引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實(shí)踐，為您精心挑選了九篇合同檔案管理規(guī)范范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時(shí)聯(lián)系我們的客服老師。

第1篇

一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化

土地是我國(guó)農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來(lái)越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動(dòng),這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。

調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護(hù)措施疲軟,諸如:有的地方不能對(duì)相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動(dòng)時(shí)對(duì)檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書(shū)面辦公中存在的材料填寫(xiě)不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒(méi)有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來(lái)實(shí)際的消極影響,給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來(lái)重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級(jí)單位要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式,加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂患防范意識(shí),以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識(shí),提升管理能力

檔案管理必須全面依循國(guó)家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識(shí)。首先,要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級(jí)培訓(xùn),加深大家對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí),促進(jìn)各單位依法開(kāi)展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說(shuō)要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來(lái)就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn),以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。

2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔

各級(jí)單位對(duì)土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對(duì)對(duì)象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實(shí)依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過(guò)程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來(lái)說(shuō),目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記申請(qǐng)書(shū)、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊(cè)、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場(chǎng)勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺(tái)賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級(jí)人民政府農(nóng)村土地承包管理部門(mén)歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書(shū)等檔案材料,由村民委員會(huì)歸檔保存……唯有如此才能對(duì)號(hào)入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫(xiě)體,其中不乏字跡潦草給工作帶來(lái)困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過(guò)嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識(shí)性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫(xiě),紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求,不易損壞和失散。

及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理,完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

第2篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;合同檔案;管理

近年來(lái)，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和專科設(shè)備投入在增加，在采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的過(guò)程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理存在的主要問(wèn)題，并分析了問(wèn)題的成因，最后通過(guò)規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀

由于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作流程復(fù)雜、涉及的部門(mén)多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見(jiàn)的問(wèn)題。

（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料缺乏完整性

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開(kāi)始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫(xiě)內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門(mén)共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過(guò)程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購(gòu)合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（二）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案收集難度大

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購(gòu)合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門(mén)審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒(méi)有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔后不能封卷

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開(kāi)端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購(gòu)建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫(xiě)了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案檢索查閱方法單一

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫(kù)，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開(kāi)展檔案信息庫(kù)建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過(guò)Exel表格來(lái)完成醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理中存在問(wèn)題的原因分析

（一）檔案意識(shí)不高

一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購(gòu)效益，所以長(zhǎng)期以來(lái)得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規(guī)范

在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案中，從申購(gòu)設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門(mén)不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的購(gòu)置報(bào)告、審批過(guò)程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書(shū)等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門(mén)所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過(guò)程

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無(wú)異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門(mén)審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒(méi)有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸口管理問(wèn)題

醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案規(guī)范化管理思路

要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理意識(shí)

目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過(guò)經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔范圍

1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購(gòu)和臨時(shí)緊急采購(gòu)組成。不管是年度采購(gòu)計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購(gòu)表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開(kāi)論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門(mén)層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購(gòu)置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購(gòu)置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)階段：醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購(gòu)的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過(guò)媒體方式公開(kāi)招標(biāo)信息，組織召開(kāi)招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書(shū)面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書(shū)、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫(kù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過(guò)建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購(gòu)的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院

參考文獻(xiàn)：

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第3篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同；合同檔案；檔案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現(xiàn)今社會(huì)大環(huán)境下，企業(yè)為了維護(hù)自身的權(quán)益，都越來(lái)越重視合同的簽訂。合同作為維系市場(chǎng)秩序和社會(huì)關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題對(duì)企業(yè)合同檔案的管理進(jìn)行闡述。

2 企業(yè)合同檔案建立的必要性

企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門(mén)為了實(shí)現(xiàn)某種經(jīng)濟(jì)目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書(shū)面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來(lái)，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。作為一家核電企業(yè)集團(tuán)下的二級(jí)子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運(yùn)行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環(huán)境的影響

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的日益增強(qiáng)，近年來(lái)，國(guó)家提倡大力發(fā)展核電，對(duì)本企業(yè)的發(fā)展勢(shì)必帶來(lái)重大影響。國(guó)家引進(jìn)、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時(shí)展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)法制法律觀念，處理國(guó)際關(guān)系時(shí)，需要取長(zhǎng)補(bǔ)短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，提供技術(shù)服務(wù)時(shí)會(huì)簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機(jī)制③。

2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求

企業(yè)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都離不開(kāi)合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國(guó)家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對(duì)合同當(dāng)事人之外的任何單位和個(gè)人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購(gòu)合同，租賃合同、勞動(dòng)合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問(wèn)題，當(dāng)事方都需要通過(guò)利用合同檔案進(jìn)行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 合同收集歸檔不及時(shí)

目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動(dòng)的部門(mén)進(jìn)行管理，而采購(gòu)合同是由業(yè)務(wù)需求部門(mén)自行負(fù)責(zé)。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時(shí)，需要經(jīng)過(guò)一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對(duì)比較分散，且在走流程時(shí)所花的時(shí)間不確定，周期長(zhǎng)短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門(mén)按年度向檔案部門(mén)進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時(shí)，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

3.2 合同檔案的管理不規(guī)范

現(xiàn)國(guó)家對(duì)合同檔案的管理沒(méi)有制定專門(mén)的管理規(guī)范和辦法，也就是說(shuō)，對(duì)企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開(kāi)發(fā)利用工作等沒(méi)有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對(duì)合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個(gè)文本，沒(méi)有明確的說(shuō)法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書(shū)、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、抵（質(zhì)）押書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)、法人授權(quán)委托書(shū)、合同書(shū)、鑒證書(shū)、公證書(shū)、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書(shū)、判決書(shū)、執(zhí)行書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)

