時間：2023-06-08 15:17:49
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中圖分類號：TU204+.2 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設的快速發(fā)展，建設工程越來越多使得檔案管理工作得到進一步重視，但相較西方發(fā)達國家成熟的管理經驗我國仍存在不足。因此，需加強進一步地改革和創(chuàng)新，借鑒西方成熟的管理經驗，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設提供高效高質的服務。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。
工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國檔案管理的有關條列規(guī)定，工程建設單在項目建設期間，需要掌握建設實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建設工程中出現的問題無處尋責，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，工程項目建設時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統(tǒng)化和網絡化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理
在工程建設檔案管理當中，應該按檔案管理規(guī)章制度對檔案材料進行編制，這是工程建設單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建設工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設施工進行監(jiān)督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內容中去，減少建設過程中的失誤。
3.利用現代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，西方發(fā)達國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設工程單位已經對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協(xié)調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規(guī)定。公司經營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建設工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。
6.與時俱進提高從業(yè)人員技術和綜合能力
關鍵詞:建設工程檔案;收集;整理;保管;利用服務
中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為,它對城市文明與社會經濟的發(fā)展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設工程檔案的管理提供思路。
一、建設工程檔案及其管理的含義
建設工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出,重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料,即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標準。可以說,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。
筆者認為,建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續(xù)維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā),確定建設工程檔案的外延。
建設工程檔案的管理,是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之,建設工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關建設進程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設工程檔案,具有復雜性。
收集、整理和保管好建設工程檔案,做好建設工程檔案的查閱服務,具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據各種線索,到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設審批管理部門,環(huán)保消防等部門,也涉及業(yè)主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此,一般的建設項目,其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設項目,才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。
建設工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎環(huán)節(jié),具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:
第一,應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多,從項目的醞釀提出就會產生動議性文件,之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限,電子文件亦是建設工程的歷史記錄,自應收集。
第二,應當注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產生的時間越長,越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔,亦應依法在規(guī)定時限內歸檔。
第三,建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規(guī)矩不成方圓,只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進行。因此,單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度,并規(guī)定未依據規(guī)定作為的應當承擔的工作責任,以保證建設工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設,檔案管理人員就應當主動聯(lián)系各部門檔案負責人和專兼職檔案員,了解工程進度和工程基本情況,做到心中有數,在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。
第五,建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設工程檔案在收集時應當有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全,對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容,是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規(guī)范,或者不齊全,因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此,單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題,單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則,不宜以定式常法為據。
