時間：2023-06-12 16:10:51
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西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經濟活動中扮演著重要角色。大數據時代下的經濟活動具有種類繁多、數據量大等特點，這需要企業的管理者具備更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力，合同管理貫穿經濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優化能力的重要體現。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調研、談判、擬定文本、簽訂等環節；二是對經濟活動的監督與控制，是企業風險控制的重要環節，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環節的參與者的監督。利用標準化的管理方法進行企業合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業不利的合同、提高合同管理工作效率。
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
六、結束語
首先，公司合同管理工作由商務部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業務分工分別承擔，各個合同承辦部門的工作接口、職責分工不夠清晰，尚待進一步梳理及明確；其次，各個合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺賬，數據庫結構不統一，不利于公司決策層和管理層全面及時地了解公司合同簽訂及執行情況；此外，各個合同承辦部門對合同收入支出掌握的信息不對稱，例如資金支付到賬情況、項目業主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握，信息交互效率低下，有時為了對賬花費大量的時間和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，產生大量的紙質文件，費時費力，容易出錯，急需合同管理信息化手段，提供強大的標準化定制流程，并對合同執行狀態進行實時監控。
2研究內容
（1）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程
梳理公司商務合同相關程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關部門的職責和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業務職責，健全的管理程序是建立合同管理系統的基礎。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談，并組織相關部門召開專題研討會，從而明確相關部門的管理職責，細化實施細則，提高管理程序的可執行性。例如明確各個合同承辦部門的業務范圍；各合同審批部門的職責；細化合同類型分類標準，完善合同類型分類實施細則，確保合同分類準確等等。通過訪談和研討，同步完成相關管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內容及標準。例如將合同執行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內容納入合同制度，并優化合同簽約及審批授權制度等；統一合同管理業務表單格式，提高標準表單的使用率；統一合同評審會簽表、合同付款申請表等業務單據格式；建立標準合同模板庫，提高標準合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商務合同管理平臺
以信息化手段搭建商務合同管理平臺旨在根據合同管理流程和程序以及實際業務特點建立開發合同管理系統。在對業務需求進行詳盡調研，認真組織討論的基礎上提出平臺建設思路，配合技術人員完成需求分析、軟件選型、項目開發等工作，達到信息化管理目標：實現合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準備、合同訂立、合同執行及合同關閉各個環節工作；規范固化合同管理業務流程，加強合同執行監控防控風險；實現合同數據多維度快捷查詢、統計與分析，為領導決策提供有效支持；實現與公司相關信息系統如財務系統、采購系統、門戶系統、文控系統、各成員單位合同相關業務系統等的有效銜接，確保信息共享、數據同源；統一規范管理合同數據，一次管理重復使用。
（3）明確商務合同平臺的使用責任，加大培訓宣傳力度
培訓的成功與否是合同管理系統能否成功上線的關鍵因素。培訓工作首先將系統用戶進行細分，然后針對不同層級的用戶進行深度培訓，從而最大程度確保各層級的系統用戶都可以有針對性的了解系統設計理念并熟練操作系統。通過定期組織培訓，在公司及項目部營造了學習和使用商務合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。
3研究成果
（一）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程
（1）合同管理平臺信息化總體需求分析
從問卷調查反饋的統計結果來看，各個合同承辦部門普遍認為，盡早實現合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業務增值貢獻最大，也較容易實現，同時也是上線需求最迫切的兩項業務，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。
（2）明確合同承辦部門職責，完善合同管理程序體系
經程序文件查閱及與相關部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應的項目部部門也有合同承辦的職責。經與各個合同承辦部門溝通，系統性的將合同管理相關程序、制度，從合規性、適應性、有效性等方面進行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商務合同管理平臺
（1）成立合同管理系統實施工作團隊
穩定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統得以成功開發的保障。在集團合同管理系統開發項目實施工作組的領導下，公司組建了合同管理系統實施工作團隊，團隊成員由相關部門領導指定，彼此相互配合，在項目經理的領導下，按照各自職責分工有計劃地實施系統開發。
（2）合同管理系統目標需求及建設內容
通過調研和討論，課題組總結出合同管理系統如下目標需求，并由此分析得出合同管理系統建設內容。
①合同全過程管理
通過合同準備、合同訂立、合同執行、合同關閉四大環節，實現了合同的全過程閉環管理。合同準備階段，通過與相關系統進行接口集成，確保合同相關數據同源，避免重復錄入；合同訂立，系統提供范本的管理，使得標準合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規范的審批流程，進一步防控法律風險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執行情況，確保合同信息的完整性；合同關閉，是合同的終點，最終實現了合同的閉環管理。
②合同范本管理
