時間：2023-05-31 15:13:47
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一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案內容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內容，內容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內容和個人的技能專業等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據，給學校的人事管理帶來不便。
（二）學校對人事檔案管理缺乏專業性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統一管理和收集，有些中學將人事檔案依據管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業務能力，獲獎情況和教學的內容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發表等內容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。
（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質的形式，管理的手段和技術都落后，缺乏創新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經常有外人隨意進出。或者是檔案處于潮濕的環境，容易受到損壞。
二、中學人事檔案管理模式優化措施
（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業的人員、用專業的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內材料漏檔的情況發生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術研究內容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質的提高。
（二）及時更新人事檔案。根據學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應的數據資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據教職工本人確定需要定期更新的信息和數據，利用學校的網絡資源和設備，在學校的網站上更新內容，學校應該指派相關的人員定期審核，必要時設置訪問權限，防止數據的任意篡改和刪除。將靜態管理變成動態化管理，使學校人事檔案的管理內容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數據庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。
[關鍵詞]高校 人事檔案 管理
[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0063-01
人事檔案記錄著個人的詳細經歷，是用以聘任、選拔、管理人才的重要依據，在人力資源的管理工作中有著不可代替的位置。然而，隨著高校人事制度的進一步深化，人事檔案中存在的問題卻越來越明顯。
一、高校人事檔案管理的現狀
（一）重視不夠，收集整理不規范，材料不完整
絕大多數高校領導對人事檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏有效的制度和監管。另外，由于檔案管理人員的頻繁更換，也導致各自對檔案材料的收集整理自成一體，沒有統一的檔案管理標準，大大降低了檔案的綜合利用價值。 再者，人事檔案要求具有真實性，但在實際的人事檔案管理中，經常出現履歷表中填寫的內容信息不真實等失真現象，因而造成一定的負面影響。
（二）檔案管理手段落后
目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統的手工管理方式，只重視對案卷的分類而忽視其在人才選拔、培養和開發、合理配置人力資源等方面的應用。因此檔案的開發過程繁瑣，檔案檢索和利用困難。另一方面，人事檔案是由各級政府人事部門及其所屬人才中介機構管理，人事檔案調動傳遞手續繁雜，尤其是異地調動各地區規矩不一，造成時間成本較高。這些都給人事檔案的轉遞帶來一定的影響。
（三）對人事檔案的利用率低
人事檔案的合理利用一直是人事檔案工作中的重要問題之一，大多數高校的人事檔案管理工作只是簡單地把檔案進行分類存放，偶爾查閱，并沒有把人事檔案有效、合理地利用起來，僅僅是作為個人信息的依據，這樣的人事檔案管理工作簡單乏味，同時也失去了個人檔案的價值，造成人員與資源的浪費。
二、對于人事檔案管理工作改革的幾點建議
（一）建立健全檔案管理制度
一是建立健全人事檔案管理的各種制度，嚴格按照規定管理人事檔案，實現以人為本的服務體制，推進人事檔案管理工作的制度化、規范化建設。二是材料的收集要全面、及時，對于有變化的人事檔案應該采取隨時隨地收集整理，以免造成檔案不完整或檔案丟失的現象，對于每年固定形式的人事檔案應采取定期收取的形式，例如，年終或年初開始收集。收集到的人事檔案應認真鑒別后歸檔，確保人事檔案的真實性，為以后的各種活動提供真實、有效的數據信息。對于人事檔案的借閱、傳遞性質的活動要認真做好記錄，防止人事檔案在傳遞過程當中損壞或丟失。
（二）創新管理方式加強信息化建設
人事檔案是人才信息的資源庫，是人事工作得以正常開展的重要保障，必須不斷地把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理之中，用以提高人事檔案管理工作的效率。這不僅是人事制度改革與發展的需要，也是其適應社會對檔案信息需求的客觀需要。因此，要把人事檔案管理工作同時展結合起來，利用先進的計算機技術和科學的系統進行動態管理，開發利用更完善的人事檔案管理軟件，并將人才信息的收集、反饋與跟蹤融入到系統當中，快速準確地提供人事信息，從而改變過去的傳統方式，使人事檔案管理轉變成數據化、信息化。另外，還可以在學校內部建立局域網絡，形成網絡化的人事檔案管理，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供快速、準確的資料，為師資隊伍的建設提供詳實的材料，促進人才的合理流動。
（三）合理利用人事檔案，提高其利用率
要大力提高檔案的利用價值，充分挖掘出檔案應有的功能。將人事檔案密切融入到教職工的工作中，提高其在工作中的影響力與執行力。要做到以上要求，一是要豐富檔案內涵。在檔案中增加全面反映教職工真實情況的內容。二是要合理開發、利用人事檔案資源的優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，發揮檔案的社會效益。
三、結語
總之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，高校人力資源管理與開發的基礎性工作，它集服務性與保密性于一體，對促進人力資源開發、構建和諧社會發揮著重要作用。加強和改進人事檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務，要從制度上、觀念上更新，不斷地發現問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經驗。按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，為人力資源的開發發揮好儲備作用。
【參考文獻】
[1]李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進對策[J].吉林農業科技學院學報，2009（03）.