現(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)文件的管理沒(méi)有專門(mén)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對(duì)企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門(mén)里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒(méi)有文件對(duì)崗位進(jìn)行明確描述。所以，部門(mén)里形成的文件，有的是五花八T，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、格式不齊全，合同編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號(hào)原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國(guó)家對(duì)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實(shí)行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過(guò)建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個(gè)專門(mén)的獨(dú)立類別來(lái)管理，對(duì)已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時(shí)，檔案部門(mén)也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同檔案的重要性。在實(shí)際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問(wèn)題時(shí)，通過(guò)利用合同檔案時(shí)，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來(lái)，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時(shí)起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會(huì)到合同檔案管理好壞所帶來(lái)的意義和結(jié)果會(huì)大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時(shí)，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲(chǔ)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的在線處理和管理，完成實(shí)現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開(kāi)發(fā)和利用合同檔案⑨。

企業(yè)在辦公平臺(tái)上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實(shí)現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對(duì)紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強(qiáng)宣傳，樹(shù)立檔案意識(shí)和法律意識(shí)

近年來(lái)，企業(yè)加大了對(duì)部門(mén)兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對(duì)企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對(duì)比較少，爭(zhēng)取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識(shí)和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同檔案管理人員的合同法律意識(shí)與工作責(zé)任感；另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人員的檔案意識(shí)和法律意識(shí)，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無(wú)論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對(duì)方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會(huì)涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對(duì)合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺(jué)遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開(kāi)發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作⑩。

5 結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強(qiáng)重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同管理人員的效率意識(shí)和效益意識(shí)，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗(yàn)合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險(xiǎn)能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。

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第4篇

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)　檔案工作　規(guī)范管理

所謂房地產(chǎn)企業(yè)，是指從事房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、管理和服務(wù)活動(dòng)，并以營(yíng)利為目的進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。房地產(chǎn)相對(duì)于傳統(tǒng)的機(jī)械、電子等行業(yè)起步較晚，屬于改革開(kāi)放后的新興產(chǎn)業(yè)，對(duì)檔案管理方面的關(guān)注與研究也相對(duì)比較少，而且由于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度較快，檔案管理更是無(wú)法滿足其發(fā)展要求。然而，檔案工作是房地產(chǎn)企業(yè)運(yùn)行和生產(chǎn)的參考和依據(jù)，事關(guān)群眾的基本生活，是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事。因此，房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理尤為重要。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案

1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍

房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、合同檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過(guò)程中形成的。

2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性

首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤(pán)等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展?fàn)顩r，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對(duì)統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語(yǔ)較多，如土地界限認(rèn)定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測(cè)繪等，專業(yè)性十分明顯。

其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開(kāi)發(fā)到經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)，每一項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作離開(kāi)各種合同就不可能得以完成和推進(jìn)。通過(guò)這一系列的合同，將各個(gè)相關(guān)的部門(mén)和單位聯(lián)系起來(lái)，共同推進(jìn)和完成一個(gè)項(xiàng)目。據(jù)統(tǒng)計(jì)，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達(dá)百分之五十以上。因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時(shí)，必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。

最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門(mén)的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿海N類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過(guò)程中，要通盤(pán)考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒(méi)有涉及到的空白區(qū)。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的必然性

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是時(shí)展的必然要求。隨著改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時(shí)代的深入，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是其必由之路。

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在執(zhí)行過(guò)程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門(mén)和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管理了。

三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為

加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、崗位責(zé)任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行。同時(shí)，要隨著時(shí)間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時(shí)修改、補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)

流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況展開(kāi)深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、信息化管理要解決的重點(diǎn)問(wèn)題、可能的解決方式、完成程度、實(shí)現(xiàn)深度等。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對(duì)、制約，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且能夠及時(shí)糾正。

3.明確職責(zé)和分工，保證工作質(zhì)量

所謂崗位職責(zé)是指一個(gè)崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。明確崗位職責(zé)可以最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責(zé)可以分為三個(gè)層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門(mén)、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核；二是部門(mén)層，各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

4.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊(duì)伍素質(zhì)

加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案專業(yè)隊(duì)伍，同時(shí)還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的培訓(xùn)，既要培訓(xùn)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，還要使其了解企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動(dòng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳，使企業(yè)全員樹(shù)立檔案意識(shí)。因?yàn)闊o(wú)論是哪個(gè)部門(mén)或個(gè)人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，都會(huì)形成一定的活動(dòng)記錄，而這些記錄的一部分會(huì)對(duì)以后的活動(dòng)具有查考價(jià)值，需要?dú)w檔保存。為了保證檔案收集的及時(shí)、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。

5.不斷評(píng)估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平

第5篇

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-9944（2017）14-0317-02

1 引言

規(guī)范的檔案管理只有與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。然而，日常工作中，很多人對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。其實(shí)，檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中不可分割的重要組成部分，在維護(hù)銀行和客戶權(quán)益、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

檔案工作在銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展中，如何能充分發(fā)揮服務(wù)功效，使檔案管理工作能夠走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路是本文重點(diǎn)研究的問(wèn)題。

2 現(xiàn)在銀行檔案管理工作中存在的問(wèn)題

思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不高，導(dǎo)致銀行檔案工作的服務(wù)功效不能更好的發(fā)揮。