通過系統，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統對合同范本、相關制度文件進行管理，實現了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準確性，為合同創建提供便捷，促進并提高合同標準文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風險。
③合同對方管理
建立合同管理系統的合同對方庫，并通過與采購系統對接，可接收供應商信息，合同管理系統可自行錄入供應商及客戶信息，實現完整的合同對方管理，對合同對方的相關資質等進行管理，有利于確保合同管理系統信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統一和規范。
④項目信息維護
對項目進行基本信息的維護管理，實現項目信息與合同的關聯，并作為查詢統計分析的支持，滿足通過項目進行合同數據的匯總與分析的需求。
⑤合同監督檢查
集團及公司合同管理部門、監察審計部及相關領導具備相應權限對管理范圍內的合同進行監督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態，也可以對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。
⑥合同監控追蹤
集團及公司合同管理部門及領導，可以實時查看與監控權限范圍內的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數、異常情況及重點關注的事項，實現合同運行信息的及時反饋、異常監控與全面管理。
4結語
目前醫院的合同管理仍采用傳統模式下的簡化管理程序。在這種模式下對合同實行分級授權和審批制度，對不同金額和種類的合同，領導授權級別不同。明確合同管理的職責分工。合同擬定與審核，審核與執行崗位分離，形成制約監督機制。各環節確認前一環節簽字即可使合同流程運轉下去。在合同量比較少的情況下這種模式雖然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式靈活，比較節約人力成本。但是當合同數量多，類型繁復的時候各環節之間脫節的現象就顯現出來。整個合同管理流程長，溝通不到位，影響合同履行質量。當相關崗位人員流動的時候，容易出現交接不清的現象。同時，這種程序最大的缺點是缺少考核，也就是合同管理只能讓業務運轉下去，對醫院經營的幫助不大，對今后訂立合同的借鑒意義不大，使合同管理流于形式，也是對各種有用信息的浪費。
二、如何完善合同管理內部控制制度
日常合同管理工作動態性非常強，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統方式對其進行管理已經非常吃力。因此需要完善合同管理內部控制制度，達到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學合理、同時做好對相關信息的評估和再利用。
1.要實現合同管理的標準化。
實現從申購到履行以及合同履行后的評估都確定負責人、環節固定、流程明確，使合同管理形成一個閉合的環。標準化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過程中經常發生倒簽現象，因事先履行合同，需要付款時才補簽合同使合同管理失去防范和監督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項目負責人也容易忽略。標準化的程序可以防止合同倒簽。通過標準化可以降低合同履行過程中發生的成本，保證所有環節上的人都能參與到合同中去。比起讓領導了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執行人對合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實際上每個環節的簽字人不一定完全理解所簽的內容。這就造成前期調研以及進行商務談判時，相關人員非常盡責，為了一個細節甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過程中，由于項目負責人沒有注意到合同文本，憑借提出申購時的需求描述以及主觀經驗，造成與合同真正標的的質量、數量、質保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質量。所以只有將合同管理標準化，項目負責人重視合同，對合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現象。通過標準化的程序使合同相關人可以在任何一個環節通過反饋的方式了解進度、細節等，有利于合同履行。
2.將前期論證與預算結合起來。
做預算只能是縱向的經濟或經營商的預期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場行情的比較才是核心。杜絕申購只是從部門需要出發，論證過于簡單，對行情不夠了解的情況。根據建立供應商庫以及主要設備信息庫，搜集同類地區同類設備等的招標結果信息，掌握市場行情，使預算更加科學。力求每一份合同不但滿足每一次業務需求，同時也能對今后醫院的經營有參考作用。
3.完善的信息系統是合同管理的必要條件。
本文主要通過合同管理實踐工作，結合廣東、福建地區X銷售企業在2000年至近期的經營管理情況闡述合同管理如何與企業發展相結合，最終達到適應市場變化的目的。總結經驗，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區迅速成長的銷售型企業的合同管理提供參考借鑒。
【關鍵詞】
銷售企業；合同管理；適應市場
廣東、福建等省經濟活躍、經濟形式復雜多變，做為設立在該地區的銷售企業，隨近十幾年來國家經濟發展，快速發展。為適應市場變化，企業需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業廣東區公司在華南地區的分支機構變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業在華南地區跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區公司為主，管理本地區（廣東、福建、海南）業務，人員合并辦公。2010年后華南區公司各項工作重新分立為各省區公司管理。組織機構先后經歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區也分別經歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經濟環境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區管理時期，最早結合總公司制度制定華南區合同管理制度，廣東區合同管理制度是結合本區當前的實際情況，在原華南區制度基礎上修訂制定。并同時制定《合同管理權限及合同審查審批程序》。現行制度建立統一授權、歸口把關、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作。
1.1建立統一管理、各負其責、相對集中的管理體制
改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關、相對集中的方式管理。原來的由各主要業務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變為相對集中統一管理后，成為現在的由公司所屬各地市公司、機關各處室應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監督、規范控制的合同管理體制。
