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第1篇

【關(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部管理；檔案規(guī)范化管理：機(jī)關(guān)事業(yè)單位

推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，一方面能夠促進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，從而在根本上提升事業(yè)單位的工作的精細(xì)度，規(guī)避決策性失誤的情況發(fā)生。另一方面，檔案的規(guī)范化管理還在一定程度上保存了社會(huì)資源與力量，能夠保證事業(yè)單位更有效率地開展工作，從而提高事業(yè)單位決策的合理性。因此本文將立足于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際工作，提出具有參考價(jià)值的檔案規(guī)范化管理的對(duì)策，從而為我國(guó)社會(huì)各項(xiàng)工作的開展貢獻(xiàn)一份力量。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面地認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒(méi)有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成事業(yè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業(yè)單位工作模式的影響，而在事業(yè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致事業(yè)單位中檔案管理工作流于表面。

（二）管理模式不規(guī)范。科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，相比傳統(tǒng)檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將事業(yè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規(guī)避了各種失誤，提升了事業(yè)單位檔案工作的精確化管理能力。但技術(shù)的革新在事業(yè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問(wèn)題，管理模式無(wú)法適應(yīng)新型技術(shù)，成為事業(yè)單位檔案管理中的主要問(wèn)題。相關(guān)工作人員沒(méi)能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，造成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。

（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理制度無(wú)法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過(guò)程中，沒(méi)有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對(duì)某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有關(guān)對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的重視程度。強(qiáng)化事業(yè)單位規(guī)范化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業(yè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業(yè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業(yè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對(duì)檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理的工作水平，從而給事業(yè)單位的檔案管理工作提供組織保障。推動(dòng)檔案管理制度規(guī)范化。檔案管理制度的規(guī)范化，是提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢(shì)、新要求出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在事業(yè)單位工作的過(guò)程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業(yè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重地完善檔案管理制度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過(guò)時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。促進(jìn)檔案管理模式的規(guī)范化。檔案管理模式需要組織建設(shè)的保障，要求相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，配合新型的技術(shù)，不斷完善現(xiàn)代化檔案管理模式，從而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關(guān)工作人員建立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)平成。同時(shí)，還要針對(duì)多媒體技術(shù)的特點(diǎn)，不斷完善事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。

（二）強(qiáng)化檔案管理體系規(guī)范化。進(jìn)一步健全事業(yè)單位管理體系，需要事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的配合。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過(guò)有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，并且在工作的過(guò)程中，不斷拓展檔案管理工作在事業(yè)單位中的業(yè)務(wù)內(nèi)容。從而提高事業(yè)單位協(xié)同體系的建設(shè)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位合理運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，因此加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，能夠有效地提高事業(yè)單位的工作能力，使其在社會(huì)各項(xiàng)工作中，能夠保證高效地工作，促進(jìn)事業(yè)單位的處理能力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（08）：173.

[2]辛清華.論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015（02）：38+40.

第2篇

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書檔案；管理方法

事業(yè)單位的文書檔案是事業(yè)單位工作開展的依據(jù)之一，它記錄著事業(yè)單位的歷史進(jìn)程，包括開始設(shè)立、人更、最終注銷等方面，事業(yè)單位工作的日常事務(wù)離不開文書檔案。這些材料對(duì)于查證、違法亂紀(jì)等不法行為都有著重要的作用。事業(yè)單位的文書檔案最終會(huì)被收錄到國(guó)家檔案中，是國(guó)家檔案資料里不可缺少的一部分。另外，社會(huì)發(fā)展對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也提出了一定的要求，文書檔案在必要的時(shí)候可以為社會(huì)有關(guān)機(jī)構(gòu)提供信息，具有很高的價(jià)值。因此，如何規(guī)范管理文書檔案是擺在事業(yè)單位眼前的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位文書檔案發(fā)展中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位內(nèi)相關(guān)人員缺少規(guī)范整理文書檔案的意識(shí)

一般來(lái)說(shuō)，只要事業(yè)單位召開會(huì)議或者舉辦了某項(xiàng)活動(dòng)，都應(yīng)該由專職人員做及時(shí)的記錄。但在實(shí)際工作中，相關(guān)管理人員并沒(méi)有立足實(shí)際做深入的了解，資料收集不齊全，有時(shí)甚至出現(xiàn)了杜撰行為。而日常工作作為文書檔案其中一部分，更是沒(méi)有收到重視。這種不合理的歸檔意識(shí)和收集方式需要從根本上轉(zhuǎn)變，應(yīng)付行為要不得。

（二）不僅事業(yè)單位負(fù)責(zé)管理文書檔案的相關(guān)人員缺乏正確的認(rèn)識(shí)，就連領(lǐng)導(dǎo)干部也存在著觀念上的誤區(qū)

有領(lǐng)導(dǎo)這樣評(píng)價(jià)文書檔案整理工作：“文書檔案并不能為單位創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)收益，還要派專人去負(fù)責(zé)，不就是一些抄抄寫寫的工作嘛，我們保證按時(shí)把檔案上交國(guó)家就可以了。”這就是典型的不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。正是由于這種錯(cuò)誤的觀念，造成了文書檔案出現(xiàn)漏洞、失實(shí)等問(wèn)題。

（三）事業(yè)單位缺少專門的文書檔案記錄人員

“兼職”記錄的人員對(duì)如何整理、歸檔等程序缺乏必要的培訓(xùn)，不免手忙腳亂，精力不夠。有時(shí)一個(gè)會(huì)議已經(jīng)過(guò)去兩三個(gè)月了，相關(guān)人員才對(duì)會(huì)議進(jìn)行“回憶式”記錄，具體細(xì)節(jié)都記不清了，常常是為了應(yīng)付檢查才勉強(qiáng)完成，就這樣出現(xiàn)了漏洞。

（四）管理制度尚未健全

文書檔案的整理十分瑣碎，工作程序比較復(fù)雜，由于缺少足夠的重視和監(jiān)督，導(dǎo)致檔案的管理體制不成熟。沒(méi)有相應(yīng)的制度約束，那么拖拉、推諉的行為便無(wú)法制止，珍貴資料的缺失是國(guó)家的損失，而相應(yīng)的負(fù)責(zé)人卻沒(méi)有為此承擔(dān)責(zé)任，這何嘗不是一種“助紂為虐”的行為？