部分分行比較重視會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案，忽視其他門(mén)類檔案的管理，而其他門(mén)類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業(yè)務(wù)、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫(kù)房不達(dá)標(biāo)、具有保存價(jià)值的檔案不按規(guī)定歸檔等現(xiàn)象。多年以來(lái)，重視業(yè)務(wù)發(fā)展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經(jīng)常安排檔案管理員補(bǔ)缺其他緊急的工作，而應(yīng)付檔案工作。

3 提高銀行檔案工作服務(wù)功效的解決方案

3.1 提高檔案工作的重視程度

3.2.1 更新完善銀行檔案

更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當(dāng)前檔案工作開(kāi)展迫切需要解決的源頭問(wèn)題。2012年12月，國(guó)家檔案局頒發(fā)10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)制定適合本企業(yè)實(shí)際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項(xiàng)工作，將進(jìn)一步規(guī)范文件材料的歸檔工作，做到“應(yīng)歸盡歸”、“應(yīng)收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經(jīng)發(fā)文，新疆區(qū)分行已通過(guò)總行審核，將于近期發(fā)文。

3.2.2 規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理制度

在銀行發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生各門(mén)類專業(yè)檔案，如：文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、合同檔案、集中采購(gòu)檔案等。為確保各門(mén)類檔案有章可循、管理規(guī)范、便于利用，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，在制定檔案管理總的辦法下，要進(jìn)一步完善各門(mén)類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規(guī)范管理檔案。

3.2.3 全面推進(jìn)依法治檔

在新形勢(shì)下，銀行檔案管理部門(mén)要強(qiáng)化依法履行監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作要獎(jiǎng)懲分明，通過(guò)約談、通報(bào)、處分、追究責(zé)任等方式，嚴(yán)肅查處不按時(shí)歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國(guó)家秘密等各類檔案違法違紀(jì)案件。建立完善檢查情況通報(bào)和責(zé)任追究制度，對(duì)違反檔案法律法規(guī)的行為依法追究責(zé)任。

3.2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)和檢查

檔案管理部門(mén)要加大對(duì)各門(mén)類檔案管理工作的檢查指導(dǎo)力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機(jī)制等方面加強(qiáng)指導(dǎo)，開(kāi)展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開(kāi)始，指導(dǎo)人員要深入了解和研究各門(mén)類檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的分類整理，扎扎實(shí)實(shí)做好基礎(chǔ)工作，集中統(tǒng)一管理各門(mén)類檔案。

3.2.5 重視檔案安全管理

近年來(lái)，重大自然災(zāi)害、社會(huì)突發(fā)事件給檔案工作以慘痛教訓(xùn)。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設(shè)置于同等重要的位置。首先從承重達(dá)標(biāo)等庫(kù)房安全及周邊環(huán)境安全要素考慮，做到檔案實(shí)體在加工整理和利用等環(huán)節(jié)中的絕對(duì)安全。建立預(yù)先防范機(jī)制，提前做好防范和應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)因素毀壞的各種準(zhǔn)備，建立應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制，提高臨險(xiǎn)處置能力。抓緊實(shí)施異地異質(zhì)備份工作，充分利用檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。

3.2.6 嚴(yán)格審驗(yàn)把關(guān)移交入庫(kù)檔案資料

檔案資料移交入庫(kù)的審驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整；審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；審核文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象；審核聲像和電子檔案是否規(guī)范且有效等。這些標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格執(zhí)行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責(zé)。在檔案資料移交入庫(kù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)歸檔資料進(jìn)行再次審核，嚴(yán)格執(zhí)行移交登記是檔案管理部門(mén)為各門(mén)類檔案的規(guī)范管理起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，為整個(gè)銀行信息資料安全、完整保存履行職責(zé)。

3.2.7 檔案信息化建設(shè)

隨著檔案數(shù)量越來(lái)越多，僅僅靠傳統(tǒng)的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創(chuàng)造條件，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，積極利用信息技術(shù)手段，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，便于檢索。

3.2.8 創(chuàng)造良好的庫(kù)房條件

庫(kù)房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時(shí)，檔案庫(kù)房應(yīng)集中布置，遠(yuǎn)離易散發(fā)火種的工業(yè)設(shè)施。館內(nèi)消防設(shè)施齊全、通風(fēng)、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質(zhì)量，應(yīng)將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫(kù)房承重達(dá)到1200kg/m2以上。

第6篇

建章立制是合同管理的有力保障

為了捋順合同管理程序，防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，有效控制建設(shè)速度，減少潛在的經(jīng)濟(jì)損失，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立相應(yīng)的合同管理制度，合同管理工作做到有章可循。（一）建立企業(yè)合同管理制度要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、驗(yàn)收、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。（二）設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，配備專職法律人員有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)配備思想水平、法制水平、文字水平、溝通能力和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的高素質(zhì)法律人員，負(fù)責(zé)合同簽訂對(duì)方資質(zhì)的審核，合同文本的合法性、嚴(yán)密性審核，合同的登記管理和監(jiān)督檢查，提高合同的簽約和有效履約率，從體系上保證了合同的有效實(shí)施。（三）加強(qiáng)企業(yè)合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時(shí)又是企業(yè)合同管理工作的一部分，合同檔案應(yīng)設(shè)專人管理，由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴(yán)格的審核、登記、領(lǐng)用、發(fā)放制度，凡是經(jīng)企業(yè)加蓋了合同專用章的合同或其他文書(shū)，都必須在企業(yè)有備案資料并登記。