制度明確規定訂立書面合同的標準要求。從基本環節控制風險。
1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度
按照“事前預防、統一授權、相對集中管理、分專業審查把關、各負其責、全過程監督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業務主管部門分別對合同項目的經濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規范性、立項依據、資金渠道、技術質量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統一管理和監督。
公司簽訂合同實行分專業歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業技術審查、經濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體
針對銷售公司最基層單位人員工作性質側重具體銷售業務，法律專業人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側重點。
1.4加強新業務、高風險項目的法律審查
對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行。”“對合同項目進行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件。”“對合同對方當事人的主體資格、資信情況進行審查。”“進行合同談判、組織招標、投標”。
1.5公司合同管理與招投標工作緊密結合
廣東區公司招投標管理制度規定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。
廣東區公司充分發揮合同管理信息系統的優勢，在合同管理信息系統設置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設置招投標審核。所有相關合同，必須首先在合同管理信息系統中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產生規避招標、虛假招標的情況發生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。
把合同管理進行網上審查審批等內容明確寫入現行制度中。三省合并管理時期，合同數量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業線分工的集中、統一特點，大力推動合同管理全面網絡化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統的終端用戶使用。加強與當時三省各專業線、各區域和各相關處室的溝通協調，各專業線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統有著無法比擬的時間、空間優勢，即節約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業之一，系統使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數量超過550個，合同系統運行合同管理范圍下至零售網點合同上至省級公司投資項目，合同運行數量達30057份。
3 合同管理細致與效率平衡
作為一個大型企業，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業對合同管理審批環節的流程優化常抓不懈。公司的流程優化是從“娃娃”抓起的，基礎好，也更易治理。從合同流程設置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業技術性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫頭，腳痛醫腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現在行制度的同時，也有明確的《合同審查權限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區分不同類別、不同性質、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調整。關聯交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業性、技術性重復審查。
使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關系簡單的合同，如：公司主要產品銷售、主要產品采購、零售網點銷售、零售網點維修、零售網點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質的審核節點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內完成所有審查審批環節并簽訂。對于其它法律關系簡單的買賣、租賃、技術服務等合同審查審批合同審核節點總數一般為5個，金額小的4個。只有投資建設類的合同，法律關系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。
日常控制流程延長，由于部分工作部門的內部工作分工需要，時常有相關部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發生。公司流程變化、調整實行審核制，流程調整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應急合同審核控制
銷售企業面向市場，工作難免需要應對“突發事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發生幾率。
5 合同管理薄弱環節強化
履行控制，尋找最薄弱環節，明確職責。
合同履行是一個時時變化、需要不斷更新的動態管理。合同的履行環節分散、不易集中；部分履行時間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關性和責任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點、難點和風險控制的關鍵點。廣東區現行合同管理制度，結合廣東區工作實際，明確“合同承辦單位全面負責合同履行”。做為銷售企業，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責任部門，責無旁貸。
〔關鍵詞〕醫療設備；互聯網+；合同管理；信息化
1現行醫療設備合同管理存在的問題
現行醫院醫療設備的合同管理大致可以分為科室申請階段、論證招標階段、合同訂立階段、合同履行階段[3]。在合同管理中的前兩個階段，醫院各部門投入了大量的人力、物力，為實現醫院利益的最大化付出了很多努力。但是，在確定設備供應商后的兩個階段，醫療設備合同管理出現了較多、較煩瑣的問題，而醫院管理層未給予足夠的重視，降低了醫院采購醫療設備的效率[4]。其存在的主要問題如下。
1.1合同管理不規范
醫院缺乏對合同管理的頂層設計，缺乏統一的合同管理條例，而且在很多采購環節，醫院并未嚴格執行合同要求內容，缺乏對合同履行狀態的有效跟蹤和反饋。
1.2審核流程冗長
醫院合同審核流程較長，且涉及臨床和多個行政部門，整個采購過程需要多個部門審核簽字，增加了合同的時間消耗。
1.3缺乏集中歸口管理
