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隨著教育經(jīng)費(fèi)投入的不斷提高，高校辦學(xué)多元化發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)張，校企合作不斷加深，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容不僅僅只是依賴財(cái)政資金進(jìn)行教學(xué)、科研活動(dòng)，還包括橫向科研、短期培訓(xùn)、校辦產(chǎn)業(yè)、后勤管理社會(huì)化等多種資金來(lái)源的多種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，各個(gè)高校也在不斷思考怎樣盤活資產(chǎn)，提高資金使用效益，作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，就意味著要簽訂各種各樣的符合法律規(guī)定的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。所以，高校在不斷拓展業(yè)務(wù)的同時(shí)，也要加強(qiáng)自身的法律意識(shí)，做好自身的經(jīng)濟(jì)合同管理，防范與控制相關(guān)法律和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率。

一、高校經(jīng)濟(jì)合同概念界定

行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)合同是行政事業(yè)單位與其他平等主體之間簽訂的用以明確民事權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括設(shè)立、變更、終止等內(nèi)容，主要以物資采購(gòu)合同、借款合同、工程合同、租賃合同等書(shū)面合同為主。高校經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容有著鮮明的特點(diǎn)，就是圍繞教育發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)，發(fā)揮教學(xué)、科研和服務(wù)社會(huì)等功能，一般局限于教學(xué)科研服務(wù)、設(shè)備物資采購(gòu)、修繕工程、基建工程、合作辦學(xué)、銀行貸款等。高校的經(jīng)濟(jì)合同不僅具備合法性、合理性、規(guī)范性等民事合同的一般要求，還要符合學(xué)校發(fā)展總體規(guī)劃，符合各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理的規(guī)章制度，符合預(yù)算管理、政府采購(gòu)等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定等。

二、高校合同管理中存在的問(wèn)題

1.合同管理主體不統(tǒng)一，分工不明確

高校經(jīng)濟(jì)合同沒(méi)有嚴(yán)格限定歸口管理部門，合同散落在各個(gè)部門，沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔存放管理。基建合同由基建部門管理，行政辦公及物資采購(gòu)由資產(chǎn)管理處管理，資產(chǎn)租賃及校舍修理合同由后勤管理中心管理，網(wǎng)絡(luò)信息構(gòu)建合同由網(wǎng)絡(luò)中心管理，校企合作短期培訓(xùn)由二級(jí)學(xué)院管理等，這種模式使合同分散在學(xué)院的多個(gè)部門，容易導(dǎo)致學(xué)校資金不能及時(shí)收回，資源管理不善，二級(jí)管理部門可能出現(xiàn)小金庫(kù)等情況。學(xué)校不能全面掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，存在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2.流程設(shè)計(jì)和崗位管理不合理

合同管理流程設(shè)計(jì)的太過(guò)復(fù)雜，會(huì)導(dǎo)致操作性差；設(shè)計(jì)太過(guò)簡(jiǎn)單，又會(huì)帶來(lái)高風(fēng)險(xiǎn)。很多高校都存在經(jīng)濟(jì)合同管理流程設(shè)計(jì)不合理的情況，比如沒(méi)有進(jìn)行合同的授權(quán)審批管理，流程中缺少必要的牽制環(huán)節(jié)，沒(méi)有有效的崗位分離，無(wú)法實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相分離，不能形成有效的互相監(jiān)督檢查機(jī)制。一人包攬全部合同管理的全過(guò)程，從申請(qǐng)、審核再到執(zhí)行，監(jiān)督以及歸檔，缺乏監(jiān)督，存在很大的法律安全隱患。

3.合同章不統(tǒng)一

有些部門在對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，為了簡(jiǎn)單方便快捷，常常使用自己的部門公章，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同中的合同章不規(guī)范，不統(tǒng)一，用印混亂，需要統(tǒng)一合同章的使用，防范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同簽訂以后帶來(lái)的法律糾紛、違約等經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)學(xué)校的權(quán)益不受損失。

4.風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄

高校管理人員對(duì)法律知識(shí)的認(rèn)知不夠，缺乏合同法律法規(guī)相關(guān)知識(shí)，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的訂立缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)合同對(duì)方的主體資格審查、跟蹤不嚴(yán)，忽視合同條款的簽訂以及合同內(nèi)容和條款的推敲。合同管理過(guò)程中各部門職責(zé)不清晰，不能有效控制經(jīng)濟(jì)合同的風(fēng)險(xiǎn)，違約等情況層出不窮，給學(xué)校帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