動(dòng)態(tài)監(jiān)管是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制的有力保障

合同管理是一個(gè)系統(tǒng)的管理過(guò)程，即合同簽訂準(zhǔn)備階段的管理、合同簽訂階段的管理、合同履行階段的管理和合同履行后的管理。也就是圍繞各個(gè)階段開(kāi)展的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制的活動(dòng)。（一）合同準(zhǔn)備階段，調(diào)研招標(biāo)雙重進(jìn)行建設(shè)新的水泥生產(chǎn)線項(xiàng)目，需采購(gòu)大小設(shè)備5000余套，土建安裝項(xiàng)目擬投資3億余元，還需有設(shè)計(jì)項(xiàng)目、勘察項(xiàng)目、工程監(jiān)理項(xiàng)目以及立項(xiàng)前期有些公文、報(bào)告、方案的報(bào)批文等等，需要簽訂大量的合同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格咨詢，判別各個(gè)項(xiàng)目的大致費(fèi)用，確定選擇合同相對(duì)人方式。1.費(fèi)用較低的服務(wù)類項(xiàng)目，可簡(jiǎn)化程序企業(yè)自行選擇合同相對(duì)人。項(xiàng)目雖小但不可輕視，同樣應(yīng)嚴(yán)肅謹(jǐn)慎、認(rèn)真對(duì)待，針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)研，調(diào)研內(nèi)容包括：可做項(xiàng)目服務(wù)的企業(yè)有哪些，其資質(zhì)類別、資質(zhì)級(jí)別、企業(yè)信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)費(fèi)用、服務(wù)期限、近年績(jī)效等，對(duì)所調(diào)研情況都應(yīng)分類比較，為企業(yè)訂立合同提供依據(jù)，確保簽約的可靠性和合同的有效實(shí)施。2.費(fèi)用較大的工程類、設(shè)備類等項(xiàng)目，可通過(guò)招標(biāo)公司服務(wù)。為了選擇性價(jià)比較高的服務(wù)、貨物及工程施工安裝單位，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)，委托招標(biāo)公司服務(wù)是企業(yè)較為理想的選擇。招標(biāo)公司通過(guò)專家對(duì)投標(biāo)單位的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品性能、技術(shù)性能、產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量、運(yùn)行成本、售后服務(wù)、履約能力、近期績(jī)效等方面進(jìn)行科學(xué)評(píng)判，經(jīng)過(guò)綜合比較推薦適合的單位中標(biāo)，為企業(yè)下一步簽訂合同做好了前期準(zhǔn)備。（二）合同簽訂階段，專業(yè)人員評(píng)審把關(guān)從合同簽訂前的準(zhǔn)備階段到合同簽訂階段，這就意味著合同的簽訂已進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段。合同一經(jīng)依法成立，就具有法律效力，當(dāng)事人必須嚴(yán)格履行。為了使合同從訂立時(shí)起就具有合法性、真實(shí)性和可行性，避免和減少履行過(guò)程中的糾紛和不利因素的出現(xiàn)，必須做好合同簽訂階段的工作。新建項(xiàng)目需簽訂合同很多，企業(yè)應(yīng)預(yù)定的最佳目標(biāo)和起碼標(biāo)準(zhǔn)，擬定標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。作為甲方，應(yīng)盡量采用本企業(yè)的合同文本。用本企業(yè)的文本，起點(diǎn)高，順著自己企業(yè)的思路。雙方當(dāng)事人協(xié)商一致擬定的合同文書(shū)，還應(yīng)該進(jìn)行必要的審查把關(guān)，避免合同內(nèi)容的漏項(xiàng)和質(zhì)量要求降低的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)指定相應(yīng)的工程技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員、法律人員分類別審閱合同，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。如果是通過(guò)招標(biāo)確定的中標(biāo)人，合同文本應(yīng)與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件進(jìn)行對(duì)比，選擇有利于招標(biāo)人的內(nèi)容。如經(jīng)審查，認(rèn)為切實(shí)可行無(wú)疑義，最后雙方簽字并加蓋合同專用章，合同成立并生效。（三）合同履行階段，定期監(jiān)督檢查簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的，是合同管理的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)檢查可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門(mén)反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)合同履約情況進(jìn)行監(jiān)督檢查：1.服務(wù)報(bào)告類檢查項(xiàng)目包括服務(wù)質(zhì)量、報(bào)告質(zhì)量是否能通過(guò)政府相關(guān)部門(mén)的審批，時(shí)間是否滿足合同約定等；2.設(shè)備類合同檢查包括貨物數(shù)量驗(yàn)收，品種規(guī)格驗(yàn)收、物品外觀及尺寸驗(yàn)收，材質(zhì)檢驗(yàn)，文件資料驗(yàn)收，安裝運(yùn)轉(zhuǎn)驗(yàn)收情況等；3.工程施工安裝合同檢查內(nèi)容包括相關(guān)人員學(xué)習(xí)合同文件記錄，對(duì)施工管理人員進(jìn)行詳細(xì)交底記錄，工作質(zhì)量和工程進(jìn)度記錄，特殊情況處理記錄，風(fēng)險(xiǎn)防范措施記錄，有關(guān)各方的溝通的信件、請(qǐng)示、簽字指令、會(huì)議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件存檔記錄等等。各類合同履約情況是否滿足合同要求，如與合同約定不符，則應(yīng)調(diào)查情況查找原因，發(fā)現(xiàn)存在糾紛隱患，及時(shí)解決，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。（四）總結(jié)履行情況，提高管理效率歸納整理和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)可以有效促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)合同進(jìn)行分類歸檔，構(gòu)建業(yè)務(wù)合同庫(kù)。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后,合同管理部門(mén)應(yīng)將每份合同的背景材料，當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件，合同審查意見(jiàn)書(shū)，合同正本(含附件)，授權(quán)委托書(shū)，合同履行情況、爭(zhēng)議解決情況的說(shuō)明，合同變更、解除的相關(guān)文件，合同雙方的往來(lái)電函和協(xié)商記錄，其他與合同有關(guān)的文件，分類歸檔，以備查考。建立優(yōu)良供應(yīng)商、服務(wù)商名單。當(dāng)每份合同履約完畢，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)合同主體、貨物交付、產(chǎn)品（服務(wù)、施工）質(zhì)量、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià)，以待日后補(bǔ)充備品、配件，后續(xù)服務(wù)，選擇生產(chǎn)商及經(jīng)銷商、服務(wù)商做好準(zhǔn)備。合同履行評(píng)價(jià)劃分為優(yōu)、良、中、差四個(gè)等級(jí)，優(yōu)級(jí)完全按照的約定履行合同，質(zhì)量?jī)?yōu)良，質(zhì)保期質(zhì)量完好；良級(jí)經(jīng)督促完成合同，質(zhì)量較好，質(zhì)保期經(jīng)商家電話指導(dǎo)完善；中級(jí)經(jīng)催促二次以上完成合同項(xiàng)目，質(zhì)量有瑕疵，質(zhì)保期商家進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)修改完善；差級(jí)送貨延期較長(zhǎng)且產(chǎn)品（施工）質(zhì)量有瑕疵反復(fù)修改完善。合同管理制度化，過(guò)程控制程序化。企業(yè)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待每份合同，做到準(zhǔn)備充分，共同把關(guān)，監(jiān)督檢查，總結(jié)提高，從而實(shí)現(xiàn)合同目的，確保建設(shè)項(xiàng)目的順利完成。