二、為規(guī)范化管理事業(yè)單位文書檔案提出的建議

（一）轉(zhuǎn)變工作人員的觀念

目前事業(yè)單位缺少規(guī)范化整理文書檔案的觀念。有相關(guān)人員說(shuō)過(guò)，文書檔案就像日記一樣，必須每天都要記錄，缺少一頁(yè)就代表劃去了一天，那么以后需要這一頁(yè)，就沒(méi)辦法找回來(lái)了。對(duì)此，筆者深表贊同。事業(yè)單位在快速發(fā)展中，不能只考慮經(jīng)濟(jì)效益，還要注重綜合發(fā)展，不敷衍，不應(yīng)付。

（二）設(shè)置專門管理人員

眾所周知，事業(yè)單位的崗位競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，多設(shè)置一個(gè)崗位就會(huì)對(duì)提高就業(yè)率貢獻(xiàn)一份力量。事業(yè)單位應(yīng)該注重對(duì)專門的管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，及時(shí)獲取信息，掌握新的技術(shù)。在聘請(qǐng)管理人員時(shí)應(yīng)提高要求，聘請(qǐng)文化素質(zhì)、心理素質(zhì)都較高的專業(yè)人才，業(yè)務(wù)能力合格了才能對(duì)得起這個(gè)崗位，避免有人一知半解，影響檔案記錄工作。關(guān)于培訓(xùn)，首先要使他們有正確的工作態(tài)度，把整理文書檔案看做一項(xiàng)很神圣的工作，樹立正確的理念。同時(shí)，必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，不能閉門造車，不斷學(xué)習(xí)才能提高業(yè)務(wù)水平。另外，事業(yè)單位要定期組織交流會(huì)，只有同行業(yè)的工作人員才能碰撞出火花，得到有用的經(jīng)驗(yàn)。

(三)學(xué)習(xí)先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)

如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅猛，文書檔案的管理不能只依靠傳統(tǒng)的方式，必須在互聯(lián)網(wǎng)中尋找新的方法。目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)越來(lái)越流行，在辦公室內(nèi)收發(fā)文章都可以通過(guò)OA實(shí)現(xiàn)，這項(xiàng)技術(shù)不僅適用于辦公室，整理檔案時(shí)也可以應(yīng)用的到。通過(guò)計(jì)算機(jī)收集、整理、歸納文書檔案，不僅簡(jiǎn)化了工作人員的工作程序，還提高了工作效率，一舉兩得。電子文件和紙質(zhì)文件互相補(bǔ)充，能夠有效地減少錯(cuò)誤，有利于文書檔案的進(jìn)一步發(fā)展。

(四）更新有關(guān)設(shè)備

只學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，事業(yè)單位應(yīng)該推陳出新，原有的相對(duì)陳舊的設(shè)備要適時(shí)淘汰，購(gòu)置新的設(shè)備。事業(yè)單位應(yīng)該抓住科技發(fā)展的步伐，不能讓自己太過(guò)落后。如果僅僅依靠經(jīng)濟(jì)效益判斷一個(gè)工作的重要性，那這個(gè)單位無(wú)法實(shí)現(xiàn)更高的發(fā)展水平，所以，要學(xué)會(huì)綜合考慮。如今，在其他行業(yè)都快速發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)飛速發(fā)展就必須脫離原有的陳舊環(huán)境，脫去“長(zhǎng)大褂”換上“中山裝”。

（五)完善監(jiān)督工作

設(shè)置了專門管理人員不代表這項(xiàng)工作和其他工作人員無(wú)關(guān)了，文書檔案每天都要記錄，日常事務(wù)比較瑣碎，難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此，其他工作人員要具備責(zé)任感，對(duì)文書檔案進(jìn)行定期檢查，及時(shí)提出建議，便于修改。要加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)督，尤其是財(cái)政檔案，就必須建立相應(yīng)的監(jiān)督管理部門，有效監(jiān)督才能提高相應(yīng)人員的警惕，避免出錯(cuò)。同時(shí)，監(jiān)督人員要學(xué)會(huì)篩選有用信息，不可大小事都上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，這樣不僅沒(méi)有提高工作效率，還妨礙了領(lǐng)導(dǎo)的工作，導(dǎo)致文書檔案的記錄更加繁瑣。最后，要通過(guò)相關(guān)政策、措施等方式促進(jìn)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，發(fā)揮監(jiān)督的實(shí)際功能。

三、結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)上文對(duì)事業(yè)單位文書檔案存在的問(wèn)題和相應(yīng)的解決措施可以看出，目前社會(huì)各界都還沒(méi)有推動(dòng)文書檔案管理規(guī)范化的概念，更別說(shuō)相應(yīng)的行動(dòng)了。事業(yè)單位因此損失的很多珍貴資料也無(wú)法找回，但我們可以做的就是在今后多加注意，加強(qiáng)管理，最大程度的減少損失。事業(yè)單位應(yīng)該及時(shí)更新觀念，為促進(jìn)文書檔案的發(fā)展做出努力。

參考文獻(xiàn)

[1]李劍峰.新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子(上中旬)，2014.

[2]王玲.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].黑龍江史志，2015，11:120.

[3]甘宜英.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].門窗，2014，04:285+287.

第3篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范化管理；檔案管理

對(duì)于事業(yè)單位而言，辦公室重點(diǎn)在于管理單位各項(xiàng)事務(wù)，其為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)作用。對(duì)于辦公室工作而言，檔案管理尤為關(guān)鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務(wù)，能夠?yàn)閱挝惶峁?zhǔn)確、可靠的材料與信息。新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展所需，且直接影響了辦公室相關(guān)職能的有效發(fā)揮。對(duì)此，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，全方位、多層次分析與總結(jié)，制定有效的檔案管理規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室效能。

1辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1有利于豐富管理形式

現(xiàn)階段，中國(guó)科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升，在信息時(shí)代背景下，辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統(tǒng)方式，使用計(jì)算機(jī)管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步提高管理規(guī)范性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以快速收集、使用、管理和儲(chǔ)存檔案信息，促進(jìn)了內(nèi)部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運(yùn)用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進(jìn)管理人員提高工作質(zhì)量[1]。