目前醫院的醫療設備合同管理涉及多個部門，多個部門之間缺乏有效的溝通，各部門間針對合同管理的義務和責任定義不明確，降低了合同管理工作的效率，而且難以追究合同管理中的責任。
1.4無格式化合同
醫院缺乏格式化合同作為參考，增加了締約成本，降低了交易活動的效益，浪費了交易時間，增加了醫院在采購過程中的交易風險，當出現合同糾紛時，醫院易處于被動位置。
1.5信息化程度不高
醫院現行合同管理的信息化程度較低，醫院仍沿用傳統的對上級報告、對下級檢查的做法，缺乏對合同的動態全過程監管，縱向的信息溝通渠道也比較少，管控的效率較低。
2醫院合同管理系統設計與應用
目前，我院雖然建立了基于辦公自動化（OA）系統的合同管理模塊，但是其存在功能單一，與醫院其他信息系統融合不夠，無法實現對醫療設備合同的統計分析，不能與互聯網進行信息交互等缺點。我院利用“互聯網+”技術進行醫院醫療設備合同管理信息系統的規劃與設計，在系統中提供范本管理、流程審批、移動化以及一站式審批等功能，幫助醫院提高合同管理各環節的效率，減少工作量，降低法律風險。
2.1信息維護模塊
2.1.1范本管理
醫院涉及的主要合同類型（如設備采購類、維修保養類、基建工程類等），應該逐步建立符合自身實際情況的合同范本庫，實現合同條款的標準化[5]。醫院針對不同合同類型，需要制定適用于本院不同類型設備采購的標準合同。不同類型合同范本中應包含標的、驗收、保修、違約及賠償、配置清單、高值備件、消耗品的報價等主要內容。
2.1.2用戶與角色管理
在web端系統中和移動端APP中設計用戶與角色管理模塊，確保醫療設備合同管理各環節的用戶與角色能夠根據提前設定的使用權限，調用相應的程序；針對醫療設備的供應商，需要記錄供應商服務態度和信用評價，并具有彈窗提醒與凸顯功能，方便為選擇供應商的綜合分析階段提供參考依據；組建具有相關資質的專家庫，通過隨機抽選專家，提高招投標工作中的公平性和公正性[6]。
2.1.3公共字典管理
通過互聯網平臺，搭建供應商登記系統，設置相應的字典信息（包含品牌、設備廠商、規格、型號、產地、市場參考價格等），供應商需要登入該系統，自主登記相關信息，獲得醫院相關管理人員審核通過后，才能參與采購項目招標和瀏覽醫院采購信息。
2.2招標管理模塊
醫院醫療設備的使用部門提出設備需求草案，經過醫院器材科匯總后，組織醫院評標委員會對申請草案進行評估，結合醫院實際和年度設備總預算編制采購計劃方案，提請醫院辦公會批準。批準后的購置計劃進入平臺采購流程，招標管理模塊可根據所需設備的參數、規格自動生成招標文書，醫療設備采購部門也可以根據需求完善招標文書內容。招標文書通過web端系統中的外網端口和移動端APP進行。廠商根據招標文書要求，通過系統上傳商務文件信息，系統自動審核廠商信息。web端系統和移動端APP同時記錄招標文件、技術咨詢等信息，方便后續操作和審批查詢。專家庫成員通過web端系統或移動端APP進行評標工作，系統自動記錄專家庫成員的評標分數，并統計投票結果，評標結果生效后，通過web端系統和移動端APP及時招標結果進行公示，實現招標全過程的信息公開透明[6]。
2.3審批管理模塊
醫療設備招標完成后進入合同審批階段，包含合同發起、會審、流轉、審批、修改報批、簽訂等環節，其中需要嚴格把控“合同審核”環節[7]。合同上傳前，系統自動分配合同編號。合同上傳過程中，設備需求科室通過合同范本庫，選擇相應的合同文本。合同范本庫以外其他類型合同，設備需求科室可上傳合同文本，系統通過文本抽取技術，自動提取合同名稱、合同標的、合同金額等合同內容。完整的合同審批流程則需要經過設備需求科室、器材科、國資辦、財務處、審計科等部門審核，最后經院領導簽字生效[8]。整個流程采用電子簽名形式進行確認，嚴格授權審批權限，保障信息安全。
2.4合同執行管理模塊
醫療設備合同管理的最終目的是促使合同雙方嚴格執行合同內容，在對紙版合同進行信息化管理后，如何有效執行合同，也是合同管理的重要環節[9]。通過移動端APP，識別合同編號，生成二維碼，使用標簽打印機打印并粘貼在設備銘牌處。在合同的每個執行環節，都必須掃描二維碼進行驗證，對設備信息進行識別、修改、完善、確認。針對設備入庫、返廠維修等情況都應設有提醒功能，每個環節的信息都會被記錄和上傳在系統平臺上，實施動態監督和管理，以確保嚴格執行合同條款[10]。
2.5存檔管理模塊
醫療設備合同的存檔是醫院合同管理的重要環節，方便今后合同的查找、賬目核對和審查審計等工作。通過web端系統，可以自動生成并導出PDF格式電子版本合同；紙制合同則在合同首頁根據合同編號，生成二維碼，便于識別查找。存檔則由參與醫療設備采購各環節的部門和院辦、檔案科，同時永久保存電子版本和紙質版本合同。
2.6應用效果
基于“互聯網+”技術設計的醫療設備合同管理平臺，醫院實現了醫療設備合同管理的信息化和流程化，使參與醫療設備合同的各職能部門告別了煩瑣的紙質合同的整理、歸納、交接，降低了時間和空間成本，提升了工作效率，有效避免了醫院醫療設備合同管理中出現的遺失、漏報、錯報等問題。
3小結
傳統的醫院醫療設備合同管理方式存在諸多問題，已經不能滿足醫院精細化管理的需求，基于“互聯網+”的醫療設備合同管理是傳統醫院醫療設備合同管理和現代化信息技術相結合的產物，其具有可多方監督、高效、便捷等優點。醫院構建基于“互聯網+”的醫療設備合同管理方案，能夠打通醫院和供應商、醫院各部門之間的交互環節。通過平臺，供應商信息由供應商上傳至系統，減少了醫院的人力和物力支出，提高了業務效率；電子化招標流程和審批流程，增加了公平性和透明度；設備二維碼管理，保證了設備入庫、維保的及時性；紙質版和電子版合同的同時存檔，方便了今后的查詢和核對工作。
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徐榮 李萬紅 王瑞華
（中國石油天然氣管道局第三工程分公司 河南 鄭州451450）
摘要：事后合同是一種特殊合同成立形式，法律稱之為“履行接受”，是權力義務雙方經過磋商，對合同要素達成共識，在履約行為開始或完畢后，針對先前權力義務的口頭承諾簽訂正式合同的行為。事后合同在建筑施工企業中屢見不鮮，并且給權利義務雙方造成了很大的法律風險。本文通過對建筑施工企業大量事后合同的成因進行剖析，并對施工企業如何進行事后合同的管控，進行了探討。
關鍵詞：事后合同 危害 成因 管控
一、事后合同的危害
合同是合同雙方權利義務的根本保障，可以避免不必要的糾紛，維護社會經濟秩序，推動社會經濟的健康發展。總是有些經營管理者在管理實踐中忽視遵循合同管理流程的重要性，不及時簽訂合同，導致合同履行的風險加大，企業利益受到危害。
1、事后合同容易發生合同糾紛。合同是約束權力義務雙方行為的標尺，規定著雙方的權利及責任。在履行合同前，應該就這些關鍵內容進行詳細規定，并訂立書面合同，從而保證在履約過程中雙方的行為有章可循。但在事后合同中，雙方按照事前的口頭約定履行權利義務，由于記憶存在偏差，雙方往往都按照對自己有利的理解或記憶內容去闡述原先口頭商定的內容，造成商量好的內容又發生分歧。由于無文字性條約的約束，履約過程中雙方又各自按照有利于自己的理解而行事，使對方的利益得不到保障，而受損一方又因為沒有書面的證據而使受損利益得不到保護。
2、事后合同影響企業經營和決策。在企業管理程序中，如果不簽訂合同，財務就不能入賬，因此在各類財務報表中就無法顯示這些信息，也就無法真實的反應企業經營狀況。在做企業經營決策時，如果管理信息不真實，就極易導致企業經營決策失誤。
3、事后合同威脅企業聲譽。如果在事后合同簽訂時，雙方對之前的非書面表述發生異議爭執，不僅因為缺乏書面確定的文字界定而難以明辨曲直，而且給事后合同的簽訂乃至合同糾紛的判斷帶來很大困難。如果糾紛解決不當，不僅危害企業的經濟利益，而且還會給企業的聲譽造成很大損害。