1 信息技術在人事檔案管理中的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是學校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，同時對學校考察和識別干部，選拔優秀人才，加強師資隊伍建設，促進教學、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。
2 實現學校人事檔案管理信息化的重要意義
2.1 有利于適應檔案管理改革的發展方向。隨著我國對事業單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學校作為事業單位系統的重要組成部分，只有實現人事檔案管理信息化，才能進一步提高學校教務管理水平。學校作為教學單位，必須緊跟時展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質量的有效措施，對學校的發展和建設意義重大。
2.2 有利于開發學校人才的潛在優勢。隨著時代的發展和社會的進步，學校作為人才培養的重要陣地，必須實現與時俱進，不斷創新才能為社會培養和輸送合格人才。學校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質的各項信息，實現人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務管理工作者把握教職員工的專業素養和職業發展潛力，有助于選擇和選拔人才，挖掘學校人才的潛在優勢，有利于學校人才資源潛力的開發和教務工作團隊的建設。
2.3 符合人事檔案管理工作自身的發展需求。現代的人事檔案管理工作向動態化、細節化發展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術應用于學校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務質量。人事檔案管理信息化，能夠為教務管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調用和傳輸需求，有助于實現學校內和學校間的人事檔案資源共享。
2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護。傳統的學校人事檔案是以紙質媒介記錄和儲存的，紙質檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時間的推演和學校的發展，紙質檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當需要調用檔案時很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實現人事檔案管理的信息化，將紙質檔案轉化為電子檔案儲存在電子設備中，這種儲存不僅調用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實現學校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護，對學校檔案管理工作的發展意義重大。
3 學校人事檔案管理信息化過程中存在的問題
3.1 信息數據建庫質量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關鍵環節，建立符合實際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質量的關鍵，也是提高人事檔案管理服務工作質量的前提。但現如今我國學校人事檔案數據信息庫建設卻并不完整，雖然部分學校在檔案信息庫建設中投入大量的人力、物力和財力，但是無法保證檔案數據的準確性，由于設備更新換代慢，也無法滿足日益提高的檔案調用服務需求。
3.2 檔案資源開發利用有待深化。由于檔案信息資源開發利用意識淡薄，“重藏輕用”現象普遍存在，檔案信息的內涵資源未能得到充分開發，客觀限制了人事檔案資源充分開發與利用，難以適應檔案管理自身發展規律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強檔案資源深度開發利用，切實發揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
3.3 缺乏足夠的高素質復合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業要求，為了發揮人事檔案管理系統的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實的專業技術，還要求掌握足夠的計算機信息技術和應用技能。但由于學校人事檔案管理常年不受重視，大部分學校人事檔案管理團隊綜合素質不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設和發展的需求。
4 學校人事檔案信息化管理的有效策略
人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展和應用普及，學校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術、人才和資金的限制，大部分學校人事檔案管理信息化系統仍然比較落后，為了促進學校人事檔案管理信息化建設，可以采取以下策略對學校人事檔案管理工作系統進行優化。