單位建設工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設工程的,其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準日期則因工程批準部門較多,日期一般不統(tǒng)一,難以確定以哪一批文日期為準,容易形成標準不統(tǒng)一的問題。同時,有時文件規(guī)定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標準。
第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數字檔案館建設目標相銜接,故此,應以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。
總之,單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作,應當以高度的責任心認真對待,科學整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應付。
四、單位建設工程檔案的保管
單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。
一般而言,紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真,加之經常性的復制,導致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數字技術保存為數字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是,在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設工程檔案的利用服務
隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要,或因學習建筑設計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務,是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設工程檔案管理人員應當在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。
第一,利用單位建設工程檔案應當符合法律規(guī)定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機構或人員可以查閱,均需要依法進行。
第二,單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用,特別是檔案,應當嚴格按照法律規(guī)定的程序,通過申請、核準、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規(guī)定。
第三,在合法前提下,單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務,運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。
第四,單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng),并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢,應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據,方便查閱。
單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能,還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中,應當做到依法、及時、認真和便利服務,促進單位建設工程檔案管理工作。
參考文獻:
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【關鍵詞】工程檔案；管理；問題；對策
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8500（2013）12-0086-01
在社會經濟迅猛發(fā)展的今天，電網建設進程不斷加快，新建工程、技改大修項目越來越多，建設管理水平不斷提高，工程建設從立項、審批、設計到開工、竣工驗收，形成大量有保存價值的資料，這些資料是工程建設全過程的真實記錄。收集保管好這些資料，對工程建設和維護企業(yè)的經濟效益與合法權益具有十分重要的現實意義。切實做好電網建設工程檔案管理工作，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要任務來抓，采取有效措施，在保證工程檔案與工程建設同步進行的基礎上，確保工程檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，使工程檔案更好地為電力系統(tǒng)安全生產、經營管理提供優(yōu)質服務，發(fā)揮最大的效益。
一、電網建設工程檔案管理存在的問題
加強電網建設工程檔案管理十分重要，電網建設工程檔案是工程建設全過程的綜合反映，對工程項目管理的作用也越來越大，而與此不相適應的是工程項目管理對工程檔案的重視程度遠遠不能滿足日益增長的工程項目建設的需要，從筆者所在單位檢修公司的電網建設工程檔案管理現狀看，存在的主要問題是歸檔項目文件不齊全、質量不高、歸檔不及時，分析原因主要有：
1.對工程檔案的重視程度不夠。雖然大家都知道工程檔案是工程管理全過程、系統(tǒng)、真實的記錄，對工程建設和管理都有很重要的影響，但在實際工作中，由于檔案管理對工程建設直接的影響不大，只要工程質量上去了，認為工程檔案工作的好壞不會影響到對工程質量的考核評定，在驗收檢查過程中，對現場施工質量方面存在的問題重視的多、檢查得仔細，對檔案資料方面存在的問題關注的少、檢查也存在走過場，資料審查不仔細，導致檔案資料的質量得不到保證，可能隨著工程項目的投運而成為遺留問題。
2.檔案管理職責不清。一是各種施工項目文件編制人員的職責不清，讓現場資料員過多承擔項目文件的形成工作，而受專業(yè)知識所限，由他們形成的項目文件普遍質量不高、真實性差；二是項目檢查驗收組人員職責不清，特別是企業(yè)內部的檢查驗收，對項目文件的檢查過多依賴檔案專業(yè)人員，其他專業(yè)技術人員對各自專業(yè)的項目文件檢查不夠仔細。而檔案專業(yè)人員也因專業(yè)知識所限、對現場情況不了解，對資料的收集情況和資料的質量難以把握、控制，這就需要各技術專業(yè)人員的配合，對工程資料要認真審核把關。
3.檔案管理監(jiān)督不力。一是現場資料員的主要工作職責應是做好收集工作，而當其又成為項目文件的主要形成者時，就缺少了對收集資料的監(jiān)督；同時，現場資料員又有其他現場工作任務，對資料的收集、整理往往無暇顧及，都作為一種差事應付，自然質量難以保證。二是現場監(jiān)理在施工人員對應形成資料的內容、標準不清楚時，缺少指導，任其自然，或因某些原因未能及時形成文件時，缺少督促，讓其直接進入下一施工環(huán)節(jié)，到后期即使再補上，文件的質量也不高；三是建設單位業(yè)務部門、監(jiān)理單位在對項目文件進行審核、簽字時沒有認真審閱。四是很多工程由于參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，而且在施工過程中，資料管理不規(guī)范，一些相關資料被借進借出，人手較多且雜，導致最后很多資料丟失，以致工程竣工后不能及時移交歸檔。雖然事后花費很大精力補做，但補做出來的資料的真實性、完整性、準確性都難以保證。
以上各種原因影響工程檔案的歸檔質量和歸檔時間，也給以后的檔案管理帶來不必要的麻煩和隱患。
二、電網建設工程檔案管理的對策
1.建立完善管理制度，落實歸檔管理流程。一項工程建設，涉及的參建單位、部門多且廣，千頭萬緒，錯綜復雜，作為建設單位的檔案管理部門，要根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《重大建設項目檔案驗收辦法》等有關規(guī)定，結合本單位實際情況制定相應的電網建設工程檔案管理辦法。規(guī)定各參建單位、部門的歸檔范圍和責任，明確檔案資料的編制、整理、移交辦法、時間節(jié)點、操作流程等。