5.合同簽訂與學(xué)校預(yù)算協(xié)調(diào)不夠

合同的簽訂需要先有預(yù)算，然后才可以簽訂，但是在實(shí)際工作中，由于對(duì)預(yù)算管理意識(shí)薄弱，預(yù)算編制不夠細(xì)化，合同簽訂后執(zhí)行過(guò)程中需要調(diào)整預(yù)算等情況，缺乏有效的對(duì)合同預(yù)算金額的管控機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)校預(yù)算執(zhí)行存在困難。有些項(xiàng)目未重視前期的可行性論證，采購(gòu)的隨意性較大，合同金額與預(yù)算執(zhí)行金額有所偏差，影響預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

6.合同歸檔不規(guī)范

很多高校的合同檔案分散在各相關(guān)職能部門及二級(jí)學(xué)院，沒(méi)有統(tǒng)一歸口管理部門，沒(méi)有專人進(jìn)行歸檔，沒(méi)有使用合同管理的信息管理系統(tǒng)，基本上采用手工歸檔的方式，容易造成后期人員查閱和使用不便，合同登記不及時(shí)、不完整，容易遺漏、出錯(cuò)、丟失等情況，嚴(yán)重影響工作效率，校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門無(wú)法掌握學(xué)院的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，容易帶來(lái)合同丟失或無(wú)法履行，泄露工作秘密等經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

7.合同執(zhí)行過(guò)程中缺乏有效的審計(jì)監(jiān)督與評(píng)價(jià)

高校雖然在對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作方面設(shè)置了審計(jì)監(jiān)督環(huán)節(jié)，但是沒(méi)有確立各環(huán)節(jié)的管理細(xì)則，基本上是宏觀制度層面，審計(jì)監(jiān)督部門難以對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理做到實(shí)質(zhì)性控制。對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況缺乏分析評(píng)估，找出不足，不利于合同管理水平的提高。

三、高校合同管理的改進(jìn)建議

1.建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)部控制制度

高校應(yīng)采用由法律部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分級(jí)負(fù)責(zé)的模式。設(shè)置法律部門，統(tǒng)一管理所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同，統(tǒng)一合同章并規(guī)范使用，從合同的立項(xiàng)、招投標(biāo)、簽訂和后續(xù)履約等，同時(shí)明確各業(yè)務(wù)部門的工作職責(zé)和合同管理流程，明確各級(jí)工作人員的辦事程序和規(guī)則，保障合同管理工作的有效開(kāi)展。首先由經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的發(fā)起部門根據(jù)工作需要，首先對(duì)合同進(jìn)行策劃，調(diào)研，進(jìn)行可行性分析，并且編制預(yù)算；重大經(jīng)濟(jì)合同所涉及的管理部門采用會(huì)議審議的方式進(jìn)行審核，符合三重一大事項(xiàng)的，需要學(xué)校管理層集體決議；會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)以后正式立項(xiàng)，執(zhí)行部門對(duì)合同事項(xiàng)進(jìn)行談判、擬定合同文本，必要的時(shí)候邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行評(píng)審；歸口管理部門、財(cái)務(wù)、審計(jì)處、紀(jì)檢部門共同參與最后的經(jīng)濟(jì)合同簽署，充分發(fā)揮各自的職能，形成有效的合力；業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定履行合同，根據(jù)合同進(jìn)度及約定，向財(cái)務(wù)部門提交結(jié)算申請(qǐng)，同時(shí)將合同正本提交財(cái)務(wù)部門作為結(jié)算依據(jù)；財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請(qǐng)和合同約定條款，結(jié)合預(yù)算資金情況，辦理資金結(jié)算；合同履行結(jié)束后，法律部門對(duì)合同進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要想順利有效的開(kāi)展，離不開(kāi)良好的制度體系。高校要以《合同法》等合同領(lǐng)域的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合本校實(shí)際情況，對(duì)高校合同的籌劃、會(huì)審、立項(xiàng)、談判、簽訂、執(zhí)行、變更等各個(gè)環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的操作規(guī)范，比如訂立合同的授權(quán)審批制度，合同驗(yàn)收管理制度等，明確相關(guān)管理部門的職責(zé)，并且注意崗位之間的內(nèi)部牽制，對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，獲取執(zhí)行情況信息，重視信息化管理系統(tǒng)的建立，做到實(shí)時(shí)查看執(zhí)行進(jìn)度，防范經(jīng)濟(jì)合同的風(fēng)險(xiǎn)。