4.1 加大檔案信息化建設投入力度。人事檔案管理的信息化的實現，需要投入大量的人力成本、資金成本和時間成本。人事檔案管理的信息化作為學校人事檔案管理發展的必然方向，學校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續推進檔案管理信息化建設。只有確保了硬件設施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實現，并為學校的發展做出貢獻。
4.2 規范檔案信息數據庫的建庫標準。檔案數據的標準化、完整性、真實性直接關系到檔案信息數據庫的質量，也是由信息化向網絡化共享、聯網發展的保障基礎。其中，需要重點解決檔案信息的標準化問題及安全傳輸、技術保護等問題，要加強人事檔案材料的收集歸檔工作，規范檔案著錄。利用計算機掃描、數碼照相等手段，加快檔案的目錄數據庫和必要全文數據庫建設，加快干部人事檔案數字化建設和深度開發進程，規范建庫標準，建立科學的檢索體系和干部信息適時更新制度，做到“查得快、查得準、查得全”，逐步實現高校人事檔案信息化管理的規范化、科學化、系統化。
4.3 加強檔案信息化管理伍的建設。學校人事檔案管理團隊綜合素質不足，是制約學校人事檔案管理信息化實現的重要因素。為了促進檔案管理信息化的建設，提高學校人事檔案管理服務質量，必須不斷強化檔案信息化管理隊伍的建設。只有確保檔案信息化管理隊伍每個人都具備扎實的專業技術和綜合素質，才能激發整個團隊的工作效率，通過實現學校人事檔案管理信息化，提高學校人事檔案管理的工作和服務質量。
信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設對實現學校的人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現實意義。學校檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化，實現學校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更好的作用。
綜上所述，學校人事檔案管理信息化，對學校的發展和建設意義重大。為了提高學校人事檔案管理工作水平和質量，必須堅持推進人事檔案管理信息化建設，并加大檔案管理專業人才的培養力度。最終通過學校人事檔案管理信息化的實現，提高學校的信息化管理水平，為學校教學管理水平的提高和未來的發展打下基礎。
參考文獻：
（一）管理投入不足，硬件滯后
體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設施，與檔案安全保管差距甚大。
（二）人員配備不足，素質不高
檔案室很少設有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數沒有經過檔案專業知識和技術培訓的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時間和精力對人事檔案進行管理，從而導致學校人事檔案管理建設滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進行。
二、改進中小學校人事檔案管理工作的建議
（一）提高檔案意識，建立健全各項制度
制度建設是做好工作的前提和保障。要充分認識到人事檔案在學校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、保密和利用等各個方面都要得到各級領導和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識的工作氛圍。當然，這必須進一步完善各項管理制度，并在落實上下功夫。因此，要建立健全學校人事檔案的收集補充制度、轉遞制度、移交制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責等。做到制度造冊上墻，簿冊與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺賬清楚，責任分明。
（二）加強隊伍建設，提高檔案人員素質
做好中小學校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過得硬的人事檔案工作隊伍。首先，要有較高的政治素質。要重視和加強理論學習，特別是要重視對新《條例》的學習。要通過學習使自身有較高的綜合素質，有嚴格的組織紀律，有良好的職業道德。同時要求淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強的業務能力。要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足人事工作的需要。在培訓形式上采取集中培訓與以會代訓相結合，也可安排外出參觀學習，拓寬視野，增長見識。第三，要有較強的服務觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于學校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務性較強。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務意識，增強服務觀念，時刻從大局出發，為全校的管理工作做好服務。