2.明確管理職責，嚴格執(zhí)行文件資料誰形成誰整理歸檔。制度化、標準化是檔案管理的主要手段，“誰形成誰歸檔”是檔案管理的基本原則，也是一項重要制度。為了使建設工程檔案收集與建設工程進度同步，建設單位應結合工程實際制定工程資料管理職責，明確各單位、部門專（兼）職檔案人員職責。成立建設項目檔案管理領導小組，制定檔案工作計劃，并貫徹落實。建設單位檔案管理人員從工程一開始，就要介入工程建設，對工程建設過程中形成的文件材料進行跟蹤檢查和督導，發(fā)現問題及時糾正。對施工現場的資料要嚴格把關，嚴格執(zhí)行檔案人員“四參加”制度，參加設備開箱檢查，參加工程竣工驗收，協(xié)調各參建單位歸檔工作中的問題，對工程檔案做到心中有數。
3.加強檔案管理人員培訓，提高全員檔案意識。著力提高檔案管理人員業(yè)務素質和專業(yè)技能水平，是搞好工程檔案管理的需要，檔案管理人員不僅需要學習檔案管理知識，還要學習掌握工程建設方面的相關知識，熟悉了解工程建設流程，建設過程中需要產生哪些資料，對工程建設資料做到可控、能控、在控。同時，還要對現場資料員以及參建各單位的技術人員、項目管理人員進行檔案管理培訓，加強他們的檔案管理意識，通過他們在各自的崗位上發(fā)揮各自的作用，讓他們在工程建設過程中對產生的資料有意識地進行收集整理，使他們成為既是工程技術人員，又是檔案人員的復合型人才，為工程檔案管理發(fā)揮更大的作用。
工程檔案是工程建設全過程的真實記錄，它的作用在工程建設和生產管理中是任何項目無可替代的，它是企業(yè)未來發(fā)展的潛在生產力。因此，作為電力企業(yè)，電網工程建設的質量是企業(yè)的生命，而工程檔案對于電力企業(yè)來說也是同等重要，保證工程實體的質量和工程檔案的質量，二者在企業(yè)的發(fā)展進程中才能珠聯(lián)璧合，發(fā)揮更好的作用。
參考文獻：
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【關鍵詞】建設工程；檔案管理；工作質量
建設工程檔案是在工程建設過程中形成的，工程檔案管理包含于工程質量管理之中，工程質量是對包含工程檔案在內的監(jiān)督管理。它具有成果的成套性、形成領域的廣泛性、內容的專業(yè)性、利用的時效性、管理的動態(tài)性、記錄形式的多樣性等特點，客觀、真實的反映著建設工程全過程，是項目運營、管理、檢查、維修的依據和憑證，其質量的高低直接反映著工程建設的成就。
1 建設工程檔案管理工作問題分析
1、建設工程檔案的作用與影響
工程檔案對整個建設工程的管理具有全程、系統(tǒng)、真實記錄的作用，用好建設工程檔案對提高建設工程管理的整體水平有著重要的影響。因此，對工程檔案管理促進建設工程質量的作用進行加強是非常重要，有利于引起我們對工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。
2、缺少專職的檔案員
一些小型建設單位往往只注重工程項目的經濟效益，而對工程檔案資料的收集、編制、整理很不重視。缺少專職的檔案員，工程檔案記錄不規(guī)范、不完整，檔案管理工作手段落后，使檔案不能真正反映建設項目的實際隋況，給施工單位在工程竣工移交帶來很多不必要的麻煩。
3、竣工圖質量不高
一些項目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符；數據誤差時有發(fā)現，竣工圖中相關責任人審核簽署經常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一；由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導致竣工圖誤差和失實。
4、施工檔案不真實
真實性是施工檔案最根本的要求，是施工檔案的靈魂。失去了真實性，施工檔案便失去了本來意義。但事實是，一些工程檔案完美得不切實際。如某單位工程的所有分部、分項、檢驗批均驗收合格且無任何缺陷，出現了真正的“零缺陷工程”又如土方工程質量評定中的基槽開挖后的長度、寬度誤差實測值均為幾毫米，明顯不切實際。
2 如何加強檔案資料管理，提高工程檔案質量
1、項目經理應重視工程檔案管理
在工程檔案管理中，項目經理是一個關鍵，他應該對工程檔案有較高的思想認識，并負有對此項工作牽涉的各個部門進行組織、協(xié)調、管理的責任。在項目內部建立一套完善的檔案管理制度及激勵機制，獎罰分明，充分調動大家的工作積極性，提高大家的責任心、管理水平，提倡敬業(yè)意識、奉獻精神，提高全體管理人員的責任心，并且對檔案員的工作一要支持，二要培養(yǎng)，要創(chuàng)造一個好的環(huán)境和條件，千萬不能光重視直觀的經濟效益，注重眼前的產值、工作量，而看不到施工檔案資料與工程質量的關系。實踐證明，哪個工程的項目經理重視此項工作，哪個工程的檔案管理就搞得好。
2、加強培訓和技術交流
定期組織施工管理人員參加工程檔案管理的專業(yè)培訓，學習建筑安裝工程新標準、施工規(guī)范和規(guī)程，定期組織施工管理人員學習先進企業(yè)工程管理經驗，促進本企業(yè)檔案管理水平和工程質量的進一步提高。
3、建設單位與市城建檔案館的關系
項目開工前建設單位要與市城建檔案館簽訂“建設工程竣工檔案責任書”，從一開始就把建設工程檔案的要求、責任告知建設單位，要求他們明確分管領導和專門檔案人員，對工程檔案終身負責，提高他們的檔案責任意識；第二步是對建設工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經常性業(yè)務指導，發(fā)現問題及時整改；第三步是工程竣工前對建設工程檔案預驗收，預驗收合格發(fā)“建設工程竣工檔案初驗合格證”方能；進行竣工驗收，由市工程質量監(jiān)督站查驗資料備案后，再完整向市城建檔案館報送移交建設工程竣工檔案并取得建設工程竣工檔案合格證”，然后才能去辦產權等手續(xù)。
4、確保各種檔案資料的真實性
目前我國許多工程項目的檔案資料都是后整理而成。不僅不能真實反映工程實況，而且極易造成工程檔案資料混亂，失去其作為工程檔案的意義。因此，工程檢測單位要對試驗負責，嚴格執(zhí)行見證取樣制度，不符合要求的堅決不出具試驗報告。
3 重點工程檔案管理工作重在落實
1、一是提高認識，統(tǒng)籌推進重點工程檔案工作
重點工程因其責任單位多，建設周期長，檔案內容豐富，涉及面廣等特點，威海市成立了城建重點工程政策協(xié)調領導小組，全面負責城市重點工程項目的政策研究、組織協(xié)調工作，每個重點工程項目都成立了工程指揮部，把重點工程檔案管理工作作為重點項目管理的內容之一，工程指揮部專人負責檔案管理工作，全程參與工程的建設過程，確保重點工程檔案的齊全完整。
2、二是責任明確，切實加強重點工程檔案監(jiān)督
城建檔案業(yè)務主管部門負責重點工程檔案監(jiān)督管理，定期調度重點工程檔案整理情況，深入工地現場指導檔案收集工作，及時接收竣工項目檔案，對重點工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作予以監(jiān)督指導。
3、三是規(guī)范實施，有效保證重點工程檔案齊備。保證重點工程檔案的完整性和真實性，嚴格把好四關：
3.1 嚴把前期檔案資料關
工程指揮部對建設項目文件材料歸檔的套數、質量和移交時間等提出明確要求，在建設單位與設計、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同時，列入合同條款，實行檔案管理工作的提前介入，跟蹤督促，使各重點工程項目從立項開始，就進行檔案資料的收集、歸檔、整理工作，保證了工程項目立項、可行性研究、項目評估、拆遷資料、設計任務書等前期材料的收集完整。
3.2 嚴把施工過程檔案資料關
建設單位的檔案部門和工程部門按照工程進度，對設計、施工、監(jiān)理等單位文件材料的積累、收集、整理情況進行監(jiān)督指導，發(fā)現問題立即整改，嚴格按照《建設工程文件歸檔范圍》及整理規(guī)范等內容進行整理，確保重點工程檔案資料齊全完整。
3.3 嚴把檔案驗收關
工程竣工后，首先實行工程項目預驗收制度，組織檔案專業(yè)工作組，嚴格按照《重點工程建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定的驗收標準進行預驗收，預驗收不合格的，限期整改并復驗。復驗合格后，向檔案管理部門提交自檢報告、重點建設項目檔案驗收申請報告和申請表，在完全具備檔案驗收的各項環(huán)節(jié)后，報檔案主管部門進行檔案驗收。