1.2可以促進(jìn)檔案管理員提高素質(zhì)

對(duì)于檔案規(guī)范化管理，事業(yè)單位應(yīng)高度重視，并在培養(yǎng)人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規(guī)范化管理辦公室檔案中發(fā)揮了極為重要的作用。人才素養(yǎng)直接影響著工作效率，轉(zhuǎn)變檔案工作的性質(zhì)會(huì)對(duì)工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當(dāng)前規(guī)范化的檔案管理主要運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)操作[2]。工作軟件的改變對(duì)管理人員操作計(jì)算機(jī)的能力提出了較高的要求，這是此項(xiàng)工作中不可或缺的一項(xiàng)能力。如此，便在日常工作中促進(jìn)了管理人員的素質(zhì)以及個(gè)人價(jià)值和工作能力的提高。

1.3可以促進(jìn)單位和部門提高管理水平

在事業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)中，辦公室檔案發(fā)揮著極為重要的作用。除了對(duì)單位各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、人動(dòng)的信息進(jìn)行如實(shí)記載，辦公室檔案還要注重保存單位發(fā)展歷程中重大的證據(jù)與史料。而規(guī)范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優(yōu)化，同時(shí)還能帶給單位良好的社會(huì)效益。當(dāng)單位和其他部門展開合作時(shí)，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯(lián)系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過(guò)程中，規(guī)范化管理檔案，對(duì)促進(jìn)單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學(xué)和準(zhǔn)確。

2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1缺少健全的制度

新形勢(shì)下，事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響[3]。過(guò)去，事業(yè)單位在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運(yùn)用先進(jìn)的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規(guī)操作，導(dǎo)致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。

2.2忽視辦公室檔案管理

在實(shí)際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務(wù)，在單位中往往被認(rèn)為并非主要工作，僅僅只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，通常單位的領(lǐng)導(dǎo)者都在主要業(yè)務(wù)上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在開展工作的過(guò)程中運(yùn)用的仍是傳統(tǒng)的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對(duì)有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3缺少專業(yè)的檔案管理人員

縱觀事業(yè)單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現(xiàn)階段單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業(yè)單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因?yàn)檫@一類工作人員對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)了解得較少，在技術(shù)操作方面不夠熟練，所以很多時(shí)候都無(wú)法規(guī)范管理辦公室檔案。同時(shí)，這些工作人員中大部分都并未接受過(guò)系統(tǒng)教育，且所掌握的檔案管理知識(shí)與技能均不夠?qū)I(yè)，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時(shí)在工作過(guò)程中也很容易出現(xiàn)問(wèn)題，使得辦公室檔案管理工作職能無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。

2.4缺少先進(jìn)的管理設(shè)備

在檔案管理設(shè)備方面，事業(yè)單位未有較大的投入，對(duì)信息技術(shù)與科技產(chǎn)品的引進(jìn)不及時(shí)，難以與時(shí)展保持同步。同時(shí)辦公設(shè)備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費(fèi)了較多時(shí)間。且在人為因素的影響下，也無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，甚至導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。

3新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施

3.1高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的認(rèn)識(shí)改變，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，運(yùn)用諸多有效手段積極宣傳事業(yè)單位的現(xiàn)代化;檔案管理模式，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發(fā)展中，檔案管理工作效率發(fā)揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對(duì)待此類工作。同時(shí)構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的良好發(fā)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)和時(shí)展保持同步，立足于工作需求，積極促進(jìn)自身檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)的增強(qiáng)，特別是主要將自身保密意識(shí)加強(qiáng)，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動(dòng)參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，把更為豐富的檔案管理工作技能切實(shí)掌握好，促進(jìn)自身工作素質(zhì)水平提高，對(duì)檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識(shí)。

3.2構(gòu)建合理科學(xué)的規(guī)章制度

健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業(yè)單位只有構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作要和時(shí)展保持同步，在對(duì)新的檔案管理制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，要將以往規(guī)章制度的束縛摒棄，積極創(chuàng)新制度的內(nèi)容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學(xué)、安全[5]。構(gòu)建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定第一時(shí)間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質(zhì)量，就必須有效提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，一方面，要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時(shí)了解現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔辦公室檔案管理人員過(guò)程中一定要做到嚴(yán)格仔細(xì)，以制度為依據(jù)。當(dāng)然，單位還要針對(duì)檔案管理人員展開專業(yè)培訓(xùn)，幫助其將專業(yè)的管理知識(shí)與技能掌握，切實(shí)提高他們的綜合素質(zhì)，如此，才可以順利實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。

3.4采用現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)檔案工作管理質(zhì)量提升

檔案工作運(yùn)行中，所運(yùn)用的設(shè)備器材和技術(shù)手段、管理質(zhì)量以及落實(shí)規(guī)范化的程度息息相關(guān)，其具有可把控性[6]。但通過(guò)當(dāng)前實(shí)施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質(zhì)檔案管理仍占較大比例，在意識(shí)不足、技術(shù)有限等問(wèn)題的影響下，數(shù)字檔案建設(shè)方案還是只在小范圍內(nèi)應(yīng)用，對(duì)順利落實(shí)規(guī)范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個(gè)方面入手，改進(jìn)此類問(wèn)題：首先，各單位需結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)革新需求，在檔案管理室中靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并把現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案管理工作聯(lián)系起來(lái)；其次，以不同形態(tài)的電子檔案為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的地區(qū)，有效采用以數(shù)字模式形成的電子信息檔案，此形態(tài)的電子檔案十分完整、便捷，實(shí)用性較高；最后，就信息技術(shù)發(fā)展落后的地區(qū)，可以借助再加工紙質(zhì)檔案，將原件數(shù)字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案規(guī)范化管理意義較大。