（三）加大經費投入，改善檔案保管條件
檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案庫房的維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算，各個學校要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的學校還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備及檔案管理系統軟件，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
（四）加強信息化，提高檔案管理水平
中職學校檔案管理信息化建設是一個非常重要且復雜的工程，不僅需要依照國家的相關規定還要利用現代新型信息技術來轉變傳統的檔案管理工作，實現學校檔案管理的信息化，利用大數據和云存儲等現代網絡技術來加強檔案管理信息化建設，能夠有效的提高檔案管理效率，使檔案信息能夠更高效的得到利用。檔案管理信息化建設是相應國家信息化戰略，并以國家的相關規劃和部署進行開展，能夠使學校檔案管理得到有效的轉變。通過分析，我們認為中職學校檔案管理信息化建設具有以下屬性：
1.整體布局、有序安排
學校檔案管理信息化建設是國家信息化建設的其中一項重要內容，并且也是積極響應國家信息化建設的一項重點工程，是在國家的整體布局規劃下有序的開展中職學校檔案管理信息化建設。目的是為了能夠適應國家信息化發展的步伐，所以必須要依照國家相關規定進行建設。
2.有效的利用現代科學技術
中職學校檔案管理信息化建設離不開現代信息技術，所以中職學校檔案管理信息化建設其實也就是實現檔案管理的多媒體化和信息化，利用互聯網絡來儲備和傳送大量的檔案數據，這必須要有效的利用現代科學技術，要在檔案管理各個步驟中將現代科學技術進行融入，并且要不斷的進行技術革新，要讓檔案信息化水平跟上科學技術發展步伐。
3.科學分配和管理
中職學校檔案管理信息化建設的最終目標就是要加強檔案信息數據的科學分配管理，讓檔案管理能夠更加的規范、統一，利用網絡來推動檔案管理效率的提升，能夠使檔案管理的相關數據能夠完整、安全的得到妥善的保存和應用，能夠滿足校內校外對檔案信息數據的需求。
4.轉變檔案管理模式
中職學校檔案管理信息化建設是將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，為學生提供更加便捷的檔案管理服務，這個建設過程是一個漫長的過程，要將現代科學技術應用到檔案管理中，從而使中職學校檔案管理模式轉變為現代化管理模式。
二、中職學校人事檔案管理信息化建設的必要性
中職學校檔案管理信息化建設，要結合學校的實際發展情況，并利用現代化信息科學技術來對檔案資料進行管理，將傳統的紙質檔案轉變為數字化，實現電子檔案管理，并以信息化手段完成教學檔案的采集、整理、管理、儲存和調動等，實現現代化管理。這也是建設信息化校園的重要內容，有利于提高檔案管理工作效率，實現檔案數據的校內校外共享。
1.中職學校檔案管理信息化建設符合時展
隨著信息化社會的實現，在教育行業也逐漸開展信息化改革，現代教學工作已經和現代信息和科技密不可分，中職學校的教學工作的開展也開始融入現代信息設備，在管理工作中出現了各種教務管理系統軟件，能夠為學生提供更加便利的選課、查課、學籍管理、信息查閱等服務，因此進行中職學校檔案管理信息化建設能夠通過多種形式來存儲檔案信息，并且隨著現代科技的進步，能夠使檔案管理模式不斷地發展更新，使其越來越便利，不管是形成模式還是管理方法都得到了更新。
2.符合現代信息校園建設的必要需求
信息化技術已經被廣泛應用到各行各業中，并且我國已經頒發《全國檔案信息化建設實施綱要》，已經將中職學校檔案管理信息化建設政策性要求，因此在中職學校檔案管理信息化建設中必須要嚴格遵循相關要求，要實現電子檔案統一規范化管理，加強檔案的數字化和數據庫建設，要為相關人員提供便利的查詢服務。
3.檔案的價值最大化
高校檔案信息數據具有非常大的價值，不管是對于學生還是教師，因此將原有的紙質檔案轉變為信息數據，能夠利用現代化信息科技來構建高校檔案信息數據庫，能夠使校內校外的相關部門通過信息手段來查詢相關的檔案信息，能夠使原有的紙質檔案查找更加便捷，節省步驟和時間。同時能夠將檔案信息最大化共享。
4.工作效率提升
中職院校的人事檔案復雜，種類繁多，如果僅僅依靠傳統的紙質檔案人工儲備，不僅需要大量的空間，還需要大量的工作人員。因此實現中職學校檔案管理信息化能夠讓檔案儲存更加高效便捷，并且還能夠更長時間安全得保存，使中職學校檔案管理效率大幅度提升。5.檔案服務更加便捷中職學校檔案管理信息化建設能夠將檔案管理實現數字化，能夠使數據收集更加及時，并且能夠為需要的人員更快速的提供。將檔案信息通過電子設備進行錄入，建立統一的數據庫來儲存檔案信息，能夠使檔案管理更加方便，實現智能化管理。
三、中職學校人事檔案管理信息化建設內容
1.構建完善的檔案數據庫
中職學校想要建設檔案管理信息化需要將原有的資源進行重新構架，需要將大量的檔案資源進行詳細的分類整理，并將其轉化為數字化形式。因此檔案信息化建設必須要將原有的檔案進行良好的整理，想要有效的快速的將檔案進行信息化整理必須要構建一個容量大且安全的檔案數據庫，這樣才能夠將大量的檔案數據通過有效的措施進行整合儲存，數據庫要具備保存、防護、搜索信息的功能，并且要不斷完善數據庫系統，讓其能夠更快速有效的提供相關信息。