3.4 嚴把項目檔案移交關
工程建設項目完成后，設計、施工、監(jiān)理等單位按合同要求向工程指揮部移交工程項目檔案，工程指揮部協(xié)同城建檔案管理部門對文件材料進行審查或會審，嚴格按照重點工程檔案歸檔范圍要求，缺一不可，確保每一項重點工程檔案都齊全完整，確認合格后才能辦理移交手續(xù)。強化培訓，努力提高檔案人員素質。建設工程檔案管理部門要高度重視重點工程檔案的培訓工作，嚴格按照《建設工程文件歸檔范圍》及整理規(guī)范等內容對施工、監(jiān)理等單位的檔案管理人員進行集中培訓學習。通過學習，使每名檔案管理人員的業(yè)務水平得到提高。
【關鍵詞】建設工程；工程檔案；管理；工程質量
隨著我國建設行業(yè)的快速發(fā)展，人們對建設工程的質量也提出了更高的要求。建設工程質量直接關系到建設企業(yè)的經濟效益及人們的生命財產安全，而工程檔案管理工作與工程質量之間具有密切的關系，加強工程檔案管理工作對促進建設工程質量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強建設工程檔案管理工作成為當前建設企業(yè)面臨的重要問題。
一、工程檔案建設的作用分析
在建設工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠將工程質量直接反映出來。
通常情況下，建設工程質量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進行理解。有多數工序在工程建設過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進行檢測。如果想對其進行相應的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現場記錄。站在現代管理科學的角度對其進行分析可知，建設工程質量的重要組成部分也包括了建設工程檔案質量。如果一個工程檔案質量較高，這也就充分說明了該工程進行了規(guī)范管理，工作人員均具有較高素質，并且還具有較高的工程管理質量。
通常情況下，建設工程檔案出現在工程建設之前，建設工程項目進行審批、決策以及確立這一過程中的真實記錄稱之為建設工程立項文件。例如，在進行招標、投標、設計項目概要、編制項目預算的過程中，其重要的參考依據均為建設工程立項文件。但是在招標、投標、設計項目概要、編制項目預算等一系列過程中出現的文件材料優(yōu)勢進行詳細設計。勘察測量項目的重要依據。換句話說，在建設工程項目之前，就已經形成了大量資料。如果在一個建設工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進程和文件材料產生之間也存在密切相關性。
現階段，隨著社會的不斷進步與發(fā)展，科學管理思潮也在很大程度上獲得發(fā)展，建筑項目的實施也越來越廣泛，這就要求建設工程必須擁有更高質量。尤其是在精細化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設工程建立起一套科學合理的精確評價體系。如果我們對建設工程管理模式有著嚴格要求，特別注重圖紙與數據的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經驗模式。在這種新模式下，我們不僅會注重工程現場，而且會將工程檔案的建設作為重要基礎，并且在此過程中對其進行量化統(tǒng)計分析，最后再對其進行綜合性的評價。換句話說，建設工程質量是可以直接通過建設工程檔案反映的，所以應該對工程質量采用建設工程檔案進行全面性評價。
二、 完善工程檔案管理工作
工程項目管理的質量控制在城市建設工程中主要通過施工現場和施工組織質量控制表現，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進行全面考慮。
（一）制度。通過對國務院第279號令《建設工程質量管理條例》中的相關內容進行分析可知，第一次站在國家法規(guī)的高度，在建設工程質量控制體系中納入了建設工程檔案管理，強制性規(guī)定了建設工程的法律責任、報送移交程序、質量要求以及相關內容，《建設工程質量管理條例》屬于推動我國城建檔案工作發(fā)展的一部重要法規(guī)。
（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創(chuàng)新工藝的工程文件進行嚴格保管，確保其完整性與準確性。
（三） 材料。建設工程質量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進行編制的過程中，檔案員要對其進行認真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質量和工程方案相符合。
（四）人員。 在工程建設中，建設工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設工程項目中沒有得到充分重視。現階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發(fā)展，工程檔案管理在早期建設工程項目中的重要性也慢慢凸現出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應的資格證才能上崗。每年在市政建設類工程項目開動之前，市政工程建設處都會起到良好的帶頭作用，市政建設檔案由不同業(yè)務科室派出專業(yè)人員進行工程檔案業(yè)務培訓。除此之外，將《檔案（資料）員合格證》到網上，有利于相關人員進行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設工程項目的工程資料編制工作均要由持有《檔案（資料）員合格證》的專職人員進行，在工程完全竣工之后，需要進行檔案專項驗收申報之后，才能夠驗收申報過的建設工程項目。
三、 提高建設工程質量
對城建方案館近期的實際業(yè)務工作經驗進行科學總結，并且和工程質量監(jiān)督部門進行積極主動的協(xié)調，（下轉第177頁）（上接第131頁）進而建立起一套科學完善的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，并對其它發(fā)達城市先進的檔案管理經驗進行大力借鑒。
在施工合同簽署的過程中，首先要對建設方關于工程檔案建設的相關要求進行明確，在合同中明確相關責任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關領導進行明確，并且終身負責工程資料，將其檔案管理的責任意識提高。實施方法包括：首先要抓好工程建設源頭，在進行工程項目規(guī)劃審批與報建的過程中，就要和建設單位將工程檔案移交報送責任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設方均了解工程建設的相關信息，同步管理建設工程檔案質量及相關內容。其次，要有專人負責工程檔案，并且要對其進行全程跟蹤以及科學合理的業(yè)務指導，如果在此過程中發(fā)現了問題，就要對其進行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預驗收工程檔案，合格之后才能夠對工程項目竣工進行驗收。這一系列措施和建設行政職能進行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統(tǒng)性、真實性、原始性，最終提高建設工程質量。
要對管理工作細節(jié)之處加強重視，可以采用跟蹤服務或者預約服務的方式，謹防資料員在沒有做好充分準備的情況下對業(yè)務進行重復辦理，進而將工作效率提高。通過反復多次的大廳柜臺復檢業(yè)務辦理以及現場工程檔案業(yè)務集中指導，能夠形成一個工程檔案業(yè)務指導日志，并且具有較強的條理性。
在進行建設工程檔案業(yè)務指導的具體實踐過程中，存在著施工單位的實際活動與相關文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現的這些問題，進而對工程檔案的真實性進行有效保證，促使工程質量管理中工程檔案管理能夠發(fā)揮出有效的作用。
四、結語