4、對合同相對人資質審查不嚴，容易上當受騙。在簽訂合同時，合同雙方一般會比較謹慎，對合同相對人做仔細調查，比如對方的資質、商業信譽、履約能力等。此外，對合同條款往往精雕細琢，反復斟酌，大大降低了履約風險。如果不簽訂合同，就可能會對合同相對人審查不嚴，或是口頭條款協商不嚴謹，導致合同風險加大。有些不法之徒會利用這樣的機會招搖撞騙，使另一方的合法權益得到侵害，甚至遭受經濟損失。
5、糾紛發生后，不易辨清是非，為正確解決糾紛帶來了困難。合同是辨別雙方權利義務的依據，沒有合同，及時存在合法權利受到侵害的事實，也會因為沒有有力證據證明自己的合法權利，從而遭受損失。同時，司法機關也可能因為證據不充分而為糾紛處理帶來諸多麻煩。
二、事后合同的成因
既然事后合同的存在對實際工作有那么多的危害，為什么還是屢見不鮮呢？究其原因，主要有一下幾點。
1、合同管理制度的缺陷：
施工企業在合同管理流程設計時，沒有采用科學有效的方法，使得流程設置不合理，不同類型的合同沒有分門別類設置流程。此外，流程設計中管理環節過多、管理鏈條過長，對每個環節運作時間考慮不夠以至于合同流程不適應企業運作的效率需求，或不能滿足成功處理業務的時限；對在合同評審中可能遇到的各種風險估計不足，缺乏應變預案，問題發生后，不能及時有效的處理，形成決策討論時間過長造成延誤業務，甚至合同評審流程停滯；企業自身沒有規范的合同標準文本，或有標準文本但標準文本適用性差，不能滿足實際應用需要。
2、合同業務人員的專業素養低：
業務人員對企業合同管理規章制度不夠熟悉、業務生疏，配合意識差，對于合同的審核流程有畏難情緒，采取拖延、逃避的做法；管理理念淡漠，責任心差，導致合同簽訂的相關資料提供滯后，為了不影響項目的整體運作節奏，項目管理決策者只能選擇事后合同的運作方式。
3、基層項目領導合同管理意識淡薄、管理粗放：
基層項目領導在思想意識上對企業合同管理制度缺乏理解，有意無意的抵觸。在施工項目管理方面，缺乏計劃性和預見性，過分強調項目突發事項的偶然性，掩蓋項目管理的粗放無序。
4、企業上層管理部門缺乏服務意識：
企業上層合同管理部門存在官僚思想，缺乏為項目一線服務意識，合同評審拖延時間長，對合同條款反復修改，不提出如何修改而能適合項目管理實際情況的建設性意見促進管理質量提升，而是在評審中往往提出脫離管理現實的問題，阻撓合同平生流程的順暢進行，以顯示自己的權威。
5、企業在合同管理考核制度上不嚴格：
企業對合同管理方面沒有建立切實可行的獎懲制度，或者有獎懲制度而沒有“嚴考核，硬兌現”。導致大量事后合同出現而沒有追究相關負責人的管理責任。
6、事件的不可預測性、緊急性、偶發性，導致實施前來不及簽合同：
有些項目由于發生突然，例如搶險、救急一類的工作，事情一發生就必須立刻采取措施。如果先履行合同手續再采取措施，勢必貽誤時機。因此，對于此類事件采取先施工后簽訂合同的方式，保證在事發第一時間就采取必要措施。
三、如何有效減少事后合同：
既然事后合同存在一定的法律、經濟風險，在實際業務操作中必須采取行之有效的措施避免事后合同的發生。
1、提高業務人員的合同管理意識以及業務水平。
提高合同管理業務人員的法律意識以及合同管理意識，通過培訓等手段提高業務人員的知識水平，樹立“業務未動、法律先行”的管理理念，明確合同管理人員必須了解、掌握法律事務。通常情況下，企業可以采取普法培訓或業務知識培訓的形式，使業務人員認識到簽訂書面合同的重要性和積極作用。提高業務人員能力，培養具有專業素養的合同管理業務人員，制作“業務辦理簡明指導”一類的手冊，為業務流程生疏的管理管理者提供幫助。手冊內容中應包括合同法、相關司法解釋及企業內部各項規章制度等，明確合同必須簽、何時簽、怎么簽，避免人為因素造成事后合同給公司經營帶來法律風險。
2、內控管理是經營活動中規范管理、防范風險的有效手段。
內控體系的建立可以使合同管理規范化、制度化、高效化、流程化。明確合同管理中各環節可能存在的主要風險，提出風險的控制措施。按照現有合同管理制度、內控制度、合同管理流程的具體規定做好日常合同管理工作。同時，企業應建立一套符合項目管理實際的合同評審流程，對不同內容、不同金額的合同采用不同的評審級別和流程，使合同評審流程簡約化、條理化。因時因地制宜，不斷完善合同管理相關制度建設，加強合同管理流程化建設，梳理不同業務類型涉及的合同流程，增強其可操作性，充分發揮內控管理的事前防范功能。
3、借助信息手段提升效率。
最大程度發揮現代化信息技術的優勢，借助現代化的經營管理手段，通過合同管理平臺，加快合同評審的效率，提高合同審核速度，減少合同審核人之間的流轉時間。簡化合同審批管理程序，減少重復、無效的管理環節，提高合同審批效率，盡快完成合同審批，保證合同的及時簽訂。
4、建立合同范本、靈活運用。
針對企業經常性的業務制定合同范本，逐步形成企業所獨有、適應本企業實際管理需要的“合同范本體系”，充分發揮合同范本的作用。日常性的業務盡量使用規范文本，減少合同審核的壓力，縮短審批時間。完善企業合同標準文本體系，能盡可能覆蓋企業的各方面業務，合同標準文本要根據項目實際情況預設靈活選項，便于在不同合同內容中使用。
5、建立健全責任追究制度。
明確合同管理者的責、權、利，通過制定有效的獎懲制度、考核制度，加強合同業務管理。定期組織考核，對合同管理工作中容易出現失誤的環節進行監督，對隨意簽訂事后合同的行為進行批評，并進行處罰。
6、加強企業文化建設，提高企業員工思想素質。
員工思想素質建設的重點應是企業高層管理人員素質建設，提高全員的責任心，樹立為一線服務意識，能切實提高合同評審效率。
無論是大型國有企業還是中小民營企業，都必須牢固的堅持“合同管理與信用建設并行”的方針，借此提振企業內部管理與控制的“士氣”，保障企業可持續發展的穩步推進。例如，企業在加強合同管理的過程中必須實施“全過程監控”，開展分權管理，著力提升合同的有效性，強化企業的信用和誠信。從資格審查到招投標任務的開展，到合同協議的擬定，再到合同的評審、簽字蓋章，最后到合同的生效……這整個的過程都是企業合同管理的內容，也是企業信用的直接體現。無疑，堅持合同管理，注重細節的監督與控制，一方面是企業內控的基本需要，另一方面也是企業信用體系建設的根本需求。在市場化融合程度越來越深的今天，企業的發展必須堅持“誠信與信用”并立的方針，而合同管理就是其中的重要手段。無論是健全合同管理機構，還是完善合同管理制度，其最終目的都是不斷強化企業的信用與品牌美譽度，最終提升企業的競爭力。
二、加強合同管理的組織機構與制度建設，豐富企業信用建設內涵
前面已經提到，企業的信用建設的重要路徑就是合同管理，二者都是企業內部管理與控制的重要組成部分。在實際的工作中，企業的信用建設與合同管理是密不可分的，后者為前者提供了強大的支撐。在合同管理方面，企業首先要堅持組織機構、相關部門的建設，構建完整、有效的組織體系，打造一支高素質的管理隊伍；其次，企業要建立健全合同管理規章制度，形成周密的制度化機制，為日常合同管理及應急工作提供基礎保證。在合同管理組織機構建設與制度建設的基礎上，企業的信用建設才能不斷取得進步。
例如，眾所周知，組織機構的建設是創建“重合同守信用”企業的組織保證。在此基礎上，企業必須進一步強化了對信用、合同工作的組織管理，要創建以企業領導為核心的多層次的合同管理組織體系，由企業核心領導負總責，分管領導分工負責，形成層次分明的組織管理體系。另外，要根據企業經營的實際情況，組建一支兼職合同管理員隊伍，并對其開展專業的培訓，形成企業合同管理由管理機構具體負責和管理人員經辦負責的有效運行機制。只有這樣，企業的合同信用管理機構才能不斷健全，合同管理人員才能逐步到位，企業的整個信用合同管理架構也可以基本確立，從而為企業信用建設提供強大的基礎保障。
三、堅持“流程化”與“標準化”合同管理，夯實企業信用基礎