2.實現電子文件管理
隨著信息化社會的發展，在人們的日常生活中記錄和儲存信息已經離不開電子文件，尤其是在辦公領域中電子文件已經被廣泛的應用，并且地位越來越重要，在建設中職學校檔案管理信息化的時候通過電子文件來管理，能夠使建設速度快速提高。電子文件具有嚴密的管理體系和科技手段，能夠使檔案管理更加真實安全的儲存。
3.建設檔案管理系統
中職學校檔案管理信息化需要依靠統一完善的信息網絡開展，建設統一的檔案管理系統，對檔案管理信息化建設速度和效率具有重要影響。所以中職學校要根據學校的實際情況來開展檔案管理系統建設，要建立一套完善的符合學校實際情況的綜合檔案管理系統，在完善的檔案管理系統下開展檔案管理信息化建設，能夠更好地應用各種計算機檔案管理應用軟件來推動。
四、中職學校人事檔案管理信息化建設對策
1.加強人事檔案管理信息化領導
要有效開展中職學校檔案管理信息化建設，必須要校內各個領導和部門的配合，因此校內領導必須要正確認識檔案工作的積極作用，通過正確的領導來開展檔案管理信息化建設工作。
2.完善檔案管理信息化基礎設備
中職學校檔案管理信息化建設必須要以學校信息網絡和實際需求為基礎，建設適合學校的檔案管理系統。中職學校在檔案管理信息化建設中具有一定的優勢，中職學校培養的大多是實用性技術性人才，可以利用這個優勢來健全人才團隊，構建和完善校內檔案管理系統。
3.保證資金投入
中職學校檔案管理信息化建設離不開各種現代化信息設備，雖然學校可以承包給專業的企業或機構來實行信息化管理，但是都需要一定的資金投入。所以學校就必須要給予充足的資金投入，以保證學校檔案管理信息化建設能夠順利的進行。總之，隨著現代化信息進程不斷加快，在我國教育事業中的應用也刻不容緩，中職學校檔案管理信息化建設不僅符合時展需求，而且也能夠滿足學校管理需求，能夠使學校的相關工作更好的開展，實現校內校外的資源共享，能夠為師生提供更好的服務，讓師生能夠更快速的獲取相關的檔案信息，能夠推動給中職學校的發展，提高社會競爭力。
參考文獻：
[1]佚名.中職學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018,No.297(16):72
最近一段時期內，隨著我國經濟的發現以及市場對于人才的需求不斷增加，促使了我國的職業教育事業有了前所未有的發展與壯大。隨著職業教育不斷的發展與壯大，如何更好地發展職業教育，推動職業教育的改革創新，越來越被人們關注。我國政府也實施了很多的政策，并取得了不錯的效果，在很大程度上推進了職業教育改革的步伐。在市場經濟的大環境下，我國的職業教育有著很大的發展空間與機遇，但同時也將遇到很多的困難與挑戰。其中，中等職業技術學校的人事檔案管理制度就急需進行完善與改革，以適應職業教育快速發展的步伐。中等職業技術學校的人事檔案管理工作對于中等職業技術學校的人事管理以及學校的健康快速發展都有著非常重要的作用。而現階段很多的中等職業技術學校并不重視人事檔案的管理，甚至有的中等職業技術學校完全把自身的檔案管理市場化，簡單委托人事檔案管理單位進行管理，自身幾乎不參與其中。而這與現階段中等職業技術學校的發展需求以及社會市場大環境的要求極不相符。因此，中等職業技術學校的人事檔案管理工作必須進行進一步的完善與改革，這樣才可以更好地適應社會發展的需求，促進學校人事管理工作以及學校長期健康發展。
2人事檔案管理的重要性
2.1人事檔案管理對人事管理有著重要的影響
對于中等職業技術學校來說，人事檔案管理的完善與健全直接影響著學校的人事管理工作的有效開展，也對學校相關人事制度、規章等制定與改進有著重要的影響，還對中等職業技術學校人員崗位的變動有著指導意義。中等職業技術學校通過建立與完善自身人事檔案管理體系，在對學校人員進行管理的過程中，就能通過人事檔案管理體系獲取科學、完整的信息，從而能夠更好地指導學校的人事管理工作。在人事管理工作有效開展的同時，學校也會得到更好的改革和發展。因此，我們要積極地將中等職業技術學校的人事檔案管理體系進一步的健全與改進，不斷提升中等職業技術學校人事檔案管理的效率，促使人事檔案管理的價值進一步提升，更好地為學校的管理工作而服務。
2.2人事檔案管理能夠為人事管理提供依據
在中等職業技術學校中，人事檔案管理能夠在很大程度上對人事管理工作提供一定的參考與依據。一個完善、健全的人事檔案管理體系，包含學校人員的之前的任職經歷還有本人的相關社會關系情況，學校在進行人事管理工作時，可以最為重要的信息參考，以根據不同的人員情況做出最適合學校以及個人發展的人事規劃。就現階段來說，中等職業技術學校對于人事檔案管理工作也逐步重視，很多學校通過建立人事檔案管理體系以及組織部門，使學校內部的人事工作更加的順暢與高效，從而促進學校人事管理工作質量的提升。
2.3人事檔案管理為學校人事管理提供有利的條件
通過人事檔案管理體系的完善與改革，可以更好地保證中等職業技術學校人事管理的有效進行。學校通過人事檔案管理中的信息，可以更加合理地對學校人員進行調動、任用以及罷免等，為學校人事管理工作的開展提供了非常便利的條件。
3中等職業技術學校人事檔案管理中存在的問題
我國的社會經濟在不斷的發展，市場經濟下人才的需求以及流動性都發生了很大的變化，而人事檔案管理并沒有跟上社會經濟發展的速度，以往的人事檔案管理存在著很多的不足與缺陷，在不斷發展的今天逐漸的表現出了其不完善與不健全的一面。