綜上所述，在建設工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質量之間的關系具有高度緊密性。為了有效確保工程質量，就必須加強工程檔案管理。所以，在建設過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責任感，對建設工程質量管理中的相關教訓和經驗及時進行總結，提高檔案管理水平，最終達到提高建設工程質量的目的。
【參考文獻】
為加強和完善建設工程檔案收集管理，切實解決檔案流失問題，根據《關于進一步加強建設工程檔案收集管理的通知》、《關于做好農村危房建設與房屋改造項目工程檔案收集工程的通知》、《關于做好建筑節(jié)能工程檔案收集整理的通知》、《關于調整申請房屋所有權初始登記應提交材料的通知》文件要求，現將建設工程檔案收集管理工作有關事項通知如下：
一、充分認識加強建設工程檔案收集管理的重要性
建設工程檔案是城鄉(xiāng)可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是社會管理和公共服務的重要信息，是住房工作和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設管理的重要基礎資料，是建設系統(tǒng)各級主管部門依法履行職責、制定執(zhí)行政策、實施行政管理、進行市場調控和行業(yè)管理的重要依據，也是工程建設運營養(yǎng)護、維修改建等工作的重要依據。做好住房和城鄉(xiāng)建設檔案工作，能夠有效保證工程質量，保障城市秩序、維護公共安全、應對突出事件，對于實現建設事業(yè)又好又快發(fā)展，加快新型城鎮(zhèn)化建設進程具有十分重要意義。
二、檔案收集的范圍及內容
工建、民用建筑工程；市政基礎設施工程；城市地下管線工程；公用基礎設施工程；住宅小區(qū)公用設施建設工程；園林綠化工程；風景名勝建設工程；房屋、產權登記；農村住房建設與危房改造項目工程；各類建筑節(jié)能工程；機關文書、城市防洪、抗震、人防工程等，在建設過程中具有歸檔保存價值的文字、圖表、電子、聲像，包括建設項目從提出立項、規(guī)劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、監(jiān)理到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種文件和資料。
三、檔案收集的步驟要求
從年1月1日起，全省統(tǒng)一使用省住房城鄉(xiāng)建設廳印制的《省建設工程檔案移交合同書》、《省建設工程檔案預驗收意見書》、《省建設工程檔案合格證》。為更好落實“兩書一證”制度，凡在城市規(guī)劃區(qū)內所有新建、改建、擴建的房屋建筑和市政工程項目、村鎮(zhèn)規(guī)劃區(qū)內執(zhí)行工程建設程序的建設項目，其工程檔案收集按以下步驟要求辦理。
（一）建管部門在核發(fā)建設工程施工許可證前，須有建設單位與檔案管理部門簽訂的《省建設建設檔案移交合同書》，未簽訂合同書的，不予辦理施工許可手續(xù)。
（二）城建部門在核發(fā)城市道路工程及地下管線工程施工許可證前，除要求建設單位提供《省建設工程檔案移交合同書》外，還應要求建設單位報送管線現狀資料和電子文件，并提供城建檔案管理機構出具的管線查詢證明，同時還需要建設單位提交既有地下管線的安全監(jiān)護方案。
在地下管線工程竣工驗收前，城建部門還應責成建設單位委托具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術報告》進行竣工測量，管線測量成果作為工程檔案預驗收的必查資料，建設工程檔案驗收合格后，方可辦理竣工驗收備案等手續(xù)。
（三）質監(jiān)、開發(fā)辦、村鎮(zhèn)處在辦理建筑工程竣工驗收備案手續(xù)時，必須把《省建設工程檔案預驗收意見書》作為必要條件，未出具預驗收意見書的不預進行竣工驗收，不予辦理竣工驗收備案手續(xù)。
（四）城建檔案管理部門要配合質監(jiān)部門在建設單位組織工程竣工驗收前，對建設單位工程檔案進行預驗收。在接到建設單位申請檔案預驗收5個工作日內完成預驗收，預驗收合格的出具《省建設工程檔案預驗收意見書》，驗收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設單位，限期補充完善資料。督促建設單位在工程竣工后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整的電子檔案和紙質檔案，并發(fā)放《省建設工程檔案合格證》。
（五）園林、市政環(huán)衛(wèi)、人防、供熱、風景名勝局等部門，在各自承擔建設工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整檔案資料。
（六）房管部門在辦理產權登記證時，必須把《省建設工程檔案合格證》作為必要條件，建設單位未出具《省建設工程檔案合格證》的，不予辦理產權登記。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
建設工程項目的管理，在經濟建設發(fā)展中已得到了相當的重視，各建設單位的基建管理部門也積累了不少項目管理的先進經驗，但對于建設工程項目管理中很重要的一個方面---建設工程項目檔案資料的管理還沒有得到應有的重視。隨著建設工程檔案資料管理的相關規(guī)定出臺，各建設單位也開始逐步重視工程項目的檔案管理工作，只是許多建設單位這方面專業(yè)管理人員缺乏，經驗不足，不知道如何做好建設工程的檔案管理工作。本文對建設工程項目檔案管理體制中存在的問題進行分析，并提出相應措施。
關鍵詞：建設工程 檔案 管理制度
一、現階段建設工程項目的檔案管理存在著以下一些問題：
1、在日常的建設工程檔案管理工作中，由于建設單位對工程檔案管理認識不足，沒有很好地履行監(jiān)督、檢查、指導等職能。建設工程項目存在著建設周期長、流程長、階段多、涉及單位（部門）多等原因，使工程檔案管理具有復雜的多樣性特點。在工程建設過程中，由于各種經濟利益或趕工期等諸多原因，人們往往只重視工程項目建設的施工管理，忽視工程檔案資料的管理，給工程檔案資料的歸檔、保管帶來一定的影響。
2、許多工程建設單位，由于建設工程檔案管理體制不完善，檔案管理制度不夠健全，以及人員、經費等諸多原因，沒有設立工程檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員，工程檔案管理工作由其他工程管理人員兼任，由于建設工程管理和工程檔案管理的職責、專業(yè)性不同，工程管理人員不了解工程檔案管理的專業(yè)技術知識和檔案管理工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，工程檔案資料往往沒有按要求妥善保存，使工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作不能及時、規(guī)范地做好，極易造成工程檔案資料的分散、遺失；且沒有專門的辦公場所，工程檔案資料的保管質量、安全得不到保障。
3、工程項目建設中，由于參建單位多，各參建單位之間缺乏相互溝通和交流，參與建設的人員多且不穩(wěn)定，相關規(guī)章制度不健全，以及工程檔案管理意識不強，各自管理的標準相互不統(tǒng)一，沒有采取規(guī)范的管理方法和操作流程，使得工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設不協(xié)調，工程的技術文件、資料存在分散、損壞、丟失等情況，收集的資料質量不符合歸檔、保存的要求，影響了工程檔案管理工作。
二、充分認識工程檔案管理的重要性是做好工程檔案管理工作的前提和保障
建設部為加強建設工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，會同國家有關部門共同制訂了《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。
根據規(guī)范規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經工程項目檔案驗收或工程項目檔案驗收不合格的建設工程，不得進行或通過整個建設工程項目的竣工驗收。由此可以看出，工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了工程檔案資料在建設工程竣工驗收中的重要性。