第4篇

一、檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

（一）個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)不到位，存在敷衍的態(tài)度。單位工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接關(guān)系到該工作的地位和發(fā)展。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，已經(jīng)有越來(lái)越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核，對(duì)檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核，完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求，采取聘用臨時(shí)人員和借調(diào)下級(jí)單位人員來(lái)完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來(lái)是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn)，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時(shí)需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系，加之不同的工作態(tài)度，無(wú)法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量，必將對(duì)以后檔案工作帶來(lái)很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實(shí)現(xiàn)部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機(jī)關(guān)檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產(chǎn)生的各門類載體檔案，并按時(shí)向機(jī)關(guān)綜合檔案室移交的制度。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中都明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須由業(yè)務(wù)部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統(tǒng)一保管。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在履行職能工作活動(dòng)中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等不同載體形式的檔案，以及會(huì)計(jì)、人事、基建、紀(jì)檢等專業(yè)檔案，都要要求由單位文書部門或業(yè)務(wù)部門兼職檔案員進(jìn)行整理和立卷，再移交檔案室。而實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時(shí)間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進(jìn)行今年的檔案收集、整理工作，突然某個(gè)部門又送來(lái)往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無(wú)限循環(huán)工作中。而省級(jí)單位的檔案部門還負(fù)有對(duì)市（縣）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，省直機(jī)關(guān)專職檔案員對(duì)自身單位的檔案工作都疲于應(yīng)付，自然沒(méi)有時(shí)間和精力對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)本機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行宏觀管理，易造成系統(tǒng)整體工作水平的下降。（三）多數(shù)單位檔案管理制度不健全，無(wú)法滿足檔案工作發(fā)展需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位處科室數(shù)量多，但專職檔案員人數(shù)少，兼職檔案員具有人數(shù)多、流動(dòng)快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平，依靠專職檔案員進(jìn)行手把手的一個(gè)個(gè)教也不現(xiàn)實(shí)。因此，將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個(gè)問(wèn)題。在眾多的業(yè)務(wù)文件中，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊(cè)》等是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)專兼職檔案員在檔案規(guī)范化管理中做好檔案工作的必要知識(shí)。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，許多單位的專兼職檔案員不僅沒(méi)有按照上述規(guī)定執(zhí)行并制定適合本部門檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)文件，甚至對(duì)以上文件的具體內(nèi)容規(guī)定都不掌握，又如何來(lái)指導(dǎo)和做好檔案工作。（四）檔案利用手續(xù)繁瑣，難以滿足服務(wù)社會(huì)的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等等，涉及的種類和專業(yè)涵蓋各個(gè)領(lǐng)域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規(guī)定及利用權(quán)限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問(wèn)題。（五）檔案信息化管理程度底，未實(shí)現(xiàn)文檔一體化要求。隨著辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的推進(jìn)，電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來(lái)新挑戰(zhàn)。一方面新的電子政務(wù)推行，產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)俗稱電子文件還不是嚴(yán)格意義上的電子檔案，他們?cè)趺磪^(qū)分、如何歸檔、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等等都需要在實(shí)踐工作中不斷探索研究；再加之實(shí)際上，各部門機(jī)關(guān)電子文件格式與檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，文檔一體化要求無(wú)法實(shí)現(xiàn)，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)新問(wèn)題層出不窮，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí)社會(huì)需要。（六）檔案專兼職人員素質(zhì)不高，隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于受工作本身在單位內(nèi)部實(shí)際地位、作用影響，以及單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識(shí)認(rèn)識(shí)等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導(dǎo)致檔案專職人員隊(duì)伍年齡偏大、知識(shí)老化，工作方式理念陳舊，進(jìn)取心和創(chuàng)新能力不強(qiáng)，缺乏計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)，難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊(duì)伍雖然年紀(jì)輕，知識(shí)結(jié)構(gòu)層次較高，但不熟悉檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)，流動(dòng)性快，思想不穩(wěn)定，難以靜下心來(lái)鉆研業(yè)務(wù)，造成檔案工作服務(wù)水平偏低，檔案工作進(jìn)一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢(shì)階層。

二、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，用機(jī)制和制度來(lái)保障和規(guī)范檔案工作人員、編制、經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備和數(shù)字化建設(shè)等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財(cái)物不因領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的不重視或是領(lǐng)導(dǎo)的更替而影響，同時(shí)創(chuàng)新檔案工作的激勵(lì)機(jī)制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊(duì)伍建設(shè)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)技能培訓(xùn)力度，使培訓(xùn)制度化、專業(yè)化，著力培養(yǎng)和儲(chǔ)備專業(yè)人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取措施，穩(wěn)步提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的成長(zhǎng)，統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職務(wù)級(jí)別等問(wèn)題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)工作的積極性和創(chuàng)造力，以適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)新形勢(shì)，從而提高工作和服務(wù)水平。（三）認(rèn)真貫徹執(zhí)行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標(biāo)責(zé)任并簽訂目標(biāo)責(zé)任書以強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。同時(shí)要使檔案人員不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文檔一體化要求。（四）要根據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的相關(guān)檔案工作規(guī)定及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定適合本部門檔案工作發(fā)展需要的業(yè)務(wù)制度。要注重平時(shí)歸檔立卷工作，應(yīng)對(duì)檔案收集過(guò)程、整理結(jié)果提出明確要求，在文件制作的質(zhì)量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規(guī)定、制度和辦法，通過(guò)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)，能減少培訓(xùn)時(shí)間，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，即使兼職檔案員流動(dòng)較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業(yè)務(wù)技能。（五）在機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度，建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全保障體系。必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一，數(shù)據(jù)共享安全等要求。目前國(guó)家檔案局已正式出臺(tái)《電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開發(fā)時(shí)就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范，讓檔案專業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開發(fā)，按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理軟件的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（六）要加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案工作為機(jī)關(guān)各項(xiàng)重點(diǎn)工作服務(wù)的能力。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創(chuàng)新積極服務(wù)觀念，充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)快捷、方便的優(yōu)勢(shì)，積極開發(fā)網(wǎng)絡(luò)利用、自助査詢等新模式，充分發(fā)揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時(shí)、有效地為領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)各項(xiàng)重要工作服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的核心價(jià)值競(jìng)爭(zhēng)力。

作者:周知勇 單位:云南省檔案局

參考文獻(xiàn):

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[3]呂海梅.機(jī)關(guān)檔案管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策[J].山東檔案，2010（08）