3.1中等職業技術學校認識不到人事檔案管理的重要性
很多的中等職業技術院校對于人事檔案的管理過于忽視，認為人事檔案管理和學校的發展與改革關系不大，甚至有些中等職業技術學校直接將人事檔案管理市場化，學校自身基本上不參與自身的人事檔案管理工作。其實，人事檔案管理對中等職業技術學校來說有著重要的作用，其不僅是人事管理的基層與有力保障，也是學校進行人才資源挖掘的重要信息來源，同時還對中等職業技術學校的發展與改革有著間接的影響。所以我們必須重視人事檔案管理工作，看到人事檔案管理的重要性，這樣才能充分地發揮人事檔案管理的作用，更好地推進學校的發展與改革。
3.2中等職業技術學校對于人事檔案管理體系有待完善
很多的中等職業技術學校都建立自己的人事檔案管理部門以及相關的體系，但是大部分的人事檔案體系還較不完善，很多的人事管理體系知識簡單地照搬其他的學校的人事管理體系而來，根本沒有根據學校自身的情況以及學校設立人事管理檔案體系的目的去執行，從而導致人事檔案管理體系的效能得不到充分發揮，人事檔案管理工作效率低下。還有的中等職業技術學校的人事檔案管理發展與改革速度完全跟不上學校整體的發展速度。現階段正是中等學校快速發展的時期，而學校的人事檔案管理仍然停留在初始階段，也會導致人事檔案管理的效力發揮，不能起到人事檔案管理應有的作用。所以，我們不但要根據學校自身的情況建立適合自己的人事檔案管理體系，還要在學校的不斷發展進步中逐漸完善人事檔案管理體系，使其能夠更好地發揮人事檔案管理的功能，促進學校人事管理工作以及其他工作的有效開展。
3.3中等職業技術學校人事檔案管理人員的素養較低
人事檔案管理不僅僅是簡單的將個人的信息進行收集與歸檔，其還包含對檔案信息科學、合理的分類以及重要信息的收集等，并在檔案信息的基礎上形成系統的信息體系。大部分的中等職業技術學校從事人事檔案管理的人員沒有接受過人事檔案管理的專業教育，不具備人事檔案管理的專業知識與技能，使得中等職業技術學校的人事檔案管理工作缺乏規范性與科學性，嚴重地影響了人事檔案管理工作的水平。因此，加強對中等職業技術學校人事檔案管理人員的專業知識以及技能培養，通過提升人事檔案管理人員的素養，以提升中等職業技術學校人事檔案管理的水平是非常有必要的。
3.4中等職業技術學校人事檔案管理的信息化程度不高
隨著科學技術的發展，信息化技術已經運用到了我們生產、生活的各個方面。而對于中等職業技術學校的人事檔案管理來說，信息化技術更是人事檔案管理的有效手段與模式。中等職業技術學校的人事檔案管理信息化程度普遍偏低，很多學校的檔案查閱與信息錄入還必須通過人工的方式進行，這樣不僅不符合我們提倡的綠色低碳要求，同時也會極大地影響工作效率。而對于中等職業技術學校來說，其人事檔案管理所包含的信息是非常復雜而龐大的，缺乏信息化管理手段讓人事檔案管理工作變得異常困難，而且工作效率明顯不高。這種信息化程度較低的人事檔案管理模式，嚴重的影響了其效力的發揮，也使人事檔案管理的進一步改進受到了嚴重的制約。
4完善中等職業技術學校人事檔案管理的對策
4.1樹立人事檔案管理的新意識
要想做好中等職業技術學校人事檔案管理工作，首先要對人事檔案管理工作有足夠的重視，樹立人們對人事檔案管理的新意識，讓他們充分認識到人事管理工作對于學校各項工作開展的重要性，在根本上轉變思想認識，去除之前對人事檔案管理工作的錯誤認識。只有從思想上認識到了人事管理工作的重要性，才能更加重視人事檔案管理的發展與改革，才能提出創新思路，制定有效舉措，完善人事檔案管理的體制，發掘人事檔案管理的新模式。這樣才能提升人事檔案管理的質量，讓其發揮出自身的作用。
4.2提升人事檔案管理人員的素養
人事檔案管理工作對于相關人員的要求隨著中等職業技術學校的發展不斷變化。中等職業技術學校處于不同的發展階段，人事檔案管理工作的任務、環境、對象以及運行機制都可能不斷地發生變化，所以也對人事檔案管理人員的專業素養有了更高的標準，要根據不同的社會環境不斷地學習新的管理理念以及現代化技術。另外，人事檔案管理除了要求具備一定的專業知識與技能外，還要做繁重、細致的工作任務，而這些工作成果往往是別人看不到的。所以，還要求他們具有淡泊名利、勤勞刻苦、安守崗位等思想覺悟與較強的責任心。因此，建立一支專業型、技術型、高素養型的人事檔案管理隊伍，對于完善與改進中等職業技術學校人事檔案管理工作有著重要的意義。
4.3健全人事檔案管理制度
只有建立、健全適合學校自身發展的人事檔案管理制度，才能更加有效發揮人事檔案管理的功能，為學校人事工作的開展提供有利的條件。首先，找出學校人事檔案管理中存在的不足，以學校實際情況為出發點，形成一個運行順暢、程序合理的人事檔案管理體系。在學校的不斷發展中，要適時地調整人事檔案管理的運行模式，不要按照一成不變的套路走。在對人員檔案進行收集的過程中，要嚴格控制好檔案信息的真實性，使檔案信息真實、完整。在檔案信息的查閱以及轉移的過程中，制定嚴格的規章制度，保證檔案信息的安全性。
4.4加快人事檔案管理的信息化步伐
信息化技術已成為未來檔案管理的必然趨勢，中等職業技術學校必須加快人事檔案管理的信息化步伐，讓信息化技術更好地為人事檔案管理工作服務。首先，要全面地了解并掌握計算機信息技術的基本技能，利用現代網絡存儲信息量大、查閱方便、傳播快速等特點，實現自身人事檔案管理的信息化。還可以和社會上的人事檔案管理組織實現網絡互聯，達到資源共享的目的。