建設工程檔案文件是指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：1、工程準備階段文件即建設工程前期檔案。2、監(jiān)理文件即監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。3、施工文件即施工單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。4、竣工圖資料即工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。5、竣工驗收文件即建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
建設工程檔案文件，對工程建設前期及日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，工程項目檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全，都會影響工程建設項目的工程檔案驗收和工程項目的竣工驗收。
三、如何做好建設工程檔案管理工作
（一）要高度重視建設工程檔案管理工作
工程項目建設是百年大計，工程檔案管理同樣也相當重要，沒有工程檔案資料將后患無窮。建設工程由于涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，形成的各種工程檔案資料較多，所以要想把工程檔案管理工作做好，建設單位必須從工程項目立項開始，就要建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，明確工程檔案管理崗位責任，指定專人負責工程項目的文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、歸檔工作。統(tǒng)一負責對本單位及設計、施工、監(jiān)理等參建單位的工程檔案資料進行管理、指導和監(jiān)督。確保工程項目檔案管理工作與項目建設同步進行。
（二）加強工程檔案管理，建立健全工程檔案管理制度
工程檔案管理是工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，加強工程檔案的管理，能更好地為日常管理、使用、維護、改建、擴建、技改等工作提供參考。
1、強化工程檔案管理意識。我們要從思想上認識到工程檔案管理工作的重要性，增強工程檔案管理意識、市場服務意識。加強工程檔案管理人員的管理，增強工作責任性，遵循檔案職業(yè)道德，對待工作認真負責。
2、建立健全工程檔案管理制度并遵循以下三點要求：①建立起來的規(guī)章制度要體現合理性、科學性，必須符合工程檔案管理規(guī)范和建設單位檔案管理的需要。②簡明實用，制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，發(fā)揮制度的規(guī)范和指導作用。③堅持制度執(zhí)行的嚴肅性、權威性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有章可循，有賞有罰，規(guī)范操作。
（三）做好建設工程檔案資料收集、歸檔和保管工作
建設工程檔案是指：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。加強對工程檔案的規(guī)范化管理，嚴格工程檔案管理程序，提高鑒別水平和處理能力。工程檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)，必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
在實際工作中，工程檔案管理人員必須維護檔案資料的歷史真實面貌，了解檔案產生的背景和作用，實事求是，據實立檔，據實用檔。在收集檔案材料過程中，要認真鑒別、核實，明辨是非，把真實可靠的檔案資料收入檔案，把好質量關。在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補工程檔案缺失材料并不斷完善工程檔案資料內容，努力使工程檔案資料收集完整齊全、內容真實可靠。要做好收集、整理、編目、著錄、標引、立卷、分盒存檔等工作。對由于歷史原因，確實收集不到的工程檔案材料，要查明原因，登記說明，為今后的查找工作提供方便。充分發(fā)揮好工程檔案信息資料的作用。
在工程檔案文件的整理、立卷、驗收、移交工作中，建設單位應在工程招標及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求；建設單位要求勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位，將本單位在工程建設過程中形成的文件收集、匯總后，向建設單位檔案管理部門移交。
根據工程建設過程，按下列五部分做好工程檔案資料的管理工作：
1、工程準備階段文件指工程開工以前的立項、審批、招投標、勘察、設計及工程準備過程中形成的文件材料。是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個工程主體單位永久保存的法律原始性憑證。這部分資料包括：①立項文件；②建設用地文件(建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證等)；③勘察、測繪文件（地質勘察報告、施工圖審查意見）；④合同（勘察、設計、施工、監(jiān)理等）；⑤開工審批文件（工程規(guī)劃許可證、施工許可證）；⑥建設、設計、勘測、施工、監(jiān)理等單位的信息資料。
只有規(guī)范工程前期檔案資料管理，明確歸檔范圍，才能保證工程檔案資料的齊全、完整，確保工程按時開工，為主體工程的建設和工程檔案資料管理打下良好的基礎。建設單位的檔案管理人員要負責收集、保存好工程立項文件、建設用地文件、各種報批文件、招投標文件、各類合同及建設單位召開的有關工程會議紀要等檔案資料。勘察、設計等單位應在本單位任務完成時，將各自形成的有關工程檔案資料向建設單位移交歸檔。
2、監(jiān)理文件包括：監(jiān)理規(guī)劃、月報、會議紀要、進度、質量和造價控制、其他管理事項。
監(jiān)理是監(jiān)理單位依據工程建設項目施工合同，對工程建設承包商的生產(進度、質量和投資)，采取組織、協(xié)調、控制、措施，進行監(jiān)督和管理工作。項目監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對工程項目的質量、進度和建設資金使用等，進行相關風險控制的一整套組織管理文件。這部分資料在工程項目推進過程中，要求建設單位及時與監(jiān)理單位溝通、聯(lián)系，由監(jiān)理單位負責，按《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制有關工程檔案，在工程竣工驗收前，向建設單位移交、歸檔。
3、施工文件:是施工單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。（如：開、竣工報告，施工現場質量管理檢查記錄等）。包括：①建筑與結構工程，含：地基基礎，主體結構，建筑裝飾裝修，建筑屋面等；②安裝工程，含：給排水，電氣，空調，電梯，建筑智能等；③室外工程；④施工驗收。
施工文件包括工程施工技術管理資料，質量控制資料，施工質量驗收資料。是建設工程施工全過程中的真實記錄，在工程項目實施期間，根據施工文件歸檔要求，由施工單位按各省有關規(guī)定，根據各實施階段，按分項工程的進程，編制有關工程檔案，并在工程竣工驗收前，向建設單位移交、歸檔。
工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案資料，并在竣工驗收前向建設單位移交。建設工程項目如有幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并在竣工驗收前向建設單位移交。
4、竣工圖資料:是工程竣工驗收后，真實、準確、完整反映和記錄工程項目各種地下和地上建筑物、構筑物等施工詳細情況的技術文件。包括：①綜合圖（含：總平面布置圖、給排水、電氣管網等）；②室外專業(yè)圖；③專業(yè)竣工圖(含：結構、建筑、裝修裝飾、電氣、電梯、給排水、消防工程、空調等)。它是驗收或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據，也是建設單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。這部分資料在工程竣工階段，由施工單位按國家建委1982年[建發(fā)施字50號]《關于編制基本建設竣工圖的幾項暫行規(guī)定》執(zhí)行，并負責與設計單位合作，根據工程檔案資料歸檔要求，做好各種竣工圖的繪制并按時提供給建設單位歸檔。