第5篇

1、事業(yè)單位檔案工作中存在的問(wèn)題

1.1 還未充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性

事業(yè)單位的檔案工作屬于服務(wù)性范疇,常常會(huì)被單位領(lǐng)導(dǎo)層所忽視。有的單位目前還未充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,缺乏科學(xué)合理的檔案意識(shí),監(jiān)督力量薄弱,在檔案工作中的人財(cái)物需求以及檔案整理歸檔時(shí)間方面沒(méi)有提供足夠的保障。還有的單位未及時(shí)把檔案工作歸列到年度目標(biāo)考核范疇中,就算涵蓋在目標(biāo)考評(píng)中,該項(xiàng)工作也僅僅作為一種軟指標(biāo)而存在,缺乏相關(guān)的硬性規(guī)定,得不到領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)有的重視。對(duì)于極為關(guān)鍵的業(yè)務(wù)檔案未做到及時(shí)有效的整理、歸檔就送至檔案室中,雖然這樣極大的方便了職能科室相關(guān)資料的查詢,但根據(jù)國(guó)家明確規(guī)定的檔案管理規(guī)范化要求,此做法是不合理的。

1.2 檔案工作的保管條件較弱

當(dāng)前,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下,有很多部門的檔案保管條件都相繼提高,然而,在一些事業(yè)單位中,其檔案保管條件十分的薄弱,根本與檔案管理中提出的要求不相符,毫無(wú)規(guī)范統(tǒng)一性而言。有的事業(yè)單位檔案室中所用的設(shè)施設(shè)備十分的陳舊,檔案資料全部籠統(tǒng)的堆放在一個(gè)地方,這樣,將不可避免的導(dǎo)致檔案資料破壞與丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 檔案管理者的業(yè)務(wù)水平低

檔案管理除了具有較強(qiáng)的政策性特征外,其還具備了專業(yè)性、技術(shù)性特征,所以,要求從事檔案工作的人員必須有思想道德素養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。然而實(shí)際情況卻是,有的事業(yè)單位中從事檔案工作的人員缺乏專業(yè)性,職責(zé)權(quán)限模糊;有的事業(yè)單位檔案工作者由于實(shí)際擔(dān)任了多個(gè)崗位工作,根本沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力來(lái)進(jìn)行檔案管理;有的事業(yè)單位檔案工作者由于在業(yè)務(wù)上經(jīng)常出現(xiàn)變動(dòng)及缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì),沒(méi)有加強(qiáng)檔案的管理,上級(jí)檢查中存在敷衍行為。

2、實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化目標(biāo)的策略

2.1 增強(qiáng)認(rèn)識(shí),構(gòu)建切實(shí)可行的檔案工作機(jī)制

單位領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,安排組織專業(yè)部門貫徹落實(shí)檔案工作責(zé)任制,并把檔案工作納入到部分考核中來(lái),認(rèn)真全面的編制檔案長(zhǎng)期規(guī)劃,聘請(qǐng)專業(yè)的檔案工作者,構(gòu)建完善的檔案管理體系。檔案工作涉及面廣,構(gòu)建完善的檔案管理工作制度是單位檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)的前提。嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定,結(jié)合單位實(shí)況,編制高效的檔案管理制度,實(shí)施規(guī)范化的管理。此外,強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行力度,并將執(zhí)行制度與檔案崗位責(zé)任制相掛鉤,以當(dāng)做對(duì)檔案工作者業(yè)績(jī)考核、評(píng)比及獎(jiǎng)勵(lì)的重要參照物。根據(jù)統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理工作,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),健全各制度,從而保證檔案工作的規(guī)范化。

2.2 強(qiáng)化檔案室設(shè)施設(shè)備的投入,提高檔案保管條件

具體應(yīng)做到以下三點(diǎn):首先,強(qiáng)化檔案室設(shè)施設(shè)備的投入,根據(jù)檔案管理要求,不斷提高檔案室的保管條件,防止實(shí)際中出現(xiàn)“亂七八糟”的檔案室,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的檔案室。其次,健全制度,構(gòu)建專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò),安排組織一批涵蓋了分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室主管負(fù)責(zé)人及部門檔案工作者的檔案管理隊(duì)伍。各司其責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行制度。最后,將剛性與柔性兩種管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái),以構(gòu)建一個(gè)良好氛圍的規(guī)范性檔案工作環(huán)境。

2.3 提高檔案工作者的素質(zhì)

對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō),不僅要有較高的業(yè)務(wù)水平,還必須具有較高的管理能力及科學(xué)合理的服務(wù)意識(shí)。緊跟現(xiàn)代社會(huì)步伐,摒棄傳統(tǒng)觀念,編制新方法、新思路,有效處理新問(wèn)題,不再局限于過(guò)去的條條框框與管理模式,不斷創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)。同時(shí),要求做好檔案工作者的教育培訓(xùn)工作,要側(cè)重于實(shí)用性。實(shí)際培訓(xùn)時(shí),應(yīng)根據(jù)現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展情況,采用“走出去,請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等培訓(xùn)方式,以確保檔案工作者及時(shí)有效的了解檔案整理歸檔工作流程,掌握好檔案業(yè)務(wù)。最后,做好檔案工作者再教育工作,以讓檔案工作者充分全面熟知檔案方面的專業(yè)知識(shí)及先進(jìn)技術(shù),增強(qiáng)檔案管理效率,清楚的知道單位檔案的具體數(shù)量、類型等情況,促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化。

第6篇

一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的過(guò)程中建立起有效的管理制度是關(guān)鍵，具體而言包括以下幾個(gè)方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會(huì)關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關(guān)工作人員應(yīng)積極的對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行一定的完善，使得有關(guān)工作人員可以在制度的規(guī)范下進(jìn)行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也融入到了社會(huì)生活的方方面面。因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，有關(guān)人員也應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中建立起有效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機(jī)的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應(yīng)用的效率。

二、搞好管理分類，做好檔案歸檔

檔案在進(jìn)行管理的過(guò)程中要進(jìn)行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實(shí)際的工作過(guò)程中有關(guān)工作人員應(yīng)搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實(shí)際情況等進(jìn)行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對(duì)于檔案的提取與應(yīng)用有著一定的幫助作用。因此在進(jìn)行檔案分類的過(guò)程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案的分類進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并采取科學(xué)的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過(guò)程中丟失，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)。