企業經營、發展過程中的每一份合同，都是企業信用記錄的展示，都會成為企業參與市場競爭的規范與參照。也就是說，企業的合同管理其實就是企業信用建設的外延，合同管理的好壞直接影響信用體系建設的成敗。首先，企業要開展“流程化”合同管理，即將合同的執行、落實作為一個系統工程，切實提升合同管理的效能與效率，彰顯企業的執行能力，為信用積累提供依據；其次，合同管理要堅持“標準化”原則，即合同的管理、操作應該嚴格依照標準化規章完成，這樣才能體現合同管理的科學化水平。
例如，企業要在嚴格執行合同管理制度的基礎上，堅持信用建設，將合同的執行與財務部門的工作對接起來，形成上下聯動的管理機制，切實保障合同管理的有效、有序。此外，要努力做好合同監管工作，要突出重點，加強監管，摒棄過去那種對合同的訂立、履行和糾紛處理的全面監管模式。企業要把有限的監管力量集中到對合同的重點監管和查處上來，形成以合同監管、管理帶動企業信用建設的有效機制，不斷改善企業的信用狀況。總之，企業將“流程化”、“標準化”的合同管理納入到信用體系建設的進程中，既是企業內部控制的需要，也是企業培育核心競爭力的需要。
四、總結
關鍵詞：合同 管理流程 風險 控制
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）12（b）-0214-02
關于企業經營活動、運營管理工作，其合同管理屬于系統，結合有效地管理流程與方法，對企業合同管理風險問題進行合理防控。從本質上講，合同管理屬于企業日常經營管理的范疇，而企業運營期間所存在的風險、制因因素均會對合同管理工作產生制約，使企業內部控制工作呈現作用下降的趨勢，同時更會使企業的發展受到嚴重阻礙。基于此，該文對建筑企業合同管理流程進行分析，結合其存在的潛在風險提出控制對策。
1 企業合同管理流程
在企業建筑項目運行期間，可通過對合同管理的方式，對其施工質量進行嚴格控制。具體的合同管理流程為：起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發、交底以及工作履行，下文對合同管理各個流程進行重點闡述。
1.1 起草和審批
合同起草一般由企業運營管理部門負責，根據建筑雙方對合約的建議，編制與之相對應的合同模板；經過供應部門、人力資源部門以及財務部門對合同條款的全面審核，移交至上級管理部門，完成合同審批工作，并經過企業管理者簽字、蓋章后，合同各項內容方可執行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點進行分析：首先，合同起草人員需對建筑項目中標情況、企業雙方判斷結果進行充分分析，并以此為依據，對合同內容進行編寫。其次，在合同中所涉及的各類資料數據，均應由企業供應部門和財務部門、工程部門、人力資源部門與監督部門開展系統化審批與簽字工作，同時在合同審批期間，還應按照規定的審批流程，切忌不可出現越級審批行為。
1.2 洽談、簽訂
合同管理中，洽談工作屬于重要流程環節，其應在建筑雙方洽談前，對洽談目標進行確定，通過對自身與對方底線的判斷，在必要的情況，做出相應的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據主導性地位。同時合同條款應具備明確和完整、用詞準確以及責任細化的特點。在洽談工作結束后，依據企業雙方的洽談結果，由運營部門對合同條款進行適當調整，最終將合同矯治部門經理審核，再移交董事長對合同進行審批和簽字，致使該項合同具有法律效益。另外在合同審批后，由企業雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時完成合同簽訂工作，應避免一方先行簽字蓋章行為的出現。
1.3 存檔與分發、交底以及工作履行
存檔：對建筑合同實施存檔備案工作，其主要依建筑類型、功能以及簽訂時間的差異，對其進行分類存檔，以便于后期查閱。分發：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關資料信息，應分發至企業各個部門中，在此過程中，還應關注資料清單的執行情況。交底：通過對合同條款細節化的闡述，使相關設計人員、施工人員以及項目負責人能夠準確地對合同內容進行判斷，并認識到自身職責的重要性，做好建筑工程施工質量、施工安全的強制化管理，其中，所涉及的部門由項目部門和工程部門、財務部門以及供應部門等。工作履行：工作履行情況，對合同管理質量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應通過對合同注意事項明確的方式，針對合同履行中存在的矛盾糾紛問題，進行全方位控制，確保建筑工程整體施工質量。
2 合同管理風險
在企業建筑合同管理工作中，常見風險問題，主要由外部因素、對方因素以及自身因素所導致，其中外部因素是指：國家關于建筑行業建設方針、市場經濟宏觀調控政策、法律法規等外界制因；對方因素是指：對方蓄意違約、對方技術水平與生產能力較差、財務資金周轉失衡等；自身因素是指：合同管理人員素質水平、管理能力與企業負責人經濟決策能力、設計水平等。上述風險制因因素的存在，促使企業在進行建筑合同管理工作中，存在準備風險、簽署風險、履行風險與管理風險4種。
2.1 準備風險
合同準備階段，存在管理風險為策劃風險、調查風險和合同對象風險、談判風險、文本風險與審核風險六種。策劃風險為：合同內容設定不符合企業發展目標、合同內容與實際建筑項目之間出現嚴重偏差、對合同內容法律問題出現有意規避行為；調查風險：未按照客觀公正原則、對調查對的信譽度與合同履行情況過于高估；合同對象風險：合同對象自身素質水平不足、將合同履行能力較強的合同對象排除；談判風險：對施工材料、施工工藝以及機械設備等產品規格與性能考慮不周，使自身利益受損；文本風險：合同條款缺少完整性、精準性以及文字明晰性的特點，促使合同對象在合同履行期間出現誤解的狀況；審核風險：審核人員專業技能缺失、工作責任認識不足，使其無法發現合同內容與條款中存在的風險。
2.2 簽署風險
對于企業而言，在建筑合同簽署期間，也易發生相應的風險，需引起企業管理者的高度重視，如超出規定簽署時間、印章措施、未按規定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對此，可采用企業部門職責細化、印章嚴格管理、程序化與專業化合同簽署的方式，對合同簽署風險進行有效控制，確保企業自身的經濟利益。
2.3 履行風險
合同違約風險、變更風險、轉讓風險與終止風險，是當前企業合同履行階段中較為常見的管理風險類型。針對此，應事先做好合同對象的調查工作，結合準對象的歷史合同履行狀態，判斷其是否會在項目建設期間，出現合同違約與轉讓的問題，若準合同對象不符合企業經營管理的需求，需在未開展項目建設前期，對其進行更換。同時針對合同變更與終止問題，可選用施工項目實際完成情況，實時報道原則，對項目合同進行標準化控制。
2.4 管理風險
合同管理環節，存在的管理風險為：歸檔風險與執行效果評價風險，如合同所涉及的機密泄露、合同盜用或濫用狀況頻繁出現、執行評價管理體制不健全等。對此，應采用合同不定期檢查或查閱的方式，加之對準合同對象調查和結果反饋，構建健全且完善地評價體制，針對準合同對象出現的風險遺失問題進行嚴格控制。
3 有效地合同管理風險解決對策
3.1 風險規避
風險規避是當前企業解決合同管理風險行之有效地手段，一般適用于風險承受能力相對較差的企業中。風險規避屬于事前風險控制的方式，其主要分為試探風險承擔和拒絕風險承擔兩種形式。首先，試探風險承擔：在針對建筑工程項目合同風險防控工作中即為常見，其主要依據風險評估標準，對企業可能存在的風險進行判斷，結合合同條款的設定，判斷企業能夠承擔合同管理風險的范圍。其次，拒絕風險承擔：在針對合同管理風險評估工作中，若企業缺少風險降低的手段與能力，為了維持自身的穩定發展，可采用拒絕簽訂合同的方式，規避合同管理風險。