5、竣工驗收文件：竣工驗收是指工程項目全部建成，具備投產運行條件，正式辦理固定資產交付使用手續(xù)時，建設單位會同設計、施工、設備供應單位及工程質量監(jiān)督等有關職能部門，對該項目是否符合規(guī)劃設計要求以及建筑施工和設備安裝質量進行專項驗收和全面的工程檢驗和驗收，取得竣工合格資料、數據和憑證。包括：①竣工總結；②竣工驗收記錄（含各職能部門專項驗收文件）；③決算文件；④各種電子檔案。
工程建設項目完成后，建設單位要與各工程參建單位要相互協(xié)作，做好工程建設項目的竣工總結和工程項目的決算工作；運用計算機管理，建立工程檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，熟悉和掌握復印、縮微、音像、計算機等現代化工作設備，完成工程項目的電子檔案資料的歸檔工作。利用現代化技術和科學管理手段，適應工程檔案管理工作發(fā)展的需要。
在上述工程檔案文件收集、整理、立卷并裝訂成冊后，建設單位、監(jiān)理單位應對工程檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查。審查合格后，按相關程序辦理工程檔案交接手續(xù)，向城建檔案館和建設單位移交、存檔并做好備案手續(xù)。
關鍵詞：建筑工程；檔案管理，完善措施
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、工程資料檔案管理工作的意義
項目建設中,工程檔案管理是整個工程管理中一項重要的基礎工作,它的形成和積累貫穿于整個項目建設全過程。一個工程項目從立項審批、招投標、勘察設計、施工、及竣工驗收等各個階段所形成的全部文件資料,必須完整準確的體現項目建設全過程。特別是大型工業(yè)化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業(yè)性強、體系龐大、建設周期長、成果驗收復雜、“三邊”等特征,化工項目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項目源頭抓起,在實施過程中進行鞏固,并順利完成竣工檔案驗收,才可保障項目管理工作的整體可控,進而保證工程檔案的完整、規(guī)范。
建設工程檔案是一個事關建設工程和建設項目成敗的大問題，應該是城建檔案工作關注的頭等大事。從實際操作上來講，建設工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設工程在建設施工全過程中直接形成的具有保存價值的原始記錄，真實地反映了工程施工全過程的實際情況，是對建設工程的真實寫照，具有依據、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個確切的、科學的依據，為城市建設、城市規(guī)劃和城市管理等服務。工程檔案利用價值得以實現的基礎是所載信息的真實性和準確度。因此，建設工程檔案必須做到真實、完整、準確和規(guī)范。然而，筆者在長期工程檔案審核驗收和接收管理的實踐中，發(fā)現目前建設工程檔案問題比較突出，主要表現在完整性、真實性差，內容缺項、漏項，簽章手續(xù)不到位，竣工圖編制不準確等方面。這些問題的存在嚴重削減了建設工程檔案應有的保存和利用價值，也將對建設工程今后的管理和維修、改擴建以及權屬責任劃分等帶來嚴重影響。
二、當前我國工程檔案管理現狀及存在的問題
自我國頒發(fā)《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態(tài)對于工程的影響較大，導致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
1、缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉變，工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的終身制度、建設監(jiān)理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的工程檔案的載體、形式、內容以及相關制度也發(fā)生了很大變化，對于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致工程檔案管理工作一直處于被動狀態(tài)，很多工程檔案的收集、整理都不及時，工程檔案管理沒有充分發(fā)揮其作用。
2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業(yè)要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質性的監(jiān)督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規(guī)范實際的工程檔案管理工作，導致工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經常出現人員流動現象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
3、缺乏專業(yè)性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業(yè)性，都是由工程技術人員來擔任兼職，只懂得工程的施工技術，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業(yè)業(yè)務培訓，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規(guī)，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致工程檔案管理低下。同時檔案管理部門中普遍存在的現象是檔案專業(yè)人員較少，新來的工作人員以及工程技術人員較多，工作人員的專業(yè)素質水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。
三、如何做好建設工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。
1、要完善法規(guī)，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《建設檔案管理規(guī)定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規(guī)法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設、管理程序中，在工程開工前下達資料任務單，落實到人，明確責任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實現制度化、規(guī)范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學、歸檔更加及時。從根本上保證檔案的內在和外在，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，加大執(zhí)法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。
2、建設工程檔案資料是按照工程建設程序形成的反映項目建設的真實記錄。建立完整、準確、系統(tǒng)的檔案資料是實現建設工程質量、進度、投資和安全目標的重要保證，規(guī)范檔案資料的管理是做好工程竣工驗收和運營維護管理的基本要求。為規(guī)范基建處建設工程檔案資料的編集、保管、查閱和報送工作，提高建設工程項目管理水平，根據《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等相關法規(guī)和規(guī)定，結合基建處各科室項目管理的工作職能，做好檔案工作。