三、嚴(yán)格檔案整理，堅(jiān)持科學(xué)管理

檔案在進(jìn)行存放的過(guò)程中，要進(jìn)行一定的整理針對(duì)不同的需要對(duì)檔案的存放地點(diǎn)，存放方式等進(jìn)行更改，同時(shí)還要對(duì)一些受損檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)一些過(guò)期檔案進(jìn)行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格檔案整理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效的修正，采用更加科學(xué)的方式進(jìn)行檔案的管理。并針對(duì)檔案的重要程度以及檔案的時(shí)間順序等進(jìn)行合理的整理。

四、加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項(xiàng)隱私信息，因此事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對(duì)檔案管理的重要性產(chǎn)生認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對(duì)于檔案的取閱，檔案信息的公布等進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行銷毀的過(guò)程中，應(yīng)保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進(jìn)行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機(jī)會(huì)。

五、完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量

紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長(zhǎng)足的進(jìn)步。

六、建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息管理

紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進(jìn)行工在的過(guò)程中，有關(guān)管理人員通過(guò)信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計(jì)算機(jī)中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進(jìn)行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。

第7篇

行政事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)中發(fā)揮重要影響，其屬于智力密集類型企業(yè)單位，企業(yè)工作人員是企業(yè)作為寶貴財(cái)富和資源，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要影響。在設(shè)疑發(fā)展情況下，企業(yè)需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質(zhì)量。

1、弊端闡述

行政事業(yè)單位在發(fā)展中，人事檔案管理工作意義重大。其對(duì)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)日常管理工作，和團(tuán)隊(duì)建設(shè)等等工作影響大，可以為行政事業(yè)單位日常管理工作和團(tuán)隊(duì)建設(shè)提供理論依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源合理應(yīng)用目標(biāo)，行政事業(yè)單位可以依據(jù)人事檔案對(duì)工作人員升值，開展工作調(diào)整、對(duì)工作人員工作考核和績(jī)效考核等等工作影響較大。但是當(dāng)下我國(guó)企業(yè)在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當(dāng)下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業(yè)發(fā)展，需要加以完善和及時(shí)處理。下文將詳細(xì)對(duì)人事檔案管理弊端進(jìn)行分析和研究。

1.1人事檔案管理意識(shí)弊端

人事檔案管理管理意識(shí)低、觀念關(guān)注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問(wèn)題之一。行政事業(yè)單位管理人員發(fā)展中，較為關(guān)注行政事業(yè)單位自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展，認(rèn)為人事檔案管理不重要，沒(méi)有實(shí)際價(jià)值，對(duì)政事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展沒(méi)有實(shí)際意義。政事業(yè)單位主要管理負(fù)責(zé)人員存在這一思維誤區(qū)，導(dǎo)致下級(jí)管理工作人員對(duì)人事檔案認(rèn)知度不高，行為散漫，人事檔案管理財(cái)務(wù)支出較少，人力資源和財(cái)力無(wú)法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識(shí)薄弱，行政事業(yè)單位沒(méi)有建立合理化管理目標(biāo)和管理關(guān)注方案，管理工作人員在關(guān)注期間，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，關(guān)注效率低下，沒(méi)有方向[1]。

1.2信息化技術(shù)弊端

現(xiàn)階段行政事業(yè)單位信息技術(shù)技術(shù)水平低下，由于政事業(yè)單位主要負(fù)債人員和管理人員對(duì)政事業(yè)單位忽視，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)開展管理關(guān)注，導(dǎo)致在實(shí)際管理環(huán)節(jié)，依據(jù)人力資源手工開展管理關(guān)注，降低工作人員關(guān)注積極性，影響管理關(guān)注有序開展。其次，工作人員自身關(guān)注能力低下，人事檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建缺失凝聚力，由于個(gè)人工作能力低下，影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作能力，一些工作人員在關(guān)注中，沒(méi)有結(jié)合人事檔案特點(diǎn)，開展管理關(guān)注，缺失管理科學(xué)性和規(guī)范性[2]。

2、政事業(yè)單位人事檔案管理工作有序開展

2.1提高對(duì)人事檔案管理關(guān)注重視度

行政事業(yè)單位需要樹立全新發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展特點(diǎn)，建立全面人事檔案管理方案和目標(biāo)，提高對(duì)人事檔案管理關(guān)注重視度和關(guān)注度，在單位內(nèi)部和管理部門宣傳，增加工作人員認(rèn)知度，讓關(guān)注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關(guān)注要求，有方向開展管理關(guān)注。其次，行政事業(yè)單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優(yōu)化制度弊端，構(gòu)建一個(gè)一體化制度體系，為工作人員實(shí)際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展[3]。

2.2提高信息化應(yīng)用水平

信息技術(shù)是當(dāng)下社會(huì)不同企業(yè)人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業(yè)單位也要提高對(duì)信息技術(shù)關(guān)注，利用信息化技術(shù)開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，其主要包括兩個(gè)不同方面信息化建設(shè)，其一：做好信息化硬件建設(shè)工作。行政事業(yè)單位需要增加財(cái)務(wù)支出力度，大力采購(gòu) 信息裝置和設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，為工作人員營(yíng)造良好工作條件。例如：行政事業(yè)單位可以購(gòu)買掃描設(shè)備、電腦設(shè)備等等。把傳統(tǒng)紙文本形式運(yùn)作為電子文檔形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，其二：行政事業(yè)單位完善軟件系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建人事檔案管理體系，保證體系建設(shè)合理性[4]。

2.3完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員工作能力

人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質(zhì)量和效果具有較大影響。為了實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位人事檔案管理目標(biāo)，首先要完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)高效率、高凝聚力、高素養(yǎng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。樹立科學(xué)合理人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)目標(biāo)，建立培訓(xùn)和教育目標(biāo)，對(duì)工作人員及時(shí)培訓(xùn)和教育，分析培訓(xùn)需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個(gè)工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發(fā)揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業(yè)單位在工作人員開展工作時(shí)，對(duì)工作人員工作行為監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)工作人員存在行為弊端，及時(shí)指導(dǎo)和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業(yè)單位可以建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作積極性高，表現(xiàn)好工作人員獎(jiǎng)勵(lì)，在行政事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)骨干，為工作人員提高全新發(fā)展機(jī)遇[5]。