5結語
關鍵詞：人事檔案管理 學校 人力資源管理
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0232-01
人事檔案是記錄和反應個人的學習和工作情況以及德才表現得情況，學校的人事檔案由學校人力資源管理部門進行收集、整理和保管，以備查閱。在現代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動的信息基礎，同時是人力資源管理的重要組成部分。
1 人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用
1.1 信息的保存和提供
人事檔案的首要目的既是對學校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學校教職工的基本信息，如職稱、專業、學歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學活動的教學成果、科研成果、獎懲情況、福利待遇、職位變動等教學信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據其基本信息進行行政職務的評定，一方面可以幫助可以進行教學科研技術性職務的評定。完整的人事檔案，不論是對于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。
1.2 人事關系變更的憑證
人事檔案，還是學校人員流動時重要的人事關系變更憑證。當學校的教職工出現工作的變遷時，需要把人事檔案同時帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動人員工資等待遇關系的重要依據。人動時，新的工資待遇等關系的落實，都需要以人事檔案所記錄的時間、年齡、單位和工作年限等信息為依據，是關系到流動人員切實利益的重要文件，如果出現人事檔案丟失或者不完整的現象，新的單位就無法兌現對流動人員的工作職責和待遇，直接對教職工產生很大的影響。
1.3 人員素質的證明
學校人力資源管理具有學校的特殊性，學校招聘教師、輔導員、職工，特別是招聘學院院長、新專業的帶頭人、技術性強的專業教師等，是學校人力資源管理的常規任務。學校招聘對人員的素質要求很高，在進行人才的選擇時，人事檔案既是重要的依據。如在招聘專業的技術人員時，在經過考試等選拔后選出初選名單，但對于一個人是否具有職業素養、責任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據人事檔案記錄的任職情況、教學情況、科研成果、獲獎證書以及原單位領導的評價等情況進行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準確的反應一個人員的素質水平，是學校選人用人的重要依據。
1.4 教職工信息的核實
在高效的人力資源管理中，常需要進行教學評價、職務晉升和資格評定等任務，這些人力資源管理活動都對教職工的年齡、工作時間、學歷等要求嚴格，常會出現有的人因為記憶不清楚、填寫錯誤、人員流動頻繁甚至故意的弄虛作假，導致檔案在年齡、教學科研成果等環節與實際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對這些信息進行確認和鑒別，保證教職工信息的準確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。
1.5 人事檔案有助于學校進行人力資源的科學預測
有效的人事檔案管理可以為學校的人力資源管理提供科學數據的支持，可以分析學校當前的人力資源結構是否合理，人力資源的引進和培養等是否符合學校的教育改革與發展。通過人事檔案的分析，可以對學校當前的人力資源結構做出全面的了解，對人才的需求進行預測，從而加強相關人才的引進和培養，制定科學的人力資源計劃，優化學校的人力資源結構。
2 當前學校人事檔案管理存在的問題和改進措施
2.1 單一性向多元性轉變
人事檔案是對人力資源進行評價的重要的依據，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開發和利用的多元化信息。如收集其個人才能、價值取向、學術觀點等，為學校進行人才錄取、崗位設置和競爭上崗等提供信息支持。在現代學校建設發展的環境下，傳統的人事檔案內容以難以滿足形勢的需要，學校要根據不同的教職工崗位進行認識檔案的編制。如對教學人員，要注重對其教學成果的記錄；對于教輔人員，要注重對其管理水平的記錄；對于科研人員，要注重對其科研項目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對教職工能力特長、思想心理活動等方面信息的記錄，滿足新時期的學校人力資源管理。
2.2 人事檔案信息化管理水平低
隨著信息技術的發展，人事檔案管理信息化也成為現代人力資源管理的有效手段。傳統的人事檔案管理靠紙質的檔案和檔案室等進行管理，工作重復、效率低、容易出現人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實現將人事檔案的數據化處理，對于人事檔案的保存、檢索、轉移等提供高效可靠的服務。現代化的人事檔案信息管理系統，還可以對學校的人力資源結構和需求在大量的數據基礎上做出分析和預測，為高校人力資源管理提供有力的數據支持。