本文作者：智春蘭工作單位：西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司水泥廠

第7篇

西方有句諺語(yǔ)，財(cái)富的一半是合同，合同在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中扮演著重要角色。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點(diǎn)，這需要企業(yè)的管理者具備更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，合同管理貫穿經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的整個(gè)流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優(yōu)化能力的重要體現(xiàn)。合同管理具有兩個(gè)方面的作用。一是作為商務(wù)活動(dòng)的集合，包括前期考察、調(diào)研、談判、擬定文本、簽訂等環(huán)節(jié)；二是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督與控制，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要環(huán)節(jié)，包括對(duì)合同履行風(fēng)險(xiǎn)的控制，以及合同各環(huán)節(jié)的參與者的監(jiān)督。利用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法進(jìn)行企業(yè)合同管理，可以更為有效地避免簽訂對(duì)企業(yè)不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當(dāng)前合同管理存在的主要問(wèn)題

1．企業(yè)管理者對(duì)合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對(duì)合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒(méi)有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)合同管理的部門(mén)或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門(mén)，但管理混亂或無(wú)序。企業(yè)管理者對(duì)合同管理工作的無(wú)視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無(wú)序。

2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。由于很多企業(yè)沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門(mén)或企業(yè)法律顧問(wèn)，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門(mén)，但企業(yè)法務(wù)部門(mén)的法律顧問(wèn)和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時(shí)把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問(wèn)題，將會(huì)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無(wú)法緊密銜接，造成合同管理無(wú)序混亂，合同履行效率降低；合同履行過(guò)程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒(méi)有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒(méi)有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進(jìn)行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒(méi)有開(kāi)展。

三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

合同管理也是一門(mén)科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用可行。

1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟(jì)和時(shí)展的客觀要求。各種經(jīng)濟(jì)合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)情況，它作為聯(lián)系原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、流通消費(fèi)各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展順利進(jìn)行，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)管理體制改革的進(jìn)行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強(qiáng)，各經(jīng)濟(jì)體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時(shí)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成元素，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和時(shí)代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題。

2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動(dòng)力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來(lái)諸多問(wèn)題，給經(jīng)濟(jì)合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來(lái)很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟(jì)合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實(shí)施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。

3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過(guò)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式

企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個(gè)層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購(gòu)）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過(guò)程中的管理部門(mén)及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。

2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護(hù)自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

1．合同管理制度的動(dòng)態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒(méi)有制度，任何管理工作都是無(wú)本之木、無(wú)源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒(méi)有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒(méi)有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對(duì)制度進(jìn)行修改，將合同管理制度納入動(dòng)態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢(shì)的變化而改進(jìn)，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個(gè)企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門(mén)的代碼、合同簽訂日期、合同序號(hào)、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門(mén)代碼和合同分類較為重要，一個(gè)能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個(gè)能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門(mén)代碼一般以部門(mén)英文縮寫(xiě)或部門(mén)在企業(yè)的習(xí)慣性代號(hào)作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分為銷售合同、采購(gòu)合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡(jiǎn)單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會(huì)為以后的合同管理流程帶來(lái)很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個(gè)明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過(guò)完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進(jìn)而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個(gè)與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過(guò)程，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動(dòng)收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項(xiàng)目審批文件、考察、咨詢、談判會(huì)議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過(guò)程中的標(biāo)的物簽收、核驗(yàn)、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟(jì)效果評(píng)價(jià)、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過(guò)夜、合同備案和審核意見(jiàn)表填制不過(guò)夜。