第8篇

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；規(guī)范化；人事檔案；問(wèn)題；措施

0.引言

檔案管理是事業(yè)單位人力資源部的重要工作，人事檔案材料涉及每個(gè)事業(yè)單位員工的基本信息，通過(guò)人事檔案的調(diào)取，事業(yè)單位能夠判斷是否對(duì)單位內(nèi)部人員進(jìn)行考核、培訓(xùn)、升遷、加薪。另外，事業(yè)單位檔案管理水平也能夠有效反映單位的人力資源狀況，其管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。

1.加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

1．1規(guī)范化的管理有利于提高檔案管理效率

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是企業(yè)單位用人制度的改革，事業(yè)單位用人也采取合同制的方式吸納優(yōu)秀人才，在事業(yè)單位的長(zhǎng)期運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)有大量人員的流動(dòng)，人員檔案材料成為事業(yè)單位了解人才狀況、實(shí)施人才調(diào)動(dòng)的主要依據(jù)，因此建立規(guī)范化、高效化的人才檔案管理機(jī)制顯得尤為重要。對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理能夠有效提高人事材料的使用率，第一時(shí)間掌握所需要的人事材料；事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理也能夠確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，一旦工作中需要查閱就能夠按照流程快速地找出相關(guān)資料，減少查閱時(shí)間，提高查閱效率，節(jié)省大量人力，確保事業(yè)單位工作的順利實(shí)施。

1．2人事檔案規(guī)范化管理，能夠反映事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r

人事檔案記錄了事業(yè)單位人員的整個(gè)流動(dòng)過(guò)程，能夠見證事業(yè)單位每個(gè)時(shí)期的人員情況，反映事業(yè)單位當(dāng)時(shí)的發(fā)展?fàn)顩r。事業(yè)單位的發(fā)展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展壯大，其人員流動(dòng)以及規(guī)模也會(huì)不斷擴(kuò)張，從側(cè)面也就反映了事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，這是事業(yè)單位的潛在資本，對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人才培訓(xùn)，篩選符合事業(yè)單位發(fā)展的人才具有重要指導(dǎo)意義，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供人才基礎(chǔ)。

1．3規(guī)范人事檔案有利于優(yōu)化人才選擇機(jī)制，吸納人才

首先，人事檔案記錄了每個(gè)人員的入職、發(fā)展、升遷、離職等基本情況，對(duì)于事業(yè)單位篩選人才具有重要意義。通過(guò)人事檔案記錄，事業(yè)單位能夠判斷自己需要哪種類型的人才，這樣在招聘新人的過(guò)程中，事業(yè)單位就會(huì)按照這些要求進(jìn)行招聘，有利于人才的吸納；其次，通過(guò)人事檔案，事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人才中存在的不足和問(wèn)題，這樣就能夠根據(jù)這些問(wèn)題開展集中化的培訓(xùn)，提高事業(yè)單位內(nèi)部人員的整體素質(zhì)；最后，事業(yè)單位還能夠根據(jù)人事檔案記錄對(duì)人員進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，對(duì)表現(xiàn)良好，能力突出的人員進(jìn)行表彰和升遷，對(duì)表現(xiàn)不好，能力一般的進(jìn)行再次培訓(xùn)，對(duì)不思進(jìn)取，影響惡劣的人員進(jìn)行開除，提高事業(yè)單位人員的整體工作效率和綜合素質(zhì)。

2.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2．1規(guī)范化管理意識(shí)薄弱，缺乏高效的檔案管理意識(shí)

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，盡管事業(yè)單位的規(guī)模以及生產(chǎn)力水平在不斷提高，但是在人事檔案的管理方面卻沒(méi)有提高，主要是因?yàn)楣芾砣藛T沒(méi)有重視到檔案管理的重要性，在管理過(guò)程中存在疏忽漏洞現(xiàn)象，在檔案管理過(guò)程中，不能對(duì)檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，沒(méi)有順應(yīng)科技發(fā)展的要求更新檔案管理設(shè)備，這些都是檔案管理意識(shí)薄弱所引起的。

2．2受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理存在不規(guī)范性

檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期而持續(xù)性的工作，因此在長(zhǎng)期的管理過(guò)程中會(huì)形成慣性，一旦養(yǎng)成固定的管理習(xí)慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時(shí)代的發(fā)展步伐；另外，在管理過(guò)程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒(méi)有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，因此檔案管理也十分不規(guī)范。

2．3檔案管理人員專業(yè)化水平不高，規(guī)范化有待提高

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)的管理人員，大多都是從單位內(nèi)部選擇的，沒(méi)有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，根據(jù)事業(yè)單位需求而進(jìn)行的檔案管理，管理意識(shí)薄弱，管理規(guī)范性不高，尤其是隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)的加大，對(duì)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化要求更高，但是很多事業(yè)單位為了降低管理成本，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行補(bǔ)充，這也加劇了管理的混亂。另外，事業(yè)單位檔案管理制度比較簡(jiǎn)單，沒(méi)有完整的檔案管理制度和操作依據(jù)，檔案人員編制較為隨意，這些都是影響檔案管理規(guī)范化不能實(shí)施的重要影響因素。

3.提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

3．1重視檔案規(guī)范化管理的宣傳教育，強(qiáng)化管理人員管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作，將精細(xì)化管理理念引入到檔案管理工作當(dāng)中，提高管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳教育講解，提高內(nèi)部人員的重視度，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業(yè)單位內(nèi)部各部門為主，做好每個(gè)部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時(shí)間、家庭情況、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機(jī)制；最后，要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當(dāng)中，只有這樣才能進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范化。

3．2優(yōu)化檔案管理機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理奠定理論基礎(chǔ)

健全檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障，因此要對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。首先，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行公布，確保檔案管理制度能夠落實(shí)到位，確定檔案管理的主要人員，并由負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理；其次，召開檔案管理規(guī)范化會(huì)議，通過(guò)管理制度的制定、管理人員的升級(jí)等確定一個(gè)較為規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，保障檔案實(shí)施的規(guī)范化運(yùn)行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責(zé)任落實(shí)到位，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