3.2 風險承擔
企業風險承擔手段，主要依據外界的作用，將合同管理風險控制在標準的范圍內，在此期間，風險承擔的方式分為兩種：一種是公司擔保；另一種是風險分散。其中公司擔保為：企業在已知的情況下，無法對預期合同管理風險進行控制，而采取的風險防控手段；風險分散：企業選用合同拆分的方式，對當前企業合同管理風險進行合理分配，畝實現管理風險降低的目的。在企業運營活動期間，公司擔保、風險分散屬于企業常見風險防控手段，不僅可降低合同管理風險，還能促進企業經濟利益的提升。
4 結語
綜上所述，通過對企業合同管理工作的分析，可知在企業經濟活動運營期間，合同管理屬于日常工作管理的核心內容，同時也是企業實現各項工程建設的基礎。結合合同管理風險，采取有效地風險防控措施，可有效地降低企業經營管理風險，實現企業經濟效益的提升，同時還可強化企業合同管理工作的重要性，促進企業整體競爭力的提高。
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一 、引言
隨著我國信息化飛速發展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發電企業）企業均已開始重視信息化管理代替傳統人工管理的必要性，開始進行信息化系統建設的統籌目標。國華公司于2003年開始統籌建設信息化系統平臺，經過10余年的信息化建設發展，已成功建設了多個信息化系統，并在不同的業務范圍中起到至關重要的作用，如財務管理系統、人力資源管理系統、供應鏈管理系統、供應商管理系統、BFS++管理系統和基建管理系統等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統籌目標，以公司業務需求內容為導向，全面建設合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯信息化系統，實現公司從業務到賬務的信息化管理目標，達到業務標準化、流程規范化、信息自動化的管理水平。
二、系統概況
財務信息系統（合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心）介紹
如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統、銀企互聯是四個獨立建設的信息系統平臺，都用于不同的業務模型。與國華公司現有的信息系統進行數據無縫集成，使國華公司信息化系統形成數據鏈，將信息數據不斷的流轉直到業務生命周期完結。在整個流轉過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數據進行查詢和分析。使日常業務發生的盲區逐漸縮小，直至消失。
1.合同管理
（1）合同管理需求
合同管理信息系統主要為改變企業合同紙質管理凌亂的現狀和打破部門間信息數據的壁壘，將合同整體進行信息化，數字化和統一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執行完成，每一個環?中的信息緊密聯系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關環節的等待。完成業務自動生成賬務的管理思路，并自動根據業務信息化數據完成決策分析報表。整體加強了合同管理業務流程的規范、分析決策的支持、企業核心的競爭力、合同流程的監控力度和數據的準確性。
（2）合同管理詳細功能介紹
合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關聯，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現合同費用預算控制。
合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權限設計，實現流程可定制化。項目計劃由兩部分構成，一部分根據（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。
合同臺賬審批管理。審批流依據合同費用類型及金額大小而制定，審批流設置結合各電廠授權手冊靈活定制。不同階段審批依據崗位、職責、人員相關聯，分配不同的權限進行管理設計。合同管理系統中實時顯示最新的審批流轉狀態，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。
合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結算款、質保金等，合同結算由合同的經辦人帶合同、發票及驗收單到財務進行結算。基建工程一般分多次結算，人工、委外一般在驗收后一次性結算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據發票上已關聯的供應商、金額及發票時間進行付款，并在財務系統中創建分錄、打印憑證。
2.費用中心
（1）費用中心需求
費用中心信息系統可以幫助企業對員工費用報銷體系的數字化、信息化和統一化的管理，實現了員工單據填寫的合理性、高效性和規范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結合完成企業經營事項業務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據的等待。費用中心信息系統整體加強了企業業務流程的規范、預算費用的監控力度和數據的準確性。
（2）費用中心詳細功能介紹
個人業務處理。提供在線填單功能，即個人根據業務需要選擇相應的業務單據類型進行填寫；業務單據包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據未經審批之前，個人可以撤消；提交單據后，系統自動生成唯一的單據號碼。
提供個人業務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據，支持組合查詢；查詢個人單據的審批狀態；單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況。
領導審批處理。提供領導審批功能，即領導登錄系統默認界面為待審批業務清單界面，可點擊查詢每條單據具體情況；領導可根據情況審批是否同意單據；如同意，根據流程設定，單據將轉至上一級領導或轉至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據將返回提交人；領導可以對多條單據進行批處理審批。
財務業務處理。提供生成記賬憑證功能。單據審批通過后，財務人員定期可以通過本系統直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統的要求；本系統處理的常規單據能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。
3.銀企互聯
（1）銀企互聯需求
銀企互聯系統實現了企業財務系統與國內商業網上銀行系統的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現了業務各個環節的狀態信息共享和閉環操作，將財務人員從繁雜的數據統計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。
（2）銀企互聯詳細功能介紹