3、以人為本，發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規(guī)、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質的檔案管理專業(yè)隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業(yè)務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業(yè)務培訓，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業(yè)務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環(huán)節(jié)工作，確保工程項目歸檔材料良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業(yè)務指導，現場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規(guī)范中，進一步做好對工程檔案的管理。
結束語
總之，工程檔案是工程建設最真實的反映,是檢驗工程的重要依據。分析研究工程檔案管理實踐中存在的各類問題,對于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設有著積極促進作用。目前，檔案工作已趨制度化、規(guī)范化、科學化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢下，施工企業(yè)的檔案管理工作面對新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作只有不斷的適應企業(yè)發(fā)展的需求，按照科學發(fā)展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機，在鞏固和發(fā)展己有成績的基礎上，繼續(xù)努力，開拓進取，根據工作發(fā)展的需要，不斷改進和完善檔案管理手段，才能更好的為企業(yè)的發(fā)展服務。
參考文獻
[1]徐藝真.對施工企業(yè)檔案管理現狀的思考[J].辦公室業(yè)務.2013(03)
【關鍵詞】新時期電力；工程建設；檔案管理
新時期以來，經濟建設在日新月異的發(fā)展，科技水平也有了長足的進步，計算機管理效能與電子信息系統(tǒng)的服務功能逐步完備，已為各行業(yè)的自動化信息處理帶來了極大方便，同時也迎來了業(yè)務建設網絡化的全新信息時代，同時由于數據處理的電子化水平在不斷創(chuàng)新發(fā)展，使得電力建設工程已經基本完全進入計算機輔助設計與管理的科技化時代，全面實現了網絡化設計指導作業(yè)全程的理想。
一、電力建設工程檔案管理的重要價值
隨著科技化與信息化的發(fā)展，對于大規(guī)模的電力建設項目來說，加強其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設過程中的各種工作流程提供極為方便的指導，也可為今后的工程項目的預決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價值。把電力工程項目管理作為重點對象，為其中的多種專業(yè)性、技術性、服務性工作程序提供了有效保障，使電力建設逐步趨向科學化管理發(fā)展目標。這是一項很重要的技術參數歷史化基礎工作，很可能為將來的建筑史提供專業(yè)的資料記載。工程檔案管理在電力建設項目的開始做好同步進行工作，一直貫穿電力建設項目的全過程，直至工程完成交付使用才告一段落，它從某種程度上全面反映了電力施工企業(yè)的概況，也是工程建設全過程的真實記錄。對未來的同類工程建設提供了一份寶貴的極具參考價值的資料寶藏，受到電力建筑行業(yè)的高度重視，成為電力施工單位進行現代化企業(yè)管理的重要組成部分，有利于維護企業(yè)的經濟效益和合法權益。近年來，隨著科學技術的進步，電力建筑工程檔案資料的管理有了新的進展。大量事實證明，做好電力工程建筑的檔案管理也是一項不可或缺的重要內容，由于零星的存在工期長短不統(tǒng)一、施工項目有差別，施工地點較分散等特點，為確保有效的集中管理，根據實時記載和反映工程建設詳細情況的檔案，必須重點關注，及時整理材料，對有問題的地方及時提出應對策略。對于較大的電力基本建設項目，則因為工程建設周期長，參與的施工單位多，技術性要求高和專業(yè)性強等特點，導致管理的精細和繁雜，更離不開實時有效的檔案管理。
二、電力建設工程檔案管理規(guī)范新要求
在工程項目實施過程中，由于記載和反映工程建設全過程的工程檔案，存在與工程一樣的形成周期長、專業(yè)復雜、成套性強和數量大的特點。檔案的管理人員要勤于與工程建設的具體項目管理部門加強聯(lián)系，及時與具體施工單位做好溝通，必須把檔案室內部工作流程與企業(yè)的現代化管理目標相結合，盡可能做到檔案工作記錄與建設工程的同步進行。在項目一開始就要對工程檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃，及早參與工程建設的項目前期工作，實時掌握工程建設的時刻信息，充分了解工程進展情況與動態(tài)。在工程基本結束時，有效配合工程建設項目的單項工程驗收工作，提供及時的真實可靠的信息檔案，對工程中的相關資料進行對比檢查，幫助企業(yè)管理者及時發(fā)現問題，并提出有依據的合理整改計劃，積極主動地開展工程檔案的全程收集記錄工作，嚴格把好電力建設工程檔案的質量關。電力建設工程檔案包括工程建設的內容質量和案卷質量。其中電力建設工程檔案管理的內容質量特別強調檔案所反映的數據的準確性，電力建設工程檔案管理的案卷質量要求工程檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范統(tǒng)一標準。為有效配合電力企業(yè)工程項目建設的順利開展，檔案工作人員需要全身心投入到企業(yè)管理的全過程，及時做好材料記錄與信息收集工作，不斷學習先進檔案管理經驗，進一步為電力施工企業(yè)的發(fā)展作出應有的貢獻。
三、電力建設工程檔案信息化管理
工程檔案管理信息化是電力建設工程發(fā)展的方向和需要，把辦公自動化網絡系統(tǒng)引入工程建設管理工作中，可在諸多方面促進檔案的使用價值和利用效益，從未來工作角度講，基本實現了檔案信息資源的共享。與此同時，信息管理員可將大量重要的信息資料輸入計算機內，既方便管理人員在工程管理過程中的及時查找，也有利于今后查閱各種參考信息，提高了工作效率。由于電子文件的大量使用，使檔案管理很快向數字化方向發(fā)展，同時積累了相關的大量信息內容，為日后的數字化技術應用和普及提供了資料信息的保障。為進一步推動檔案室的數字化建設與管理工作，及時為檔案信息管理注入新的內容，使工程建設的相關數據從文字到圖表，從語音到視頻資料，得到更加形象而完整的展示。為此，電力建設工程管理中電子文檔的收集工作非常重要，包括檔案的全面接收和有效整理等。當前的電子工程設計檔案僅支持以紙張為主要的存儲介質，這從根本上阻礙了檔案的利用率。檔案管理中應用數字化技術和網絡技術，實現紙質載體向數字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。通過信息化建設實現檔案的集中存儲，并將數據庫技術進行有效處理，將多種多樣的檔案資源轉化成統(tǒng)一的標準化數字化信息資料加以保存，為施工企業(yè)提供可靠方便的檔案信息網絡化服務。電力建設工程的檔案信息管理，以建立科學而且適用的文件記錄與查找系統(tǒng)，實現企業(yè)檔案信息化建設與企業(yè)信息化管理的同步發(fā)展。
結束語
有效的、科學化、信息化完備的工程檔案是一個工程全過程的真實反映，是一種能夠長久利用的信息化與科技化完美結合的寶貴財富，是建筑工程史上的重要參考資料與文化資源。為進一步加強建筑工程檔案管理，充分實現企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，應在工程建項目檔案管理中不斷制定和完善有關制度，及時研究解決重點工程項目檔案管理中出現的問題，有計劃地對各工程項目的檔案工作進行業(yè)務指導，并有效利用計算機系統(tǒng)對工程檔案進行錄入、整理、存儲。總之，電力工程檔案管理要立足于長遠、立足于企業(yè)需求，立足于制度創(chuàng)新，立足于以人為本。
參考文獻
[1]陳春麗.做好電力建設項目檔案管理[J].華北電業(yè),2005,5