3．3提高檔案材料收集、整理的規(guī)范化操作水平

在人事檔案管理過(guò)程中，最基礎(chǔ)的工作就是檔案材料的收集與整理，只有確保這個(gè)過(guò)程規(guī)范化才能確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。檔案材料收集整理工作是長(zhǎng)期的，貫穿于事業(yè)單位發(fā)展的整個(gè)時(shí)期，因此提高資料收集、整理的規(guī)范性尤為重要，要做到這點(diǎn)，首先，要對(duì)信息收集內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，拓展信息收集渠道，根據(jù)人事特點(diǎn)及時(shí)有效地收集一手資料，對(duì)于資料不全或者信息不足的檔案做好備注，后期進(jìn)行完善和補(bǔ)充；其次，對(duì)材料的收集過(guò)程以及材料的整理過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，定期進(jìn)行檢查，確保材料的真實(shí)性；再次，對(duì)收集的材料進(jìn)行歸類整理，便于檔案的查找和使用；最后，根據(jù)事業(yè)單位要求以及國(guó)家檔案管理要求對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和信息收集范圍進(jìn)行確定，不斷完善和補(bǔ)充檔案信息，提高檔案管理效率，做好檔案統(tǒng)計(jì)分析，提高管理的規(guī)范化水平。

3．4推進(jìn)檔案管理的信息化水平，提高管理效率

檔案信息化的發(fā)展不僅能夠提高檔案管理的規(guī)范化水平，也能提高檔案材料的使用效率，因此，推進(jìn)檔案管理的信息化水平尤為重要。信息化管理的最大優(yōu)勢(shì)就是規(guī)范化、便捷化、快速化，能夠在短時(shí)間內(nèi)通過(guò)搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化，通過(guò)大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理就是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體體現(xiàn)，在檔案信息數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，會(huì)通過(guò)統(tǒng)一的操作模式，統(tǒng)一的處理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一化管理。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，首先，要完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入，如購(gòu)買必要的電腦、數(shù)據(jù)處理器等；其次，要構(gòu)建自己的檔案信息化管理體系，完善體系建設(shè)，提高電子信息化的使用效率；最后，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化規(guī)章制度，確保信息化建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。4結(jié)語(yǔ)人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，因此要不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，事業(yè)單位也要加快網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的建設(shè)力度，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況，不斷優(yōu)化檔案管理的規(guī)范化。

第9篇

【關(guān)鍵詞】檔案資料 規(guī)范化管理 方法 發(fā)展

檔案管理工作無(wú)論是內(nèi)容還是形式都是企事業(yè)單位的有機(jī)組成部分，但是就目前很多部門來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案資料的管理非常的混亂，當(dāng)需要查閱和借閱檔案資料的時(shí)候，由于管理的不規(guī)范直接導(dǎo)致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。為此，新形勢(shì)下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創(chuàng)新工作方法，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規(guī)范化，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

一、思想上給與重視，提升認(rèn)知水平

在我國(guó)，檔案資料的規(guī)范化管理起步較晚，主要原因是對(duì)檔案資料的認(rèn)知不到位，很多的企事業(yè)單位認(rèn)為檔案資料工作不重要，也沒(méi)有直接的價(jià)值體現(xiàn)，另外甚至覺(jué)得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無(wú)論是地位、權(quán)利還是工作環(huán)境都較為惡劣，很長(zhǎng)一段時(shí)間我國(guó)企事業(yè)單位的檔案資料管理非常的混亂，沒(méi)有專業(yè)的人員管理。為了優(yōu)化檔案資料的管理，提升管理的規(guī)范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認(rèn)知。檔案資料管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當(dāng)下，它的作用越來(lái)越明顯，為此，在人員聘用和培養(yǎng)上、在設(shè)備采購(gòu)和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構(gòu)建相應(yīng)的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。

二、與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案資料管理的現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資料越來(lái)越多，存在的形式也是五花八門，那么對(duì)于不同類型和不同內(nèi)容的檔案資料要分門別類的就行規(guī)范化管理就顯得非常的繁瑣和復(fù)雜，為此，當(dāng)下的檔案資料管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷的革新管理觀念和管理技術(shù)，提升檔案資料管理規(guī)范化的水平。實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)保障。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，一些新的檔案資料管理設(shè)備與系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了一定的技術(shù)保障。為了實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，檔案管理部門要革新管理系統(tǒng)，購(gòu)買一些必備的管理設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、管理系統(tǒng)、錄影機(jī)、打字復(fù)印機(jī)等。在采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的時(shí)候，注意檔案資料的安全等。

三、構(gòu)建管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化管理

檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環(huán)節(jié)也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等，每一個(gè)環(huán)節(jié)又牽扯到很多的內(nèi)容，如果不能構(gòu)建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進(jìn)行的，所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是最強(qiáng)的力量支持。對(duì)于檔案資料的管理制度來(lái)說(shuō)，牽扯到每一個(gè)檔案資料的管理環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該構(gòu)建齊全的規(guī)范化與科學(xué)化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分類，進(jìn)行編號(hào)排序，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進(jìn)行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規(guī)章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。

四、提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，提高檔案資料管理的質(zhì)量

對(duì)于檔案資料管理來(lái)說(shuō)，工作是枯燥乏味的，以往由于對(duì)檔案資料管理的不重視，幾乎沒(méi)有專業(yè)的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡(jiǎn)單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化與科學(xué)化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，提升工作人員的素質(zhì)勢(shì)在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢(shì)所趨，形勢(shì)所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強(qiáng)，操作能力強(qiáng)，專業(yè)對(duì)口的人才。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，還要對(duì)他們進(jìn)行一定的培訓(xùn)，這個(gè)培訓(xùn)的內(nèi)容要視工作而定，包括崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、離職培訓(xùn)等。在工作中，要檔案資料從業(yè)人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認(rèn)識(shí)檔案資料管理的重要性，與此同時(shí)引導(dǎo)他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情，只有這樣他們才會(huì)努力工作，提升工作質(zhì)量。

新形勢(shì)下，檔案資料的管理越來(lái)越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術(shù)和手段，提升檔案資料管理的質(zhì)量和利用效率。檔案管理作為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)該得到重視，但是檔案資料管理的規(guī)范化是一個(gè)長(zhǎng)久的系統(tǒng)化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實(shí)現(xiàn)檔案資料的常態(tài)化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規(guī)范化與科學(xué)化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃雪.如何實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理思路探析[J].黑龍江史志 ，2013，（06）.