5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個(gè)互相銜接、聯(lián)動(dòng)的體系，每個(gè)崗位雖然分工不同，但對(duì)其他崗位都有糾錯(cuò)、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進(jìn)，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識(shí)和履行合同的自覺(jué)性，加強(qiáng)合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟(jì)合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)合同管理工作，開(kāi)發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

六、結(jié)束語(yǔ)

第8篇

采辦合同注重效率，節(jié)約成本采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達(dá)成，采辦合同要在確保采辦質(zhì)量的同時(shí)，努力降低采辦成本。采取競(jìng)價(jià)的方式獲得較低的采辦價(jià)格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應(yīng)用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質(zhì)量，控制采辦成本。制定嚴(yán)密的合同條款，改進(jìn)貨物的采辦、運(yùn)輸、收發(fā)、保管等方面的工作，減少各個(gè)環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費(fèi)用，減少合同執(zhí)行成本。

2石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問(wèn)題

采辦合同的管理涉及:合同的起草、審查、談判、會(huì)簽、批準(zhǔn)、簽署、履行、編號(hào)、備案、統(tǒng)計(jì)、歸檔等全過(guò)程及相關(guān)的供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理等。我們把該過(guò)程分為采辦合同簽訂前、簽訂過(guò)程中及簽訂之后三個(gè)階段來(lái)探討。在這三個(gè)階段中存在著諸多問(wèn)題:

2.1采辦合同簽訂前的階段

對(duì)合同相對(duì)方資質(zhì)的審查不嚴(yán)格，存在相對(duì)方根本沒(méi)有從事該項(xiàng)業(yè)務(wù)的資質(zhì)，或者資質(zhì)等級(jí)不符合要求;合同文本起草未征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，技術(shù)條款缺失或者不完善;合同條款的設(shè)置不完整等。

2.2采辦合同簽訂階段

對(duì)招評(píng)標(biāo)過(guò)程的把控不嚴(yán)格、合同談判的過(guò)程安排不當(dāng)，沒(méi)有最大化的實(shí)現(xiàn)公司利益;合同文本談判完成后，沒(méi)有組織專業(yè)人員，如財(cái)務(wù)、稅收、法律、安全環(huán)保等人員進(jìn)行審查和會(huì)簽，造成各種潛在風(fēng)險(xiǎn)的存在;合同簽署時(shí)合同相對(duì)方的合同簽字人并沒(méi)有獲得相應(yīng)的法人授權(quán);合同專用章管理不嚴(yán)格，沒(méi)有經(jīng)過(guò)審查會(huì)簽的合同，加蓋了公司合同專用章。

2.3采辦合同簽訂后的階段

這個(gè)階段的問(wèn)題主要在于對(duì)已簽署合同編號(hào)、歸檔工作的缺失。合同編號(hào)是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執(zhí)行的依據(jù)又可以作為合同糾紛證據(jù)留存，而且還可以滿足企業(yè)內(nèi)外部審計(jì)需求。

3石油企業(yè)采辦合同管理中的對(duì)策

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)

解決采辦合同管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題，重點(diǎn)在于不斷完善和優(yōu)化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無(wú)法任意橫行;制度不好，可以使好人無(wú)法充分地做好事，甚至?xí)呦蚍疵妗薄Ｒ胧共赊k合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，根本上要從制度建設(shè)入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，從制度層面規(guī)范和完善采辦合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)。

3.2在合同管理的全流程中設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)

(1)根據(jù)采辦合同的特點(diǎn)，抓好供應(yīng)商管理，把好資格審查關(guān)及事后供應(yīng)商評(píng)價(jià)關(guān)，保障合同相對(duì)方主體資格合格的前提下，獲得優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，提高采辦效率。加強(qiáng)供應(yīng)商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應(yīng)商的評(píng)選體系及數(shù)據(jù)庫(kù)，與優(yōu)秀的供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。建立采購(gòu)管理全流程概念，用最佳的評(píng)標(biāo)策略選擇最適合項(xiàng)目的優(yōu)秀供應(yīng)商。在項(xiàng)目的采辦工作中，優(yōu)秀的供應(yīng)商是采辦工作順利開(kāi)展的保障。

(2)在招評(píng)標(biāo)過(guò)程中，審查相關(guān)法律文件，規(guī)范招評(píng)標(biāo)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)招評(píng)標(biāo)過(guò)程的公平、公正，獲取優(yōu)質(zhì)服務(wù)。根據(jù)采辦對(duì)象的特點(diǎn)，選擇合適的采辦方式，當(dāng)采辦的金額較大，技術(shù)要求高，或者所要求的是勘探、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)時(shí)，多采用招標(biāo)方式進(jìn)行采辦。對(duì)于金額小，技術(shù)規(guī)格比較單一的采辦對(duì)象，可采用詢價(jià)的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進(jìn)行招投標(biāo)工作，組織相關(guān)專家進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)方面的綜合評(píng)審，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商及簽署采辦合同。