銀行支付管理。銀企直聯系統直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統與銀行系統的重要接口，把安全性放在系統建設的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術，結合公司自身的內部控制體系與相關管理制度的建設，充分保證設備、網絡、系統、應用和數據的安全，同時控制內外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現和主要銀行的直連，建立與銀行業務系統的實時連接通道，利用該通道向銀行發送交易指令和接收數據信息，實現集中高效的資金支付和調撥。
資金數據實時查詢和對賬管理。基于銀企直聯系統，實時獲取資金賬戶數據，實現及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監控，并實現銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯有機連接了企業財務系統和銀行業務處理系統，整合了雙方的系統資源，解決了長期困擾企業的銀企賬務信息不一致問題。
建立與企業內部系統間的信息接口。建立與費用報銷系統、基礎核算系統對接，實現信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率。可對銀行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。
4.影像中心
（1）影像中心系統需求
影像中心系統是企業信息化標準化的一部分，主要是將業務流程中附件進行統一管理。加強企業各部門原始憑證的上傳效率，為業務全流程提供支持和依據，財務可以根據條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統業務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質憑證和信息化系統的相互追溯功能。
（2）影像中心系統詳細功能介紹
原始單據掃描管理。將原始發票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統，并掛入合同結算單中，隨后打印出系統自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質票據通過高拍儀轉換為電子圖像數據，將電子圖像數據與財務數據進行同步傳遞。同時根據相關數據建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。
條形碼管理。系統依照高拍儀設備編號規則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統單據號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據上的條形碼進行掃描，此時系統將自動找到對應的合同結算單或付款單，進行自動生成憑證操作。
憑證查詢管理。將合同、對賬單、發票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業務鏈產生的所有檔案全部進行顯示調閱，極大地改善了審計查檔和調檔的問題。
三、系統實現的意義和成果
國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心信息系統的實施，實現了企業經營事項從手工管理轉到信息化管理的過程，將各階段的業務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業務事項緊密關聯，形成了一條標準的業務鏈，使業務信息數據更加準確、規范。
合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心與國華公司現有的ERP管理系統進行了無縫結合，將信息數據共享使用，加強了信息數據的相互流轉和業務規范，減少了人為的基礎信息維護，加強我公司的各部門之間的聯動性。
合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心信息系統在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規范化和數據的標準化等。
1.合同管理
（1）實現了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結，在合同管理信息系統中每個環節都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業務更加標準、流程更加規范和信息更加準確。
（3）實現了網上審批管理，在合同管理信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。
（5）實現了合同管理各環節的追溯功能，在合同管理中可以根據某一環節的業務事項進行前后流程的追溯，使相關人員能夠實時地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發生的人員流動、崗位交接等人動起到了關鍵作用。
（6）實現了合同管理報表查詢，根據合同管理信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常信息的統計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。
2.費用中心
（1）實現了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現了員工自助報銷管理，員工可以根據日常事項，進行自助式的業務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據自身的實際情況發起業務流程直到業務辦理完成。
（3）實現了網上審批管理，在費用中心信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。
（5）實現了員工自助查詢功能，員工可以根據費用中心信息系統查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現單據狀態。直至財務生成憑證為止。
（6）實現了費用中心管理報表查詢，根據費用中心信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常報銷信息的統計查詢和明細查詢。為公司統計費用發生情況帶來了方便。
3.銀企互聯
（1）銀企互聯系統的實施，實現了 ERP系統付款數據與銀行網銀系統的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統的出納相比，提高了工作效率。
（2）實現了從憑證創建（總賬+應付）到付款信息電子數據的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環在系統中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。
（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權限劃分，實現了付款管理從憑證制證、發起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。
（4）實現安全性訪問支付功能，在保證付款數據安全的情況下，實現了付款業務各個環節的狀態信息共享。
（5）在銀企互聯模塊中設置了付款相關數據信息的狀態監控與查詢功能，實現企業預算管理、現金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。
（6）在銀企互聯模塊中根據上級單位及公司領導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。
4.影像中心