2.3 人事檔案管理制度有待加強
人事檔案在學校人力資源管理中起到重要的作用，直接關系到教職工的切身利益，但在實際的工作中并沒有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現了檔案造假、錯誤、泄露甚至丟失等問題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統計制度，標準化的檔案管理制度是發揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。
3 結語
人事檔案管理是學校人力資源管理的重要部分，其改革要與學校的教育改革等同步進行，才能在新形勢下發揮人事檔案的作用，促進人事制度改革和人力資源管理，為學校的發展提供堅實的基礎。
參考文獻
一、學校人事檔案管理模式存在的主要問題
現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：
一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
一是建立具有個性的學校人事檔案材料。針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。(2)教師教育教學情況資料，可反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作量。(3)科學研究和學術活動情況資料，可反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。(4)業務進修情況資料，可反映出教師繼續教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映教師的教學、科研水平，它有助于學校開展定量化、科學化工作，有助于師資隊伍建設工作的科學決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。
學校人事檔案是對教職工工作經歷、政治思想、師德作風、教育能力、工作成績等內容的真實記載和反映，所以，加強學校人事檔案的管理，充分發揮其利用價值，才能更好地為上級人事部門及教職工本人服務。如何做好學校人事檔案管理工作呢?下面我就從以下幾方面談談自己的認識。
一、充分認識人事檔案管理工作的意義
隨著事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人事檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應有的使用價值。隨著我國教育改革的日益深化，學校決策部門對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。
二、更新觀念，強化檔案服務意識
國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案作為反映個人成長歷史的憑證和依據，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管好用好人事檔案對人才資源的開發起著重要作用。由于歷史上的各種主、客觀原因，學校各級人員程度不同地對人事檔案工作缺乏理解與重視，隨著學校人事制度改革的深入發展，要求人事檔案工作不能再保持過去那種“默默無聞”的狀態，人事檔案工作者必須改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動服務為主動服務，走出“人事檔案服務只是檔案的借借還還，只是檔案資料的收集整理”的思想誤區，強化服務意識，深化服務內容。把封閉保守的觀念．轉換成為堅持改革開放、積極創新的觀念；把滿足現狀的觀念，轉換成敢闖敢干、開拓進取的觀念；把就檔案論檔案的單純業務觀念，轉換成密切關注改革發展新情況，為學校和社會服務的觀念；把被動利用人事檔案資料的觀念，轉換成有目的地主動開發人事檔案信息資源的觀念；把單純以自身經驗進行業務指導的觀念，轉換成依法管理的觀念；把等、靠的觀念，轉換成主動創造條件解決存在問題的觀念。最大限度地開發利用人事檔案信息資源，從人事檔案中發掘人才潛能，為學校發展服務。
檔案管理觀念的更新，要求人事檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，也要實行相應的轉變，這是深化學校人事檔案工作的前提條件。其次，人事檔案工作者還應充分認識學校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出學校檔案管理的新模式。隨著學校的改革發展和社會聯系的加強，使人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，這些都需要檔案工作者充分發揮集體智慧，大膽實踐，開拓創新，不斷地總結實踐經驗，在改革中完善和提高。
三、加大人事檔案的信息化管理
計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。《全國檔案事業發展“十五”計劃》把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。作為檔案事業重要組成部分的人事檔案工作，在教育信息化背景下，人事檔案信息化自然也提出了更高的目標。