(3)合同的起草及談判中的要求:合同要靠準(zhǔn)確明細(xì)的文字作為載體，起草合同文本時(shí)要準(zhǔn)確體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思。合同要包含《合同法》規(guī)定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所;標(biāo)的;數(shù)量;質(zhì)量;對(duì)價(jià);履行期限、地點(diǎn)和方式;合同主體的其他權(quán)利和義務(wù);違約責(zé)任;適用法律和爭(zhēng)議解決方式等。另外，石油企業(yè)的采辦合同專業(yè)化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規(guī)律，分散制作文本的風(fēng)險(xiǎn)大、效率低。實(shí)行采辦合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業(yè)的資源、減少關(guān)聯(lián)交易矛盾、防范法律風(fēng)險(xiǎn)。在采辦合同的談判過(guò)程中，應(yīng)成立技術(shù)談判小組，負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)需求進(jìn)行有效澄清，避免因技術(shù)要求不清楚，不規(guī)范，在合同簽訂后而進(jìn)行變更。

(4)合同的審查及簽署中要注意:應(yīng)組織專業(yè)人員對(duì)合同初稿及其修改進(jìn)行商務(wù)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、資金、質(zhì)量健康安全環(huán)保、法律等審查，防范風(fēng)險(xiǎn);合同的簽署，要審查合同簽字人的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍的人不得簽署合同。

(5)合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意:在合同簽署和履行過(guò)程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)合同檔案，遵守公司對(duì)合同檔案的管理、存檔期限的相關(guān)規(guī)定;加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

3.3提高采辦合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)

(1)加強(qiáng)合同法律知識(shí)培訓(xùn)。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低有直接關(guān)系。可以通過(guò)組織實(shí)施合同管理法律知識(shí)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養(yǎng)他們能夠運(yùn)用相關(guān)法律知識(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的管理。

(2)參與技術(shù)澄清工作，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。采辦合同的特點(diǎn)決定了采辦合同經(jīng)辦人員，除了具有商務(wù)、法律知識(shí)，還必須熟悉油氣勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程，掌握一些常規(guī)專業(yè)技術(shù)知識(shí)。采辦合同人員要積極參與到業(yè)務(wù)流程中去，不斷地熟悉石油行業(yè)的行業(yè)特色及運(yùn)作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實(shí)的為油氣勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)工作服務(wù)。

第9篇

關(guān)鍵詞：公路工程；合同問(wèn)題；建議

公路工程合同屬于一類經(jīng)濟(jì)型合同，由工程發(fā)包人與承包人協(xié)商完成。強(qiáng)化公路施工合同的管理工作，健全規(guī)范合同內(nèi)容，保證依法管理，有序進(jìn)行，對(duì)公路工程施工的正常進(jìn)行有利。能夠避免無(wú)謂的扯皮、經(jīng)濟(jì)糾紛以及損失，進(jìn)而保證工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量和工程工期。

一、公路工程施工存在的合同問(wèn)題

1.工程合同的責(zé)任人模糊

公路工程現(xiàn)實(shí)的承包階段，因承包方缺少有關(guān)施工的資質(zhì)，因此，工程合同中填入的承包方均高出一級(jí)，此舉導(dǎo)致的結(jié)果即無(wú)法確保工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量。但進(jìn)行公路工程承包階段，未針對(duì)承包方的法人實(shí)行細(xì)致的了解，即簽署了相關(guān)合同，極易使沒(méi)有誠(chéng)信，無(wú)法充分完成合同中承諾的承包商混進(jìn)來(lái)，進(jìn)而極易導(dǎo)致糾紛，最后導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)方面的損失。不僅對(duì)有關(guān)公路工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度產(chǎn)生影響，還極易導(dǎo)致業(yè)主嚴(yán)重的虧損。

2.工程項(xiàng)目招投標(biāo)管理缺少規(guī)范性

因我國(guó)公路項(xiàng)目的快速發(fā)展，針對(duì)其工程項(xiàng)目合同管理模式的革新已經(jīng)開(kāi)始，工程市場(chǎng)也變得更加規(guī)范。但因利益因素，導(dǎo)致簽署具體工程合同的過(guò)程中，依然有很多不足，公路工程合同招投標(biāo)管理依然有許多問(wèn)題。導(dǎo)致此類問(wèn)題的因素通常是對(duì)公路項(xiàng)目管理招投標(biāo)的職能劃分模糊，管理機(jī)構(gòu)未明確分配權(quán)責(zé)，則導(dǎo)致了工作階段協(xié)調(diào)出現(xiàn)了問(wèn)題。目前，我國(guó)依然缺少有關(guān)法律法規(guī)對(duì)管理機(jī)構(gòu)與招投標(biāo)單位實(shí)行管理規(guī)范，但管理機(jī)構(gòu)只剩下了招商的權(quán)利，且對(duì)工程招商管理缺少具體的方案計(jì)劃。管理機(jī)構(gòu)在財(cái)務(wù)與物質(zhì)上均缺少實(shí)際的權(quán)限，部分承包方彼此惡意競(jìng)爭(zhēng)，以提高招標(biāo)價(jià)格，采用非正當(dāng)?shù)氖袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)方式攪亂了市場(chǎng)秩序，導(dǎo)致公路工程合同的管理越來(lái)越被動(dòng)。

