，推進政務系統持續發展的重要條件，對于檔案信息資源的實際應用價值的發揮存在著密切的聯系，有助于促進檔案專業的自身發展。就實際情況來看，檔案部門參與到電子政務建設過程中，是檔案部門融入社會的重要機遇，是檔案部門實現跨越式發展的一個重要條件，若不能夠牢牢把握住機遇，就會拉大檔案專業與同時期的其他專業的差距，從而陷入到被動處境當中，對于未來發展造成不利影響，因此檔案部門參與到電子政務建設過程中，具有一定的緊迫性。與此同時，檔案信息是現代社會信息管理領域中的重要組成部分，檔案工作的性質屬于信息管理，那么在電子政務信息資源的管理過程中，信息的采集、著錄、分類、整理以及利用等，都與檔案管理工作之間存在著一定的共性，因此檔案部門參與到電子政務建設過程中具有高度的可行性。
2.2 嚴格遵循電子檔案建設的規律，確保政務檔案資源管理開發的積極參與并善于參與到電子政務建設中
在電子政務建設過程中，相關工作人員應當積極對政務檔案資源進行統一性的規劃，嚴格按照國家辦公廳關于加強系統信息化建設的相關文件的精神內涵來開展政務檔案資源的管理與開發工作，各地區檔案部門積極將檔案館納入到當地電子政務建設總體規劃當中。就宏觀層面來看，將檔案館納入到電子政務總體規劃中，能夠促進黨委、政府部門機關文件的生成，并促進電子檔案的形成，從而更好的為社會提供檔案信息資源服務。
在此基礎上，應當積極實現黨委、政府檔案工作部門以及檔案館之間的協調配合，積極加強對電子文件的生成以及流轉過程中的管理，促進電子文件更加真實、完整的歸檔，從而保證政務檔案信息資源的準確性和可靠性。就檔案資源開發與管理的實際情況來看，明確檔案部門在電子政務中的工作職責和工作位置并加以深化，能夠在積極推進檔案館發展的基礎上，為數字化檔案館的建立奠定堅實的基礎。
當前檔案資源的管理開發過程中面臨著嚴峻的挑戰，如何更好的實現與電子政務建設的同步改革和發展，為社會提供更加優質的服務，是當前檔案部門所面臨的一項重要課題。那么在此種情況下，檔案部門應當積極轉變并更新檔案資源的管理及開發理念，真正實現跨越式發展，加強職能改革，從而更好的為社會公眾服務。
2.3 創造條件，主動服務
技術更新，改善基礎條件：參加并服務于電子政務需要一定的前期工作和物質環境，因而有必要加緊進行信息系統建設和數宇化檔案館建設。信息系統建設包括計算機網絡系統建設和紙質檔案的數宇化工作。數宇檔案館建設則更為復雜，包括工作模式、流程、標準、規范，甚至包括責、權、運行機制和經費等問題。
繼續教育，加快人才培養：電子政務工作的實施，需要大量的復合型技術人才，必須通過繼續教育培養人才和引進技術人才并舉，以適應不斷更新的新技術對人才的需求。
機構調整和經費支持：隨著電子政務體系建設的發展，檔案館有可能需要調整內部組織機構，以適應黨委、政府有關部門的工作。同時，由于電子檔案管理需要電子系統環境支持，而且隨著科學技術發展而不斷更新，電子政務系統往往會追求新技術的應用，這有可能迫使檔案館更新設備，取得穩定的經費支持。
科研工作為政務檔案管理創新服務：由于電子政務工作是新事物，沒有經驗可循。因此，有必要依托有關科研單位和檔案館，有計劃、分步驟、系統地開展研究工作。特別是針對電子政務工作引發的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實的收集、整理，研究長期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務等等。
結束語
就整體情況來看，在電子政務建設的大環境下，積極加強檔案資源的管理與開發是當前檔案部門所面臨的一項重要課題，如何更好的實現檔案資源管理開發的改革和跨越式發展，并保持與電子政務建設的高度同步，從而更好的為社會公眾提供優質的檔案資源服務，是當前業內人士所面臨的一項重要客體，仍然有待積極進行探索。■
參考文獻
[1]冉朝霞.電子政務環境下數字檔案資源整合的開發利用[J].檔案管理，2014.