2.重視合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

合同管理人員的業(yè)務(wù)水平及職業(yè)素質(zhì)直接影響到高校的合同管理，高校的業(yè)務(wù)類型不斷豐富，合作方式不斷多樣化，都對(duì)管理人員的能力提出了更高的要求。學(xué)校可以通過(guò)校內(nèi)選拔及招聘相關(guān)法律專業(yè)人員等方式建立起強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)合同管理隊(duì)伍。采用外出培訓(xùn)相關(guān)法律業(yè)務(wù)知識(shí)、邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外專家來(lái)校上課指導(dǎo)，與兄弟院校加強(qiáng)交流溝通、實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，自學(xué)等多種方式，提升合同管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升相關(guān)業(yè)務(wù)人員的法律意識(shí)及職業(yè)素養(yǎng)，提高合同簽訂的質(zhì)量，保護(hù)學(xué)院合法權(quán)益不受影響。

3.加強(qiáng)合同執(zhí)行的監(jiān)督管理

合同執(zhí)行的過(guò)程中離不開(kāi)全程性、動(dòng)態(tài)性的監(jiān)督管理，特別是建設(shè)周期長(zhǎng)、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容復(fù)雜的業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)該對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查、分析，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行驗(yàn)收。比如監(jiān)督對(duì)方的合同執(zhí)行進(jìn)度及執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)與合同有悖的情況，及時(shí)提醒對(duì)方，提示可能的風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)充、變更。如果對(duì)方仍不改正，學(xué)院也應(yīng)立即采取措施，將合同違約的損失降到最低。審計(jì)監(jiān)督部門要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督，首先需要看是否有制度，有制度的情況下看是否嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，是否有違法違紀(jì)行為的發(fā)生。高校要建立完善的動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)督體系，加強(qiáng)對(duì)重要崗位的監(jiān)督力度，并采取不定期輪崗制度。

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算控制

預(yù)算管理在內(nèi)控制度建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，合同管理需要建立在科學(xué)合理的預(yù)算基礎(chǔ)上。合同的簽訂需要有預(yù)算支撐，合同執(zhí)行中做到專款專用，合理安排資金使用進(jìn)度，合理規(guī)劃好資金支付時(shí)間，合理安排資金，確保預(yù)算的嚴(yán)肅性，在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，確實(shí)需要調(diào)整相關(guān)預(yù)算的，要嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行調(diào)整。

5.積極推進(jìn)合同信息化管理

將經(jīng)濟(jì)合同從訂立到執(zhí)行的全過(guò)程納入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理、預(yù)算管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷等數(shù)據(jù)的信息對(duì)接，改變信息不對(duì)稱的情況，合理設(shè)置權(quán)限，實(shí)現(xiàn)合同管理方面的信息共享，為學(xué)校決策提供一定的參考。學(xué)校應(yīng)建立健全合同備案制度，設(shè)置專人負(fù)責(zé)詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同文本需要統(tǒng)一分類和連續(xù)編號(hào)，防止合同文本的丟失，規(guī)定合同借閱審批程序，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，對(duì)合同保管情況進(jìn)行定期或不定期的檢查，紙質(zhì)合同和信息系統(tǒng)中的合同信息要一致。財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷時(shí)可以自動(dòng)從信息共享平臺(tái)查看并調(diào)取相關(guān)合同信息，進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算，提高辦事效率。

6.建立考核評(píng)價(jià)機(jī)制

高校應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，建立完善的激勵(lì)約束機(jī)制。明確合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的崗位職責(zé)，對(duì)合同論證、簽訂、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行考核，經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生問(wèn)題，要嚴(yán)格按照崗位職責(zé)進(jìn)行責(zé)任追究，并作為合同管理人員晉升和薪酬提升的中重要依據(jù)，加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，監(jiān)督合同執(zhí)行過(guò)程中國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)的執(zhí)行情況以及收益情況，定期對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行進(jìn)行評(píng)價(jià)，找出不足，不斷改進(jìn)完善。