3.相關(guān)的管理體系還不健全

公路工程施工要多方協(xié)同共進(jìn)，可若在協(xié)作階段，某資源提供廠商的資源提供出現(xiàn)了阻礙，極易導(dǎo)致工程合同信用體系不健全，導(dǎo)致工程項(xiàng)目施工延誤。如果在工程初期即導(dǎo)致工程施工的被動(dòng)化或不能如期開(kāi)展施工的情況，直接導(dǎo)致了工期延期。因目前工程項(xiàng)目合同信用體系的不健全，部分承包方進(jìn)行招投標(biāo)階段標(biāo)明的資質(zhì)與數(shù)目和現(xiàn)實(shí)狀況存在很大差異，同樣會(huì)導(dǎo)致在部分應(yīng)急工程項(xiàng)目施工階段施工方的被動(dòng)性。

4.公路工程合同索賠困難

如果簽署的工程合同無(wú)法順利履行的情況下，則需要求違約方進(jìn)行賠償。工程合同當(dāng)事人因違反約定或者出現(xiàn)過(guò)錯(cuò)導(dǎo)致簽署的工程合同中的承諾無(wú)法正常履行，導(dǎo)致對(duì)方出現(xiàn)損失，則損失方有權(quán)力要求過(guò)錯(cuò)方進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠償。但基于相關(guān)統(tǒng)計(jì)資料來(lái)看，當(dāng)前，進(jìn)行工程施工索賠的額度與發(fā)生率持續(xù)提升。

二、公路工程施工合同問(wèn)題的改進(jìn)建議

1.確保工程合同談判和簽署環(huán)節(jié)

簽署工程合同的過(guò)程中，需切實(shí)考慮且處置好如下幾方面:①認(rèn)真閱讀工程項(xiàng)目合同內(nèi)容，了解相關(guān)工程項(xiàng)目合同的法規(guī)要求；②認(rèn)真分析合同內(nèi)容條款，需和工程特征與當(dāng)事人本身的狀況相結(jié)合，假設(shè)合同實(shí)行階段或許會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，預(yù)先設(shè)定解決方案；③工程項(xiàng)目合同內(nèi)容條款用詞需精確，發(fā)包方與承包方需履行的權(quán)責(zé)需標(biāo)注明確，不可由于準(zhǔn)備不充分或者疏漏導(dǎo)致工程合同內(nèi)容條款存在問(wèn)題，導(dǎo)致施工部門(mén)的權(quán)益受到損害。

2.強(qiáng)化公路工程合同履行階段的管理工作

工程項(xiàng)目合同簽署之后，合同雙方則產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)聯(lián)系與法律效力。合同中要求雙方在合同履行階段的經(jīng)濟(jì)權(quán)責(zé)、經(jīng)濟(jì)利益以及權(quán)限義務(wù)，合同雙方需遵循，不可違約。在根源來(lái)看，雙方經(jīng)濟(jì)利益存在差異，極易造成工程項(xiàng)目施工階段的利益糾紛，導(dǎo)致工程項(xiàng)目建設(shè)與管理過(guò)程中合同雙方行為存在差異和矛盾情況。工程項(xiàng)目合同履行屬于施工質(zhì)量、工程進(jìn)度以及工程成本控制的主要部分，工程合同履行階段，需應(yīng)用主動(dòng)的管理方式，安排工程項(xiàng)目管理人員了解合同內(nèi)容，基于工程合同要求的內(nèi)容條款充分履行。

3.承包方需強(qiáng)化工程合同法律意識(shí)與管理意識(shí)

建立特殊的工程合同管理部門(mén)，大力培養(yǎng)工程合同管理人員，制定認(rèn)真嚴(yán)格的工程合同管理體系，逐漸設(shè)立以工程合同管理為主體的部門(mén)。

4.承包方需大力進(jìn)行工程合同風(fēng)險(xiǎn)管理工作

設(shè)立工程項(xiàng)目擔(dān)保體系，強(qiáng)化工程合同賠償和索賠工作。于日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中有效采取風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制以及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，可切實(shí)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率與風(fēng)險(xiǎn)損失。

5.建立優(yōu)良的工程合同管理法律氣氛

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的前提是法制經(jīng)濟(jì)，強(qiáng)化工程合同的管理工作，確保市場(chǎng)有序發(fā)作，和切實(shí)有效的法律制度息息相關(guān)。

6.評(píng)價(jià)工程合同履行狀況

工程合同涵蓋的條款較多，關(guān)系到的法規(guī)同樣很多，工程規(guī)模大，履行周期長(zhǎng)。工程合同屬于一類豐富的文字材料，也是總體工程施工實(shí)際回饋。需細(xì)致進(jìn)行工程合同材料的搜集、保管、整理、劃分、登記、編碼、裝訂以及歸檔，確保工程合同檔案完整，保證工程合同檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。借助公路工程合同進(jìn)行狀況與計(jì)劃方案的對(duì)比分析，評(píng)價(jià)工程合同的履行狀況，分析經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找到影響的因素，為此后的工作提供借鑒，提升工程合同成交率和履行率，最終提升工程合同的管理能力和效果。

三、總結(jié)

如上述，公路工程合同管理屬于整體項(xiàng)目管理的關(guān)鍵部分，促進(jìn)工程合同動(dòng)態(tài)管理，第一時(shí)間找到且消除問(wèn)題，方可確保工程合同的正常進(jìn)行，保障雙方利益，確保工程項(xiàng)目正常開(kāi)展。工程項(xiàng)目竣工之后，工程合同管理部門(mén)需認(rèn)真分析合同履行狀況，總結(jié)管理工作，并推廣優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)有問(wèn)題的條款需進(jìn)行更正，最終提升工程合同的管理能力和管理效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]王磊.淺談公路工程施工合同管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].門(mén)窗.2015（09）：188.